Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドでファイルのバージョンを管理する方法 - TechRepublic

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドでは、ファイルに名前を付けてバージョンを保存できます。これにより、必要なファイルの数を減らすことができ、ドキュメントの以前のバージョンを確認しやすくなります。

名前付きバージョンを使用しないと、似たような名前のファイルが大量にできてしまうことがよくあります。例えば、あるクライアントから「このイベントの最新のファイルを簡単に見つけるにはどうすればいいですか？」という質問を受けました。Googleドライブの検索結果には、「2018年のイベント」「2017年のイベント」「2016年のイベント」「2015年のイベント」「2014年のイベント」といった、長いファイルリストが表示されました。互いに類似したファイルが多数あると、フォルダやファイル構造がすぐに乱雑になり、必要なファイルを見つけるのが難しくなります。

しかし、長年、私たちは新しいイベントごとに新しいドキュメントを作成するか、既存のドキュメントのコピーを作成していました。新しいイベントは新しいファイルを意味し、毎年変わるのは日付、場所、ゲストスピーカーの情報だけだったにもかかわらずです。

現在、長期間にわたってほぼ変わらないコンテンツの場合、別個の新規ドキュメントではなく、ドキュメントの名前付きバージョンを作成することが合理的です。例えば、定期的に更新される数枚のスライドからなる標準的なプレゼンテーション、従業員の経歴、日常的なチェックリスト、毎月更新されるスプレッドシート、年次イベントのチラシなどです。

ファイルに対するこの新しい考え方に慣れるためのヒントをいくつかご紹介します。なお、2018年3月現在、バージョン履歴機能はデスクトップブラウザでのみご利用いただけます。Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドのモバイルアプリでは、最新バージョンのみが表示されます。

1. バージョンに名前を付ける

ファイルのバージョンに名前を付けるには、「ファイル」>「バージョン履歴」>「現在のバージョンに名前を付ける」を選択します。名前を入力し、「保存」を選択します。他の編集内容や変更内容も保存されますが、バージョンに名前を付けると、後で簡単に見つけられるようになります。

2. バージョン履歴を表示する

「ファイル」>「バージョン履歴」>「バージョン履歴を表示」を選択すると、名前付きバージョンとその他の最近のファイル編集が表示されます。スライダーを「名前付きバージョンのみを表示」に移動すると、保存されているが名前が付いていないすべてのバージョンが非表示になります。任意のバージョンを選択すると、ドキュメントが表示されます。名前付きバージョンの右側にある3つの点を選択すると、名前を変更または削除できます。バージョン履歴パネルの下部にある右下の「変更を表示」チェックボックスをオンにすると、選択したバージョンで行われた編集が表示されます。

3. バージョンを印刷する

バージョン履歴ビューでは、ドキュメントの以前のバージョンを印刷できます。印刷したいバージョンを選択し、画面左上の印刷アイコンを選択して、通常通り印刷オプションを選択してください。（編集インジケーターを非表示にしたバージョンのファイルを印刷する場合は、「変更を表示」ボックスのチェックを外してください。）

4. 以前のバージョンからコンテンツを取得する

Google ドキュメント、スプレッドシート、スライドの以前のバージョンからコンテンツを取得するには、バージョン履歴ビューを使用します。[ファイル] > [バージョン履歴] > [バージョン履歴を表示] に移動し、必要なコンテンツを含むバージョンを選択します。現在のバージョンにコピーするテキスト、セル、またはスライドのコンテンツを選択し、Ctrl + C キーを押してコンテンツをコピーします。左上隅にある左向きの矢印を押すと、バージョン履歴ビューを終了します。これで、ファイルの現在のバージョンに戻ります。ファイル内のコンテンツをコピーする場所に移動し、Ctrl + V キーを押して貼り付けます。テキストとスプレッドシートのセルはカーソル位置に挿入されます。スライド全体を貼り付けることもできます。