プロジェクト管理を改善するための5つの重要なリソース - TechRepublic

PMリソース — 画像: lucadp、ゲッティイメージズ/iStockphoto

少し時間を取って、現在社内で進行中のプロジェクトをすべて考えてみてください。無理ですよね？マーケティングプロジェクト、新製品開発、ITアップグレード…挙げればきりがありません。これらのプロジェクトを組織全体の利益のために前進させ続けるものが一つあります。それはプロジェクトマネジメントです。

ジャンプ先:

プロジェクト管理の優先順位付け
採用キット: プロジェクトマネージャー
クイック用語集: プロジェクト管理
チェックリスト: プロジェクト管理
ITプロジェクトの費用対効果計算ツール
プロジェクトの優先順位付けツール: 自動化されたワークブック

プロジェクト管理の優先順位付け

残念ながら、多くの組織はプロジェクトマネジメントを真に重視していません。プロジェクトマネジメント協会（PMI）が2021年に実施した調査では、46%の組織がプロジェクトマネジメントを重視する文化を育んでいると回答しました。つまり、半数以上が実際にはそうではないということです。

確かに、こうした企業はプロジェクトを進めているかもしれませんが、その多くは場当たり的です。プロジェクトのタスク管理に扱いにくいスプレッドシートを使用しているかもしれません。あるいは、専任のプロジェクトマネージャーを雇用せず、既に多忙なチームに管理の負担を押し付けているかもしれません。

このようなプロジェクト管理には、結果が伴います。例えば、取り組みが遅れるとプロジェクトコストが増加し、収益に直接影響する可能性があります。また、このようなプロセスはチームの燃え尽き症候群を引き起こし、士気と生産性を低下させる可能性があります。

こうした事態を回避する唯一の方法は、適切なプロジェクト管理プロセスを導入することです。そのためには、複数のプロジェクトを同時に管理できるスキルを持つプロジェクトマネージャーを雇う必要があります。各プロジェクトについて、予算と明確な目標を明記した綿密な計画書を作成する必要があります。そして、これはほんの始まりに過ぎません。

幸いなことに、すべてを自分で解決する必要はありません。ここでは、プロジェクトの成功を確実にするために役立つ、TechRepublic Premium のプロジェクト管理に関する優れたリソースをまとめました。

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採用キット: プロジェクトマネージャー

プロジェクト管理プロセスを改善するための最初のステップの一つは、プロジェクトが綿密に計画され、目標が達成されることを確実にする責任者を雇うことです。熟練したプロジェクトマネージャーは、チームにとって非常に貴重な存在となります。

しかし、適切な専門知識とスキルを持つプロジェクトマネージャーを見つけて採用するには、包括的な行動計画が必要です。例えば、業界経験に加え、従業員のモチベーションを高めるために必要なスキルを備えたプロジェクトマネージャーを見つける必要があります。この採用キットには、詳細な職務内容、メモ付きの面接質問、求人広告のサンプルが含まれています。

クイック用語集: プロジェクト管理

コスト差異とは何でしょうか？クリティカルパスやプロジェクトスコープとは何でしょうか？プロジェクト管理も含め、あらゆる分野には独自の用語があります。実際、プロジェクト管理の専門用語は非常に複雑になることがあります。プロセスを改善するには、チーム全員がこれらの用語を理解し、全員が同じ認識を持つようにすることが重要です。

この用語集には、前提条件から作業計画まで、プロジェクトマネジメントでよく使われる用語が網羅されており、それぞれの用語について簡潔な説明が添えられています。このガイドは簡単にダウンロード、印刷でき、今後の参考資料としてご利用いただけます。

チェックリスト: プロジェクト管理

あらゆるプロジェクトは複雑になりがちですが、特にソフトウェアやハードウェアといったITコンポーネントが関わるプロジェクトはなおさらです。だからこそ、それぞれの取り組みは綿密に計画する必要があります。計画には、予算、明確な目標、マイルストーン、作業計画、その他の重要な要素を含める必要があります。

プロジェクトは通常、開始、計画、実行、監視、そして管理／終了という5つのフェーズに分かれています。そして、各フェーズには、プロジェクトの成功のために必ず実行しなければならない詳細な手順がそれぞれ存在します。

このチェックリストでは、プロジェクト管理の各フェーズを詳細に説明します。さらに、各フェーズのタスクを進捗に合わせてチェックしていくのに役立つ、使いやすいスプレッドシートも提供しています。

ITプロジェクトの費用対効果計算ツール

ITプロジェクトに関連する費用の算出に役立つ、シンプルなITプロジェクトの費用対効果計算ツールをご用意しました。初年度の費用に加え、2年目と3年目の費用を集計するセクションも用意されています。スプレッドシートの最後のタブでは、プロジェクト全体の費用対効果が自動的に計算されます。

プロジェクトの優先順位付けツール: 自動化されたワークブック

あらゆる潜在的なプロセスを完了することは不可能です。そのためのリソースを持つ組織は存在しません。プロジェクトマネージャーやステークホルダーの重要な責任の一つは、どの取り組みを進め、どの取り組みを後回しにするかを決定することです。これは優先順位付けのプロセスであり、困難な場合があります。

プロセスを簡素化するには、正式な優先順位付けプロセスを導入する必要があります。これには、ビジネス価値、コスト、リスク、戦略との整合性といった要素を考慮することが含まれます。この自動化されたワークブックには、プロジェクトの優先順位付けのための効果的な2段階（そう、2段階です）プロセスが含まれています。また、優先順位付けが必要なときにいつでもダウンロードして使用できるインタラクティブなワークシートも含まれています。