大規模なワークブックや、数十列数百行のシートを扱う場合、特定の値を素早く見つけられることは必須スキルです。この機能の基本を確認した後、この機能を想像以上に活用する方法をご紹介します。具体的には、一致する値の書式設定や削除方法をご紹介します。
私はWindows 10 64ビットシステムでOffice 365（デスクトップ版）のExcelを使用していますが、以前のバージョンでも学習内容は活用できます。ハイライト表示と削除のどちらの操作も、この機能の「すべて検索」オプションに依存していますが、ブラウザではサポートされていません。ご自身のファイルを使用することも、デモ用の.xlsxファイルと.xlsファイルをダウンロードすることもできます。
参照: システム更新ポリシー テンプレートのダウンロード (Tech Pro Research)
基本情報を見つける
Excelの検索機能を使ったことはあると思いますが、単純な検索作業以外ではあまり使ったことがないかもしれません。多くのユーザーがそうでしょう。幸いなことに、基本はシンプルです。
検索タスクを開始する前に、次の点を決めておく必要があります。ブック全体を検索するか、特定の範囲を検索するかです。範囲を検索する場合は、まず範囲を選択します。ブック全体を検索したい場合は、アクティブシートの任意のセルを検索します。特定の範囲を検索する方が効率的で、適切な場合には常に最適な選択です。
Ctrl+Fキーを押して「検索と置換」ダイアログを開くと、処理が開始されます。または、「ホーム」タブの「編集」グループにある「検索と選択」をクリックします。表示されるドロップダウンから「検索」または「置換」を選択できます。どちらも同じダイアログ内のタブです。
オプションを探す
最近、単純な検索機能に大きく依存するExcelアプリを「修正」してほしいと依頼されました。突然、アプリが動かなくなり、ユーザーは困惑していました。「壊れちゃった！」と。ファイルは壊れていなかったのです。何らかの理由でオプションが変更され、Excelは値ではなく数式内の値を検索するようになっていました。このファイルには数式はなく、単純なデータ追跡シートでした。たとえシートに数式が含まれていたとしても、検索を行うと予期せぬ誤った結果が返されることになります。ユーザーは必要な情報を得られませんでしたが、Excelは壊れていませんでした。
図Aに示すオプションにアクセスするには、「オプション」ボタンをクリックします。これらのオプションは、タスクを微調整するのに役立ちます。
- 「範囲内」では、アクティブなシートまたはブック全体を検索する範囲を指定できます。デフォルトは「シート」です。ブック全体を検索するには、このオプションを変更する必要があります。
- 検索は、検索方向（列または行）を決定します。このオプションを変更しなくてもデータが欠落することはありませんが、多少速度が速くなる可能性があります。デフォルトは「行」です。
- 「検索対象」では、検索対象を数式、値、コメントなどに限定できます。先ほども述べたように、間違ったオプションを設定すると、状況が悪化する可能性があります。数式（奇妙なことに）がデフォルトです。数式を使えば、参照を素早く更新できます。
- 大文字と小文字を区別すると、「検索する文字列」フィールドで使用されている大文字と小文字が一致する値のみを検索します。デフォルトは無効です。
- セルの内容全体を一致させると、「検索する文字列」フィールドに入力した文字のみに一致する値のみが検索されます。設定に応じて、完全一致または類似一致を検索するのに最適です。デフォルトは無効です。
- 「書式」では、特定の書式を検索できます。スタイルに依存しない場合には非常に便利です。「置換」を使えば、簡単な検索操作で書式を更新できます。デフォルトは無効です。
図A
適切なオプションを使用することが、検索タスクを効率的に行う鍵となります。
Excelの検索と置換機能は設定を記憶するため、これが問題を引き起こす可能性があります。残念ながら、すべてをリセットする明確なオプションはありません。誤った結果が返されないようにするには、検索を実行するたびにこれらのオプションを確認するようにしてください。
基本は簡単なので、すでにご存知かもしれません。これらの基本を拡張して、いくつかの検索タスクを実行してみましょう。
価値を見つける
Excel が見つけた結果をどのように扱うかを知ることは、Excel に何を検索するかを伝えることと同じくらい重要です。便利なオプションがいくつか用意されており、一致した文字列を表示、選択、強調表示、さらには削除することもできます。図 B は、 「検索と置換」ダイアログを開き、「Talbott」と入力して「すべて検索」をクリックした結果を示しています。ご覧のとおり、ダイアログには、設定したオプションに応じて、検索文字列のすべてのインスタンスがリスト表示されます。この例では、オプションはすべてデフォルト設定です。このコンテキストで結果を確認してみましょう。
図B
検索文字列で必ずしも希望するものや期待するものが見つかるとは限らない
検索では、4行目にTalbottのエントリが両方とも見つかります。Talbottのどちらかのエントリが小文字のt（t albott）を使用していたとしても、リストは同じになります。驚くかもしれませんが、検索文字列のスペルが同じではないため、メールアドレスが見つからないのです。末尾に2つ目のtがないことに注意してください。Talbott tはTalbots sと一致しません。名前フィールドのいずれかのエントリに2つ目のtがない場合、Excelはそれを検出しません。
見つかった項目のいずれかにアクセスするには、リスト内でその項目をダブルクリックします。「次を検索」をクリックすると、ダイアログにリストが表示されるのではなく、Excel はセルからセルへと移動します。
一致する結果を強調表示または削除する
ここまで見てきたもの以上の機能が必要になることはないかもしれませんが、他にもできることはあります。例えば、検索タスクを使って、一致するエントリを強調表示したり、削除したりすることができます。これを説明するために、同じ検索タスクを繰り返し、それらの値を強調表示して削除してみましょう（メールアドレスの末尾に2つ目の「t」を追加したことに注目してください）。
- アクティブなワークシート内の任意のセルをクリックし、Ctrl + F キーを押して [検索と置換] ダイアログを開きます。
- [検索する文字列] フィールドに、「Talbott」 (両方とも t で終わる) と入力します。
- 必要に応じて「オプション」をクリックし、すべてのオプションがデフォルトに設定されていることを確認します。
- 「すべて検索」をクリックすると、図Cに示すリストが表示されます。この機能はリスト内で最初に一致する項目を選択することに注意してください。それ以外の項目は変更しないでください。
- 結果リストで選択範囲がアクティブな状態でCtrl+Aを押すと、一致したすべての項目が選択されます。Excelではセルレベルの項目もハイライト表示されます（メールアドレスの場合は分かりにくいですが、これは最後に一致した値であり、アクティブセルであるため、選択範囲の見た目が異なります）。
- 一致するセルをすべて選択したら、「ホーム」タブの「フォント」グループにある「塗りつぶし」オプションを選択してセルを強調表示できます（図D）。この時点で、他の書式も適用できます。
- または、複数セル選択内の任意のセルを右クリックし、「内容をクリア」を選択します（図E）。もちろん、この操作は慎重に行う必要があります。気が変わったらCtrl+Zキーを押しても構いません。（キーボードのDeleteキーを押すと、ダイアログ内のリストは削除されますが、シートレベルの対応するエントリは削除されません。）
図C
すべての一致を表示します。
図D
一致するエントリを強調表示するには、塗りつぶし色を使用します。
図E
エントリを削除します。
乞うご期待
この機能の基本的な用途は既にご存知かもしれませんが、書式を適用したり、一致する値を削除したりといった機能を拡張する方法はすでにご存知でしょう。来月は、さらに高度なテクニックをいくつかご紹介します。
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