Google Workspace をご利用の場合、さまざまな方法でタスクを追跡できます。Google ToDo リストに個人の ToDo リストを追加したり、Google ドキュメント、Keep、スプレッドシートでリストを作成して非公開にしたり、同僚と共有したりできます。また、Google Chat Spaces でチームメンバーにタスクを追加して割り当てることもできます。
しかし、これらのアプリはそれぞれタスク管理機能が若干異なります。例えば、チームのタスクはGoogle Spacesで管理するのが最適で、日常的に購入するアイテムの共有リストはGoogle Keepで管理するのが最適かもしれません。Googleアカウントにログインし、ブラウザを開いて、以下の6つのタスク管理方法をそれぞれ試してみてください。
Google カレンダー: 日付のタスク
Google カレンダーでは、特定の日時に発生するイベント（会議、集中時間など）を追跡できるだけでなく、タスクを入力して表示することもできます（図 A）。特定の日付までに完了する必要があるタスク（例：税金の申告）もあれば、近い将来に完了する必要があるタスク（例：レポートの閲覧）もあります。
参照: 機能比較: 時間追跡ソフトウェアとシステム (TechRepublic Premium)
ウェブ版Googleカレンダーでは、ToDoリストカレンダーの左側にあるチェックボックス（図A、左下）をオンにすると、期日付きのタスクが表示されます。これらのタスクは、日付の下、予定表の上の画面セクションに表示されます。期日が設定されていないタスクも含め、利用可能なすべてのタスクを表示するには、サイドパネルを開いてタスクアイコンを選択します。ウェブ版Googleカレンダーを使用する際は、タスクの追加、アクセス、完了マーク付けが簡単に行えるよう、ToDoリストサイドパネルを表示したままにしておくことをお勧めします。
図A
Gmail: タスクをメールにリンクする
ウェブ版では、GoogleカレンダーからアクセスできるToDoリストのサイドパネルがGmailでも利用できます。表示されるタスクは同じです。ちなみに、ウェブ版GoogleドライブからもToDoリストのサイドパネルにアクセスできます。
Gmailには、メールをタスクに変換するオプションがあります。メールを開いているか選択している状態で、「タスクに追加」アイコン（図B）をクリック（またはタップ）します。サイドパネルが開き（まだ表示されていない場合）、メールへのリンクを含む新しいタスクが追加されます。タスクの詳細を追加したり、日時を指定したりしたい場合は、新しく作成されたタスクをクリックします。
私は、返信前にかなりの作業が必要な場合のみ、メールをタスク化するようにしています。例えば、クライアントがソフトウェアに関するアドバイスを求めてきたとします。すぐに提供できるアドバイスであれば、そのメールはタスク化されず、返信のための時間を確保してから作成します。しかし、返信に1～2時間かけて調査する必要がある場合は、メールから（そしてリンクから）「ソフトウェアの調査」というタイトルのタスクを作成します。
図B
Google チャット スペース: チームタスク
Google Chat スペースは、チームがチャット、ファイル共有、タスク管理を行うための永続的な場を提供します。ウェブ上では、Google Chat にアクセスし、スペースを選択して「タスク」タブ（図 C）を選択します。「スペースにタスクを追加」を選択した後、通常の Google Tasks と同様に、タスクのタイトル、詳細、日時を入力できます。また、スペースのメンバーにタスクを割り当てることもできます。このようにタスクを他のメンバーに割り当て、追跡できるため、タスク機能を備えた Google Chat スペースは、Google Workspace のチームタスク管理に最適なオプションです。
図C
Google ドキュメント: テキストとコメント付きのチェックリスト
チェックリストアイコンを選択し、Googleドキュメント内でタスクを入力します（図D）。Enterキーを押すと行が終了し、別のタスクを追加できます。「共有」ボタンを選択すると、他のユーザーやグループを招待して、ドキュメント内のチェックリストで共同作業を行うことができます。タスクを完了しましたか？チェックボックスをクリックすると、行にチェックマークが付き、タスク完了とみなされます。
Google ドキュメントでタスクを共同作業すると、少なくとも 2 つの大きなメリットがあります。まず、タスクについてメモを追加したり、議論したりするための十分なスペースがあります。テキスト（チェックリスト内または前後に）やコメントを挿入することで、簡単にメモを追加できます。次に、Google ドキュメントの「ファイル」>「バージョン履歴」機能により、ドキュメントの変更内容を時系列で確認できます。（Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドでファイルのバージョンを管理する方法をご覧ください。）
図D
Google Keep: シンプルなプライベートまたは共有のチェックリスト
Google Keepの非公開または共有ノートにはチェックリストが含まれている場合があります。あなたまたは共同編集者がKeep内のタスクを完了し、左側のチェックボックスをオンにすると、その項目はノートの下部に移動し、取り消し線が引かれて表示されます。
Googleドキュメントのチェックリストとは異なり、Google Keepのノートで「チェックボックスを表示」を選択すると、ノートのすべての行がチェックボックス項目として扱われます。つまり、ノート内の項目について簡単に議論することはできません。同様に、Google KeepにはGoogleドキュメントにあるバージョン履歴機能がありません。そのため、Google Keepのチェックリストは、議論を必要としないタスク（購入予定リストや一連の定型タスクなど）に適しているかもしれません。
重要なのは、「Google ドキュメントにコピー」メニューオプションを使って、Keep のメモを新しい Google ドキュメントに移動できることです（図 E）。これは、Google Keep でタスクリストを作成し始めた後に、Google ドキュメントの共同作業機能にあるディスカッションやコメント機能を使うとタスクが使いやすくなることに気付いたときに役立ちます。
図E
Google スプレッドシート: 構造化された詳細を追跡する
Googleスプレッドシートは、名前、連絡先情報、金額／数値、日付などの構造化データを使ってタスクを追跡するのに最適です。Googleドキュメントと同様に、スプレッドシートは非公開にすることも、共同編集者と共有することもできます。また、「コメントを挿入」（ディスカッション用）や「メモを挿入」（コメント用）といった機能に加え、「ファイル」→「バージョン履歴」から変更履歴に標準でアクセスできるという利点もあります。
Google スプレッドシートでは、セルにチェックボックスを追加することもできます (図 Fを参照)。セルにカーソルを置き、[挿入] | [チェックボックス] を選択します。新しく挿入されたチェックボックスはチェックが外れています。チェックボックスをクリック (またはタップ) すると、チェックが入ります (同時に、チェックボックスに関連付けられたステータスが「False」(未完了) から「True」(完了) に変わります)。また、[データ] | [シートの並べ替え] (または同様の [データ] | [範囲の並べ替え]) オプションを使用して、チェックボックス列でシートを並べ替え、完了したタスク (および未完了) をグループ化することもできます。
図F
タスク管理の経験はどのようなものですか?
上記よりも広範なタスク管理機能が必要な場合は、Google Workspace Marketplace のタスク管理カテゴリをご覧ください。Asana、MeisterTask、Smartsheet、Todoist、Trello などのアプリが見つかります。これらのアプリはいずれも、Google Workspace アプリのタスク管理機能を補完・拡張する機能を提供しています。
Google Workspace では通常、どのようにタスクを追跡していますか？チームで Google Chat Spaces のタスク管理を試したことがありますか？アクティビティの追跡には、Google ToDo リスト、Keep、ドキュメント、スプレッドシートなどを普段使っていますか？あるいは、タスク追跡のニーズに適した別のツールを見つけましたか？タスクの追跡方法を教えてください。下のコメント欄または Twitter (@awolber) でお知らせください。
