プロジェクト管理は、チームにとって最も効果的な方法の一つと言えるでしょう。会社が小規模で、プロジェクトがシンプルで規模が小さい場合は、プロジェクト管理は不要かもしれません。しかし、会社が成長し、プロジェクトが複雑化するにつれて、チームを前進させるためには、プロジェクト管理に頼らざるを得なくなります。
参照: 採用キット: プロジェクトマネージャー (TechRepublic Premium)
プロジェクトマネジメントの世界に初めて足を踏み入れる際には、しっかりとした計画を立て、その仕組みを理解し、簡単に実践できるベストプラクティスを活用することが重要です。今日はまさにそれに焦点を当て、プロジェクトマネジメントをスムーズに進めるのに役立つベストプラクティスをいくつかご紹介します。
プロジェクト管理のベストプラクティス
計画を立てて始める
プロジェクトマネジメントとは、計画を可能な限りスムーズに実行することです。しかし、事前に計画を立てずにプロジェクトマネジメントに取り組めば、どんなプロジェクトマネジメントツールを使っても、どれだけ効果的に活用しても意味がありません。しっかりとした計画がなければ、苦労することになります。
プロジェクト管理プラットフォームでプロジェクトを構築する前に、プロジェクトの内容、目的、当初の納期からどの程度まで進めていく予定か、目標は何なのか、そしてプロジェクトが会社と顧客にどのようなメリットをもたらすのかなど、綿密な計画を立てておく必要があります。実行可能な計画がなければ、プロセス全体が大変なものになるでしょう。
主要な利害関係者と定期的にコミュニケーションをとる
プロジェクトを効果的に進めるには、良好なコミュニケーションが不可欠です。チーム間のコミュニケーションを維持するために必要なツールは何でも導入しましょう。使用するソフトウェアに関わらず、チームメンバー全員が、メンバー同士、経営陣、そして関係者とのコミュニケーションを常にオープンに保つよう促すことが重要です。
コミュニケーションは、チャットサーバー、メール、フォーラム、その他のプラットフォームを通じて行うことができます。ただし、これらのコミュニケーションチャネルが開かれている必要があります。プロジェクトマネージャーは、マイクロマネジメントをしている印象を与えることなく、関係者と常に連絡を取り合い、常に連絡を取り合う必要があります。
リソースを文書化する
リソースとは、チームメンバー、サーバー、会議室、帯域幅など、多岐にわたります。覚えておいていただきたいのは、リソースは無限にあるわけではないということです。そして、利用可能なリソースをいかに管理するかが、プロジェクトの成功の鍵となるのです。
しっかりとしたリソースドキュメントがあれば、何が、どのように、そしてより効果的に活用できるかを常に把握できます。また、プロジェクトのライフサイクル全体を通して、すべてのリソースがどのように使用されるかを正確に把握するために、リソース計画も作成する必要があります。
ワークロードを監視する
特定のチームメンバーやチーム全体に過度の負担をかけることは絶対に避けなければなりません。あなたとプロジェクトマネージャーは、プロジェクトの作業負荷を常に注意深く監視する必要があります。チームメンバーやチームの誰かが負担が大きすぎると感じたら、燃え尽き症候群を防ぐために役割を分散させる必要があります。誰かが燃え尽きてしまうと、プロジェクトに貢献できなくなります。作業負荷を監視することで、そのような事態を回避できます。
リスク管理を採用する
リスクはどこにでも存在し、その管理には多大な労力を要します。リスク管理を導入することで、最善を期待しながらも最悪の事態に備えることができます。リスク管理を成功させるには、リスク対応チームを編成し、あらゆるリスクを特定し、リスク分析を実施し、各リスクの責任者を任命し、発生したリスクに対処するために必要な措置を講じる準備を整えておく必要があります。
スコープクリープを防ぐ
プロジェクトライフサイクルのどこかの時点で、プロジェクトの境界を越えてしまいたくなるかもしれません。途中で新しい機能が必要になるかもしれません。しかし、その機能については計画しておらず、この時点で追加しようとすると、プロジェクト全体が混乱に陥る可能性があります。
新機能を途中で追加するのではなく、プロジェクトの新しいリリース向けの機能、またはプロジェクト完了後に作成できるアドオンとして検討しましょう。スムーズに実行できるよう、当初の計画を忠実に守りましょう。
定期的に短い会議を開く
全員が常に同じ認識を持つために、毎週または毎日「スタンドアップ」ミーティングを開催することを検討してください。これらのミーティングは簡潔で要点を押さえたものにしましょう。議題から逸れたり、ステークホルダーを長時間引き留めたりしないようにしましょう。そうしないと、ステークホルダーはこれらのミーティングを面倒なものと捉えてしまいます。参加して、必要なことを述べ、他の人の意見を聞き、退席する。それだけです。
詳細な文書を保管する
いつも見落とされがちなのが、ドキュメントです。これは大きな間違いです。何を構築しているかに関わらず、綿密に練られたドキュメントを作成するだけでなく、プロジェクト全体についても詳細なドキュメントを作成する必要があります。誰が何を担当しているか、どの言語を使用しているかなど、プロジェクトのあらゆる側面を可能な限り記録してください。ドキュメントを多く作成すればするほど、プロジェクトは効率的に運営され、必要になった際に成功したプロジェクトを再現できる可能性が高まります。
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