給与台帳とは？メリットとベストプラクティス

デール

給与台帳とは何ですか?

給与台帳は、各従業員の給与支払日と支払期間ごとの給与支払情報を記録するものです。また、指定された期間の全従業員の情報も含まれているため、全体の合計を簡単に確認できます。

給与台帳に含まれる情報には、総支給額、控除額、ボーナス支払額、残業代支払額、源泉徴収税額、手取り給与額、福利厚生支払額などが含まれます。通常、雇用主が支払う税金は含まれませんが、連邦および州の失業税が含まれる場合があります。

給与台帳は、Excelのスプレッドシートから手書きで記入する紙の給与台帳まで、様々な形式で作成できます。ADPなどの会計ソフトウェアの中には、給与台帳レポートを自動生成するオプションが用意されているものがあり、非常に便利です。ただし、似たような名前の他のレポートと混同しないように注意してください。給与台帳は、給与明細レポート、給与履歴レポート、従業員給与明細書とは異なります。

給与台帳の構造

各給与台帳には通常、次の情報が含まれます。

• 各従業員の名前。
• 給与期間。
• 支払日。
• 各従業員の通常の労働時間。
• 該当する場合、各従業員の残業時間。
• 各従業員の手取り給与額。
• 各従業員の賃金率。
• 各従業員の総支給額。
• 連邦税、州税、地方税が源泉徴収されます。
• 社会保障税およびメディケア税の従業員負担分。
• その他の適用可能な控除（給付金など）。
• 該当する場合、雇用主の福利厚生拠出金。
• ネット支払いの詳細（紙の小切手、直接入金、ペイカードなど）。

給与台帳には、各項目の合計額も記載する必要があります。給与記録の保管に関する法律は管轄区域によって異なるため、給与台帳を作成する際には、関連するすべての連邦法、州法、および地方条例を必ず確認してください。

給与台帳の例

給与台帳のメリット

給与台帳をきちんと記録しておくことは、ビジネスに多くのメリットをもたらします。給与台帳を活用することで、以下のようなメリットが得られます。

• 関連するすべての給与計算日を 1 か所に一元管理します。
• 支払われた時間と賃金を記録します。
• 給与を支払うために必要な現金の額を計算します。
• 将来の支払い期間の残業コストを予測します。
• 組織全体または従業員ごとの支出コストを確認します。
• 各給与期間の予算税の支払い。
• 従業員の控除と源泉徴収を追跡します。
• 給与データやその他の情報を労災保険業者に提供します。
• 従業員の休暇時間を記録します。
• 給与経費を総勘定元帳と照合します。
• 直接入金取引を検証します。
• フォーム 941 を使用して、会社の四半期ごとの税金の支払いを完了します。
• 正確かつコンプライアンスに準拠した給与記録を維持します。

給与台帳を作成する手順

給与台帳の作成は複雑なプロセスではありませんが、各台帳の記入が正確かつ完全であることを保証するために、特定の手順に従う必要があります。給与台帳を作成するために必要な手順は次のとおりです。

1. 給与計算期間の頻度を把握しましょう。給与支払日ごとに給与台帳を作成する必要があるため、今後の給与計算実行日のリストを把握しておく必要があります。
2. 必要な書類と情報をすべて集めましょう。これには、雇用主識別番号（EIN）、州および地方の納税者番号、連邦および州のW-4フォーム、タイムカード情報、各従業員の給与データが含まれます。新しい従業員を給与計算対象に加える場​​合は、I-9フォームと求職申込書も必要です。
3. 台帳に記入する。ステップ2で収集した情報を使って給与台帳に記入し、各従業員の総支給額を計算します。ADPなどの給与計算ソフトウェアを使用している場合は、ソフトウェアの他の部分からほとんどのデータを自動的に取得し、計算してくれます。
4. 税金と控除額を決定します。W-4を使用して、各従業員の税金と控除額を計算します。
5. 各従業員の手取り給与を計算します。従業員の総支給額から税金と控除の合計額を差し引いて、手取り給与（いわゆる手取り給与）を算出します。
6. 給与台帳の記入内容を確認します。各従業員の給与明細に誤りがないか再度確認し、次の給与台帳の記入に進む前に誤りを解決してください。

給与台帳の使用と維持に関するベストプラクティス

機密データを保護する

給与台帳には、企業の財務状況や従業員の個人情報など、極めて機密性の高いデータが含まれています。そのため、給与台帳を安全に保ち、アクセス権限を限られた担当者のみに制限するための対策を講じる必要があります。セキュリティの観点から、物理的な台帳やExcelスプレッドシートの使用は避け、二要素認証などの機能を備えた会計ソフトウェアの導入をお勧めします。

登録簿を頻繁に更新する

給与台帳を作成するたびに、変更や誤りがないか確認してください。給与の増減、控除額の変更、勤務時間の変動など、様々な要因に応じて調整が必要です。

コンプライアンスを常に遵守する

給与に関する法律は、連邦、州、地方レベルでいつでも変更される可能性があります。管轄区域における最新の変更点を常に把握し、変更が発効したらすぐに給与記録を更新して変更を反映させてください。

給与記録を保管する

IRS（内国歳入庁）は、企業に対し、給与台帳を含む給与記録を少なくとも4年間保管することを義務付けています。この期間、給与台帳は不正アクセスから保護された場所に安全に保管してください。

給与台帳を証明するとはどういう意味ですか？

給与台帳の証明とは、すべての計算が正しく、給与データが正確であることを確認することを意味します。各従業員の総収入が、手取り給与額からすべての控除額を差し引いた金額と一致することを確認する必要があります。

給与ジャーナルと給与台帳の違いは何ですか?

給与台帳は賃金情報を記録するものですが、給与日誌とは異なります。給与台帳は従業員ごとの情報を細分化するのに対し、給与日誌は会社全体の給与額を要約したものです。給与台帳は給与計算の照合と正確性の検証に使用され、給与日誌は財務諸表の作成に使用されます。