オートテキストを活用する - TechRepublic

定型句を作成するには、まず項目（この場合は段落）を選択します。テキスト自体だけでなく段落の書式も保持したい場合は、段落記号も選択範囲に含めてください。次に、[挿入] > [定型句] > [定型句] を選択して、オートコレクトダイアログボックスの [定型句] タブを開きます。

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「ここにオートテキストエントリを入力」テキストボックスにエントリ名を入力します。「オートコンプリート候補を表示する」チェックボックスが選択されていることを確認し（この機能を利用する場合）、「追加」をクリックします。

定型句タブを開いてエントリを作成する代わりに、項目を選択して[Alt][F3]キーを押すだけで「定型句の作成」ダイアログボックスが表示されます。エントリ名を入力して[OK]をクリックします。（この方法の主な欠点は、項目を保存するテンプレートを指定できないことです。）

文書に定型句を挿入するには、挿入ポイントマーカーを項目を挿入したい場所に置き、項目名の入力を開始します。オートコンプリート機能が有効になっている場合は、Word が入力内容を認識するとすぐに、このようなヒントが表示されます。[Enter] キーを押すと項目が挿入されます。オートコンプリート機能を使用しない場合は、項目名全体を入力して [F3] キーを押します。(Word 2003 のバグにより、グラフィック形式の定型句はオートコンプリート機能で挿入できないようです。挿入するには [F3] キーを使用する必要があります。)

定型句を修正する必要がある場合は、まず文書に入力して変更を加えます。その後、その定型句を選択し、[Alt][F3]キーを押して項目名を入力し、[OK]をクリックします。Wordは元の定型句をこの定型句で置き換えてもよいか確認するメッセージが表示されます。[OK]をクリックすると、修正した定型句が定型句として保存されます。

不要になった定型句を削除するには、「挿入」>「定型句」>「定型句」を選択します。削除したい定型句を選択し、「削除」をクリックします。Wordは削除を確認するメッセージを表示しないので、慎重に削除してください。

特定のテンプレートに保存された定型句のコレクションがあり、その基となるテンプレートに関係なく、すべてのドキュメントでそれらを利用できるようにしたいとします。項目を標準テンプレートにコピーしてグローバルに利用できるようにするには、まず「ツール」>「テンプレートとアドイン」を選択し、「オーガナイザー」ボタンをクリックして「定型句」タブをクリックします。

「定型句の利用可能な場所」フィールドのいずれかで、テンプレートが選択されていることを確認してください。（選択されていない場合は、「ファイルを閉じる」ボタンをクリックすると、「ファイルを開く」に変わります。その後、テンプレートに移動して選択できます。）次に、テンプレートからコピーする定型句のエントリを選択します。（[Ctrl]キーを押すと、連続していない項目を選択できます。）「コピー」をクリックすると、Wordによってそれらの項目が標準テンプレート、またはダイアログボックスの反対側に表示されている他のテンプレートに移動されます。