OpenOffice.org 2.0のCalcでExcelの一般的なタスクを実行する - TechRepublic

DataPilotは、スプレッドシートに隠された情報を簡単に見つけ出す方法を提供します。

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Microsoft OfficeからOpenOffice.orgへの移行について、学習曲線の難しさから少し不安を感じる方も多いかもしれません。確かに、数百ドルと無料という価格差は非常に魅力的です。しかし、その節約分がトレーニング費用や生産性の低下で消えてしまうのでしょうか？幸いなことに、答えは「いいえ」です！OpenOffice.org 2.0のオープンソース開発者チームは、機能セットだけでなく、さらに重要なユーザーインターフェースにおいても、両オフィススイートを可能な限り同等にするために、多大な時間を費やしてきました。そして、概ね成功を収めています！

現実的に言えば、多くの機能や設定の名称や場所が異なるため、移行にはある程度の時間がかかりますが、名称や場所は想像を絶するものではなく、関連付けも容易です。そのため、Microsoft OfficeのベテランユーザーがOpenOffice.org 2.0の使い方を習得するのに、想像するほど時間はかかりません。

もちろん、あらゆるビジネスは何らかのデータを生成します。Lotus 1-2-3の黎明期から、ビジネスマンは電子スプレッドシートにデータを入力し、操作してきました。このアプリケーションに関しては、OpenOffice.org 2.0のCalcが必要なものすべてを提供し、さらにそれ以上の機能を備えています。これを念頭に、OpenOffice.org 2.0のCalcで一般的なExcelタスクをいくつか実行してみましょう。

DataPilotで数字を操作する

スプレッドシートに数値を入力する目的は、データ分析を容易にすることですが、多くの場合、重要な傾向や問題が、膨大なスプレッドシートの膨大な行や列の中に埋もれてしまうことがあります。こうした隠れた情報を見つけ出し、フィルタリングし、様々な角度から分析するために、Calcにはデータパイロットと呼ばれる機能が搭載されています。これはもちろん、Excelのピボットテーブル機能を模倣するように設計されています。

DataPilot の仕組みを理解するために、カタログに掲載されている26製品の売上データを含むスプレッドシートがあると仮定しましょう。スプレッドシートの各行には、製品名、製品カテゴリ、製品価格、販売数量、営業担当者名、そしてその製品の合計売上高が含まれています。このスプレッドシートは非常に多くの情報を提供するように設計されていますが、各営業担当者の合計売上高を計算したい場合はどうすればよいでしょうか？

DataPilotを使えば、この情報を簡単に抽出できます。まず、列タイトルを含むすべてのデータを選択します。次に、「データ」メニューをプルダウンし、「DataPilot | 開始」コマンドを選択します。「ソースの選択」ダイアログボックスが表示されたら、「OK」をクリックします。すると、レイアウトテンプレートと、スプレッドシートの列タイトルと同じラベルのボタンを含むDataPilotダイアログボックスが表示されます（上図参照）。「Sales Rep」ボタンをテンプレートの「Row Files」セクションにドラッグ＆ドロップし、「Total Sales」ボタンを「Data Fields」セクションにドラッグします。

「OK」をクリックすると、Calcはレイアウト設定に基づいて、上図のように各営業担当者とそれぞれの売上合計のリストを含む新しい表を生成します。この情報は大きなスプレッドシートに含まれていますが、簡単には判別できません。

フィルターダイアログボックスを使用すると、大きなスプレッドシートから抽出したデータをさらに詳しく調べることができます。

この新しい表で他の傾向を確認したい場合は、表のすぐ上にある「フィルター」ボタンをクリックし、「フィルター」ダイアログボックスの設定を使用して他の情報を抽出できます。例えば、上記のように、25ドルの売上が最も多かった顧客を調べたい場合などです。

オートフォーマットグラフウィザードを使用すると、Calcでグラフを簡単に作成できます。

チャートの作成

スプレッドシートの達人なら誰でも言うように、データを視覚的に表現できれば、分析結果を同僚にプレゼンテーションする際に瞬時にインパクトを与えることができます。グラフから始めることで、実際の数値がより魅力的に見え、Calcでグラフを作成するのは簡単です。残念ながら、CalcのグラフィックレンダリングエンジンはExcelと比べると少し物足りないですが、それでも十分に機能します。

まず、列タイトルと行タイトルを含むすべてのデータを選択します。次に、「挿入」メニューをプルダウンし、「グラフ」コマンドを選択して、上図のようなグラフのオートフォーマットウィザードを表示します。Calcで最初の行と列の値をグラフのX軸とY軸のラベルとして使用する場合は、「最初の行をラベルとして使用」と「最初の列をラベルとして使用」のチェックボックスをオンにします。グラフの表示領域を最大限確保するため、「グラフの結果をワークシートに表示」ドロップダウンから使用可能なシートを選択します。

グラフのオートフォーマットウィザードにはプレビューパネルが用意されており、グラフの状態を常に把握できます。

オートフォーマットグラフウィザードを進めていくと、様々な標準グラフの種類から選択し、そのグラフの種類のバリエーションを選び、タイトルを追加することができます。この初期デザインフェーズでは、上図のようにオートフォーマットグラフウィザードにグラフのプレビューが表示されるので、オプションを選択しながら最終結果のイメージを掴むことができます。ウィザードが完了すると、比較的小さく基本的なグラフが完成し、そこからさらに工夫を加えることができます。まずは、ハンドルを使ってグラフを縦横に伸縮させ、サイズを大きくしてみましょう。

3D効果ダイアログボックスのオプションを使用すると、データを表示するための非常に見栄えの良いグラフを作成できます。

グラフを選択した状態で「書式」メニューをプルダウンすると、軸、グリッド線、壁、床、背景など、豊富なオプションを自由にカスタマイズできます。3Dグラフを選択した場合は、「3D効果」コマンドを選択し、「3D効果」ダイアログボックスのすべてのオプションを確認してください。ここでは、幾何学的効果、陰影、照明などを調整できます。

これらすべての設定を微調整するにはしばらく時間がかかりますが、最終結果は上記のように非常に良いものになる可能性があることに留意してください。

グリッド線を使用すると、印刷されたコピー上のデータを追跡しやすくなります。

スプレッドシートの印刷

Calcでスプレッドシートを作成したら、紙のレポートに添付するために印刷する必要がある可能性が高くなります。その際には、グリッド線を追加したり、フッターをカスタマイズしたり、各ページに列タイトルを印刷したりする必要があるでしょう。

グリッド線を表示するには、「書式」メニューをプルダウンし、「ページ」コマンドを選択し、「ページスタイル」ダイアログボックスが表示されたら「シート」タブを選択します。次に、「印刷」セクションで、上図のように「グリッド」チェックボックスをオンにします。

カスタムフッターボタンを使用して、ドキュメントのタイトルやページ番号などをフッターに追加します。

スプレッドシートの幅が 1 枚の紙よりも広い場合は、[ページ順序] セクションの [左から右、次に下] 設定を使用して、最初の列セクションをすべての行にわたって印刷してから、次の列セクションを印刷することができます。

フッターをカスタマイズするには、「フッター」タブを選択し、「編集」ボタンをクリックします。その後、「カスタムフッター」ボタンを使用して、上図のように3つのエリアパネルにアイテムを配置できます。

縮小ボタンをクリックすると、スプレッドシートに簡単にアクセスして列タイトルを選択できます。

列タイトルを各ページの上部に印刷するように指定するには、「書式」メニューをプルダウンし、「印刷範囲」コマンドを選択します。「印刷範囲の編集」ダイアログボックスが表示されたら、「繰り返す行」セクションの「縮小」ボタンをクリックします（上図参照）。「印刷範囲の編集」ダイアログボックスが縮小されたら、列タイトルを含むセルまたは行を選択します。そして、もう一度「縮小」ボタンをクリックします。

印刷されたページをプレビューするときに、ページボタンをクリックするとページスタイルダイアログボックスにアクセスできます。

実際に印刷する前にスプレッドシートの見栄えを確認するには、ツールバーの「ページプレビュー」ボタンをクリックします。上の画像のようにモックアップを確認しながら、他のオプションを設定したい場合は、「ページ」ボタンをクリックするだけで、プレビューウィンドウのすぐ上に「ページスタイル」ダイアログボックスが表示されます。このダイアログボックスは、スプレッドシートの印刷版をカスタマイズする際に簡単に切り替えることができます。

Calcを使用すると、スプレッドシートをPDFファイルとしてエクスポートし、電子メールメッセージに添付することがワンステップで簡単にできます。

PDF形式へのエクスポート

Calcで作成したスプレッドシートを同僚と電子的に共有し、誰にもデータを変更させたくない場合は、CalcにはExcelにはない機能があります。それは、スプレッドシートを標準のPortable Document Format（PDF）ファイルとして保存する機能です。標準ツールバーの「PDFとして直接エクスポート」ボタンをクリックし、「エクスポート」ダイアログボックスにファイル名を入力して「保存」ボタンをクリックするだけです。その後、PDFファイルを任意の場所にコピーできます。

PDFファイルをメールで送信する場合は、手間を省くために、「ファイル」メニューから「送信」→「ドキュメントをPDFとして」を選択してください。すると、上図のような「PDFオプション」ダイアログボックスが表示され、PDFファイルをメール送信用に最適化できます。Calcはメールアプリケーションを起動し、空の新規メッセージを作成してPDFファイルを添付します。