カテゴリを使用すると、アイテムを識別し、その識別情報に基づいて操作、グループ化、検索できます。メール、連絡先、タスクにタスク指向のフラグを付け、その情報を活用して作業を効率化できます。問題は、この機能がIMAPアカウントにはないことです。幸いなことに、カテゴリは引き続き利用可能ですが、アクセスできるようにするにはいくつかの手順を踏む必要があるという欠点があります。この記事では、IMAPアカウントでカテゴリを割り当てる方法を説明します。
注：カテゴリは、少なくとも現時点では同期時に問題を引き起こす可能性があります。そのため、お使いのデバイスで正しく同期され、表示されるかどうかは保証できません。おそらくこれがMicrosoftがインターフェースオプションを削除した理由でしょう。しかし、ほとんどのユーザーから問題なく動作しているとの報告を受けています。Mail 365をご利用の場合は、受信トレイ内の既存のメッセージに対してこの機能をご利用いただけます。私はWindows 10 64ビット版システムでOffice 2016を使用していますが、Outlook 2010および2013でも手順は同様です。
IMAP とは何ですか?
インターネット メッセージ アクセス プロトコル (IMAP) はメール情報を取得します。IMAP は複数のデバイスからのアクセスを可能にし、現在多くの人が利用しています。IMAP と以前の Post Office Protocol (POP) プロトコルの主な違いは同期機能です。POP はメールをローカルクライアントにダウンロードし、その後サーバーからメッセージを削除します。今日のモバイル環境では、POP はもはや多くのユーザーにとって十分ではありません。Microsoft には、MAPI、Exchange Server、Exchange ActiveSync といった独自のブランド固有プロトコルもあります。さらに、複数のプラットフォームや製品にまたがるクラウドアクセスも提供しています。
Outlook 2010以降をご利用で、アカウントの設定をOutlookに任せている場合は、おそらくIMAPアカウントをご利用になっているでしょう。「ファイル」タブをクリックし、「アカウント設定」ドロップダウンから「アカウント設定」を選択すると、アカウントの種類を簡単に確認できます。図Aに示すように、「アカウント設定」ダイアログにアカウントプロトコルが表示されます。確認中は設定を変更しないようにご注意ください。
図A
Outlook はほとんどのアカウントを IMAP に設定します。
Outlookの「分類」機能に詳しい方なら、「タグ」グループにオプションがあることをご存知でしょう。このオプションが表示されていない場合は、IMAPアカウントをご利用の可能性が高いです。Outlook 2010から2016のバージョンでは、（通常）強制的にIMAPアカウントになります。IMAPアカウントをPOP3アカウントに変換することは可能ですが、クラウド同期機能は利用できなくなります。また、面倒な作業なのでお勧めしません。
アクセスカテゴリ
良くも悪くも、既存メッセージのインターフェースからはカテゴリを選択できません。これは問題です。なぜなら、この機能の真の威力はまさにそこにありますから。また、右クリックのサブメニューからこの機能を選択することもできません。閲覧ウィンドウ表示モードでは、「タグ」ダイアログを開くことができません（ダイアログランチャーが利用できないためです）。既存のメールを開くとダイアログは開きますが、「カテゴリ」は利用できません（図Bを参照）。新規メッセージの作成時にカテゴリを割り当てることは可能ですが、IMAPアカウントではいくつかの追加手順が必要です。今回はこの機能を活用します。
図B
カテゴリは淡色表示されています。
幸いなことに、カテゴリを取り戻すために IMAP アカウントを POP3 アカウントに変換する必要はありません。カテゴリに割り当てられたショートカットを使用できます。これらのショートカットを表示するには、新しいメッセージを開きます ([ホーム] タブの [新規] グループで [新しい電子メール] をクリックするか、[Ctrl] + N キーを押します)。次に、[タグ] ダイアログ ランチャーをクリックします。表示されるダイアログで、[カテゴリ] ドロップダウンから [すべてのカテゴリ] を選択します。Outlook に既定のカテゴリが一覧表示されます (図 C )。カテゴリがない場合は、[新規] オプションを使用して作成します。この時点で、カテゴリをチェックして、新しい電子メール メッセージに割り当てることができます。既存のメッセージに 1 つのカテゴリを割り当てた後、メッセージ ウィンドウでそのメッセージを右クリックして、他のカテゴリを割り当てることができます。これは手間がかかりますが、ショートカットを使用すれば、それらの手順のほとんどが省けます。
図C
カテゴリは存在しますが、それを見つけるには努力が必要です。
カテゴリを素早く割り当てるには、まず使用したいカテゴリごとにショートカットを割り当てる必要があります。そうすることで、インターフェース上では実行できない操作をショートカットで実行できるようになります。ショートカットの割り当て方法は以下のとおりです。
- カテゴリーを選択します。私は青を選択しました。
- 「ショートカット」ドロップダウンからショートカットを選択します。図Dに示すように、私は[Ctrl]+[F3]を選択しました。割り当てられたショートカットはダイアログに表示されるので、必ず確認してください。もちろん、必要に応じてショートカットをリセットすることもできます。図Eは新しい割り当てを示しています。
- [OK] をクリックし、[閉じる] をクリックします。
図D
ショートカットを選択します。
図E
このダイアログには割り当てられたショートカットが表示されます。
ショートカットの使用
ショートカットを使用して、既存のメッセージに分類を割り当てることができるようになりました。まず、新規メッセージウィンドウを閉じて、メッセージを保存せずにメールウィンドウに戻ります。次に、メールボックスウィンドウで任意のメールメッセージを選択し、[Ctrl]+[F3]キーを押して、図Fに示すように青い分類を割り当てます。分類を初めて使用する場合は、Outlookによって名前を変更するためのプロンプトが表示されます。プロンプトをクリアするか、プロンプトを使用して分類の名前を変更します。メッセージを開いた状態で、青い分類を右クリックすると、すべての分類にアクセスできるようになります。図Gに示すように、赤い分類を追加しました。
図F
ショートカットを使用してカテゴリを割り当てます。
図G
既存のカテゴリを右クリックして、カテゴリを追加します。
メッセージにカテゴリを割り当てると、それらのカテゴリを使って並べ替え、検索、さらには差し込み印刷も行えます。この機能の詳細については、「Outlookのカテゴリを最大限に活用する10以上の方法」と「プロのヒント：Outlookの連絡先をカテゴリ別に印刷する」をご覧ください。
ショートカットの最大の障害は、覚えることです。頻繁に使うショートカットが少数であれば、すぐに記憶に定着します。一方、あまり使わないショートカットや複数のショートカットがあると、（少なくとも私の場合は）操作が複雑になります。私のおすすめは、ダイアログを開き、PrtScr（ボタン）を使って画面をキャプチャし、ペイントなどのグラフィックアプリで印刷することです。
2つの選択肢
メールにカテゴリを割り当てたら、右クリックして他のカテゴリを割り当てることができます。そのため、すべてのカテゴリを記憶しておく必要は必ずしもありません。カテゴリの割り当て方法によって異なります。実際、タスクルートの方が便利だと感じるかもしれません。メッセージをタスクアイコンにドラッグ＆ドロップするだけです。Outlookで新しいタスクウィンドウが開いたら、「カテゴリ」オプションから「すべてのカテゴリ」を選択してカテゴリを割り当てることができます（図Hを参照）。ただし、この操作で不要なタスクが作成されてしまう可能性があります。
図H
タスク ウィンドウでカテゴリを設定します。
ダミーカテゴリを設定し、そのダミーカテゴリをすべての受信メールに割り当てるルールを設定することもできます。すでにカテゴリが割り当てられている場合は、右クリックするだけで他のカテゴリを割り当てることができるため、ショートカットを使わずに済みます。この方法では、すべてのメールにカテゴリが割り当てられます。少しやり過ぎかもしれませんが、役に立つなら非常に便利です。
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