会議を減らし、より効率的に、より協調的に仕事をする必要がある - TechRepublic

会議を減らし、より効率的に、より協調的に仕事をする必要がある - TechRepublic
sandra-nuwayhidtechnologyadvice-com の画像

による

の上

仕事はこれまで以上に協力的になっています。会議は、その協力を促進するための取り組みです。

Zohoヒーローイメージ

働き方を変えることで生産性が向上する可能性があることは疑いようがありません。COVID-19の影響で始まったリモートワークは、今では当たり前の働き方となっています。このアプローチは、適切に管理されていれば従業員と組織の双方にメリットをもたらします。しかし、適切に管理されなければ、逆効果になることもあります。

会議を例に挙げてみましょう。現在、会議は生産性に悪影響を及ぼしており、従業員の会議回数は13.5%増加しています。そして、その70%は従業員の業務遂行やタスク完了を妨げています。さらに、この会議過多は、経験不足に起因する場合が多いようです。調査によると、昇進したばかりの管理職は経験豊富な管理職に比べて、会議の回数が多く、その割合は29%と、ほぼ3分の1にも上ります。

こうした会議の理由は明白です。仕事はこれまで以上にコラボレーションが求められています。会議は、そのコラボレーションを促進するための取り組みです。課題は、過剰な会議に頼るのではなく、コラボレーションを促進する代替手段を見つけるか、少なくとも会議が従業員の業務能力を阻害しないようにすることです。

リモートワーク時代のコラボレーションを促進

この課題を解決する鍵は、堅牢なワークフロー管理ツールを導入することです。単にドキュメントやその他のファイルを保存するための共有フォルダを用意するだけでは不十分です。チームメンバーはクラウドに保存されたドキュメント内で作業できる必要があります。

さらに、プロジェクトの複雑さが増すにつれて、チームはバージョン管理を確実に実行し、会議や編集セッションへの関与度に関係なく、すべてのチーム メンバーがプロジェクトに同調できるようにする必要があります。

コラボレーションにおいて、チームメンバーが置き去りにされないことが重要です。現在、一部のメンバーがオフィスで働き、一部のメンバーがオフィス外で働くハイブリッドな働き方が一般的であるため、チームの管理者は、オフィス内のチーム間での突発的な会議やコラボレーションの機会が、リモートで働くメンバーを置き去りにしてしまうような事態を避ける必要があります。

Zoho WorkDriveはこれらの問題の解決を目指しています。WorkDriveは、チームのコラボレーションを強化するために設計されたオンラインファイル管理システムです。

Zoho チームフォルダー

簡単でアクセスしやすいフォルダー システムに加えて、ドキュメント、スプレッドシート、プレゼンテーション用のネイティブ ファイル エディターが組み込まれているほか、作業単位に基づいてチームを編成できるようにする詳細なモデレーション ツールもあります。

Zohoエディター

完全な管理・監視ツールも組み込まれており、カスタマイズ可能なレポート機能により、ファイルアクセス統計や監査証跡を一目で確認できます。これにより、プロジェクト全体の説明責任が強化され、レビュープロセスが簡素化されるため、会議の必要性がさらに軽減されます。

Zohoアクティビティ

これらはすべて、1 ユーザーあたり月額わずか 2.50 ドル (共有ストレージ 1 TB) でチームに提供され、小規模企業でもクラウド コラボレーションのメリットを最大限に活用できます。

機密データを扱うチームは、Zoho WorkDriveがSOC 2 Type IIやISO 27001など、セキュリティに関する主要な業界標準をすべて満たしていることを確信できます。そのため、WorkDriveはGDPRとHIPAAに完全に準拠しています。Zohoのデータセンターは高度に安全な場所に設置されており、RSAベースの2048ビット暗号化によって保管中のデータが保護されます。

より良い働き方を見つける

Zoho WorkDriveソリューションは、他のクラウドコラボレーションツールと併用することで最も効果的です。例えば、チームメンバーが互いにメッセージを素早く送信できるプロジェクト管理アプリケーションを使えば、わざわざ会議を開催する必要がなくなります。

これは現代の働き方をサポートするツールでもあります。仕事における物理的な制約がなくなり、従業員がオフィスで時間を過ごす必要がなくなったのと同様に、私たちの仕事の境界も変化しました。

例えば、現在のベストプラクティスは、従業員が自分の勤務時間を設定できるようにし、時間やプレゼンティーイズムに気を取られるのではなく、KPIと成果に基づいて業務を進めることです。共有ドライブとファイル内での共同作業機能により、チームメイトがファイルを確認する準備ができたときに対応できるよう、メモを残すことができます。

2023年に効果的で協調的な職場環境を実現するには、信頼性、セキュリティ、柔軟性に優れたクラウドベースの生産性向上ツールセットを導入し、チームメンバー全員がワークフローを容易に理解できるプラットフォームを構築することが重要です。適切なツールセットを導入することで、組織は業務の中断を招く会議への依存を軽減し、生産性とチームの成果物の質の両方を向上させることができます。

Tagged: