Gmailからメールを一括削除したい理由は様々でしょう。仕事に関係のないメッセージをアカウントから削除するため、個人の生産性向上の一環として「受信トレイゼロ」を実現するため、あるいはもっと日常的な理由としては、添付ファイルのストレージ容量を削減するためなどです。中には#NoEmailを掲げ、メールを永久的なアーカイブではなく、一時的なコミュニケーション手段として扱うようになる人もいます。
Gmailからアイテムを一括削除する前に、現在のメールデータをエクスポートすることをお勧めします。エクスポートするには、https://takeout.google.comにあるGoogle Takeoutをご利用ください。「すべて選択」ボタンを選択し、ページを下にスクロールして「メール」まで移動します。「メール」の右側にあるスライダーを「オン」にしてください。（メールの一部だけをエクスポートすることもできます。スライダーの左側にある下矢印を選択し、Gmailのラベルを1つ（または複数）選択して、そのラベルが付けられたアイテムだけをエクスポートします。）
ページ下部の「次へ」を選択し、エクスポートの形式、ファイルサイズ、保存方法を選択してください。エクスポートしたメールをダウンロードするか、保存されたことを確認するまで、削除処理を開始しないでください。（注: G Suite をご利用の場合、管理者は Takeout へのアクセスを無効にすることができます。その場合は、開始する前に管理者にバックアップについてご相談ください。）
バックアップ後、次の 4 つの手順を実行して、メール セットを Gmail のゴミ箱に移動します。
1. 検索
デスクトップ版ChromeブラウザのGmail検索ボックスに検索語を入力するのが、メールを検索して選択する最も効率的な方法だと分かりました。Googleは検索演算子を豊富に提供していますが、まずは以下のものから始めることをお勧めします。
- 電子メール アドレス。 to: または from: に続けて電子メール アドレスを入力すると、そのアドレスに送信されたメールやそのアドレスから受信したメールがすべて検索されます。
- 件名: subject: に続けて単語 (または引用符で囲んだフレーズ) を入力すると、指定した単語またはフレーズを含むすべてのメールが検索されます。
- 日付。時間検索オプションはいくつかありますが、まずは before: または older_than: をお試しください。前者は指定した日付より前のアイテムを検索し、後者は現在日付から指定した日数、月数、または年数（例：3d、1m、7y）以上前のアイテムを検索します。
- サイズ: 特定のサイズより大きいメールを検索します。例えば、「larger:20M」と指定すると、20MBより大きいアイテムが検索されます。
多くの場合、不要になったメールを見つけるには、簡単な検索だけで十分です。例えば、特定のベンダーからの領収書（メールアドレス）、承諾したカレンダーの招待（件名）、3年以上前のメール（日付）、または他の場所に保存されている大容量ファイル（サイズ）などは、保存しておく必要がないかもしれません。
2. 見直しと改善
検索結果を確認し、簡易検索で見つかったメールを保存するかどうかを確認します。保存しない場合は、手順3に進みます。
結果の中に保存しておきたいメールがある場合は、検索を絞り込む必要があります。複数の検索語を組み合わせることができます。例えば、メールアドレスと日付の両方を検索します。
送信者:[email protected] 1歳未満
これにより、現在から1年以上前のアイテムが検索されます。または、件名を追加して、さらに結果を絞り込むこともできます。
差出人:[email protected] older_than:1y 件名:”週次会議”
検索語句を除外するには、「-」記号を使用します。例:
宛先:[email protected] older_than:1y - 件名:”四半期レビュー”
これにより、特定のメール アドレスに送信された 1 年以上前のアイテムが検索されますが、「四半期レビュー」という件名のメールは除外されます。
結果が複数画面表示される場合は、右上の矢印を選択して、電子メール検索結果の追加画面を確認します。
検索で見つかったすべてのメールが削除したいメールであると確信できるまで、結果を絞り込んで確認します。
3. 選択/すべて選択
表示されているすべてのメールを選択するには、メール検索結果の上にある列の上部にあるボックスを選択します。
検索の結果、現在の画面に表示されているよりも多くのメールが返された場合は、メール一覧の上に「この検索条件に一致するすべての会話を選択」というオプションが表示されます。単語をクリックすると、検索語に一致するすべての会話が選択されます。
4. ゴミ箱に移動
選択したメールを削除するには、ゴミ箱アイコンを選択します。
さまざまな用語について繰り返します
検索を繰り返して、必要な数のメールセットを検索、選択、削除してください。お客様のメール管理をサポートする際、私は次のような項目を検索することがよくあります。
- 古いプロモーションメール、ニュースレター、更新情報
- 特定の顧客、ベンダー、同僚からのメールが不要になった
- システムステータス通知（例：更新通知、システムダウン/アップ通知）
- ソーシャルメディアやアカウントのサインイン通知が古くなった
- 以前の仕事に関連するメール（有給およびボランティアの役割を含む）
ヒント: ラベルを使用してセットを検索から除外する
メールの削除プロセスを進める際に、特定のメールセットを常に除外できるように、メールセットにラベルを付けておくと便利です。例えば、特定の人（または複数の人）からのメールをすべて残しておきたい場合などです。
これを行うには、まず「削除しない」などのGmailラベルを作成します。次に、同僚のメールアドレスを検索します。その人物とのメールをすべて選択し、ラベルアイコンを選択して、作成したラベル（例：「削除しない」）を選択し、列の下部にある「適用」を選択します。この手順を必要な条件の数だけ繰り返します。
その後、検索を行う際は、選択したセットに一致するラベルを常に除外します。例:
older_than:1y -label:”削除しない”
これにより、「削除しない」というラベルの付いたメールはすべて除外され、1 年以上前のメールがすべて返されます。
オプション: ゴミ箱を削除する
これで完了です。Gmailはゴミ箱に残ったアイテムを30日後に削除します。今すぐ削除したい場合は、ゴミ箱に移動し、すべてのアイテム（ゴミ箱内のすべてのアイテムを含む）を選択して、「完全に削除」を選択してください。
G Suite のコントロール
AG Suite 管理者は、メール管理のために少なくとも 2 つの重要なオプションを利用できます。まず、管理者は Gmail の自動削除ポリシーを設定できます（admin.google.com にログインし、「アプリ」>「G Suite」>「Gmail」>「詳細設定」>「コンプライアンス: メールとチャットの自動削除」）。これにより、指定した日数が経過すると、メッセージをゴミ箱に移動するか削除するかを選択できます。
管理者は、特定のラベル（複数可）が付いたメールが自動削除されないように指定することもできます。また、G Suite 管理者は Google Vault を設定できます。これにより、組織は法的またはコンプライアンス上の目的でメールを保存、検索、エクスポートするための高度な管理機能を利用できるようになります。（Vault は Business および Enterprise エディションのライセンスに含まれています。）
あなたの考えは？
Gmailの受信トレイは、ほぼ中身のない、きれいな状態を保っていますか？それとも、すべてを永久にアーカイブしていますか？Gmailから一連のメッセージを削除する頻度はどれくらいですか？コメント欄、またはTwitter（@awolber）で教えてください。
