Microsoft Wordファイルの入手元によっては、コンテンツが適切に構造化されていない場合があります。その場合、手動で構造を再構築するのに多くの時間を費やすことになりますが、Wordの置換機能を使えば数秒で作業を完了できます。この機能は、区切りリストを素早く処理します。このチュートリアルでは、Wordの置換機能を使って、関連項目を含む段落を適切なリストに変換する方法を説明します。
参照:誰もが知っておくべき Windows、Linux、Mac のコマンド (無料 PDF) (TechRepublic)
Windows 10 64ビット版システムでMicrosoft 365を使用していますが、以前のバージョンのWordも使用できます。Web版Wordは置換機能をサポートしています。デモファイルをダウンロードしてください。
要件を分解する方法
この問題は実際よりも少し複雑に聞こえます。図Aは複数の偽のメールアドレスを示しています。各アドレスはセミコロンで区切られています。このように使用されるセミコロンは区切り文字、つまり項目を区切るために使用される文字です。このような簡潔なリストであれば、データを手動で再構成することもできますが、内容が必ずしも短い段落になるとは限りません。
図A
このコンテンツを再構成する最も簡単な方法は、Word の置換機能を使用することです。この機能では、「何を探しているのか、何を置き換えるのか」という疑問が生じます。
コンテンツには不要な文字、セミコロンが含まれています。セミコロンの後の内容を次の行に強制的に出力するために、セミコロンを改行に置き換えます。WordでEnterキーを押して右端で改行すると、Wordは改行または段落記号を挿入します。
妥当と思われる解決策が見つかったので、それを実装してみましょう。
Wordでコンテンツを再構成するために置換を使用する方法
一見難しそうに思える問題も、Replaceを使えば簡単に解決できます。Replaceを以下のように実装してみましょう。
- [ホーム] タブの [編集] グループで [置換] をクリックするか、Ctrl + H キーを押します。
- 他の操作を行う前に、「詳細」をクリックし、「書式なし」をクリックします。「書式なし」ボタンが淡色表示になっている場合は、省略できます。「検索オプション」セクションでチェックされている他のオプションはすべてオフにしてください。Wordは前回の置換タスクを記憶しているので、新しいタスクの動作を妨げる可能性のある設定がないか常に確認することをお勧めします。
- [検索する文字列] コントロールに入力して
;、既存のコンテンツを置き換えます。 - [置換後の文字列] コントロール内をクリックし、既存のコンテンツを削除します。
- カーソルを [置換後の文字列] コントロール内に置いたまま、ダイアログの下部にある [置換] セクションで [特殊] をクリックします。
- 表示されたリストから「段落」（図B ）を選択します。図Cは、ハードページリターン、つまり段落記号を表す特殊文字コード「^p」を示しています。
- [すべて置換] をクリックし、[OK] をクリックして置換タスクを確認します。
- [閉じる]をクリックします。
図B
図C
図D
図Dに示すように、セミコロンがなくなり、各アドレスが1行に分かれています。セミコロンを段落記号に置き換えることで、コンテンツを再構成しました。段落記号を表示するには、「ホーム」タブの「段落」グループにある「表示/非表示」をクリックしてください。
異なる区切り文字を使用する方法
置き換えたのが区切り文字なので、区切り文字が重要に思えます。しかし、区切り文字はほぼどんな文字でも使えます。図Eのように、各アドレスの間にアンダースコアを入れた同じリストを試してみましょう。
図E
図F
上記の手順を繰り返しますが、手順3では図F_のように と入力します。結果は前と同じになります（図D）。Wordはスペース文字を段落記号に置き換えます。
他のコンテンツを含むドキュメントで作業している場合、区切り文字が他の部分で使用されている可能性があります。その場合は、区切り文字で区切られたコンテンツを選択し、そのコンテンツのみに対して置換タスクを実行してください。そうすることで、ドキュメント内の他の部分の文字を誤って置換してしまうことを防ぎます。間違えた場合は、Ctrl + Z キーを押してタスクを元に戻し、やり直してください。
