毎日、何百万もの企業が世界中のベンダーに情報提供依頼書（RFI）や見積依頼書（RFQ）を送信しています。しかし、プロジェクト調達を成功させる上で、これらの重要な要素は適切な情報提供に繋がっているでしょうか？RFIとRFQの作成と対応をよりシンプルにするためのチートシートをご紹介します。
情報要求 (RFI) とは何ですか?
プロジェクト調達において、プロジェクト依頼の最初のステップはRFI（情報提供依頼書）です。RFIは、ベンダーのサービスに関する詳細な情報と、それが企業のニーズにどのように適合するかを確認するために使用されます。つまり、これはプロセスの最初の、探索的なステップです。
参照: クイック用語集: プロジェクト管理 (TechRepublic)
企業は通常、RFIを用いて、膨大な数の潜在的なベンダーを絞り込みます。そのため、RFIは企業のプロジェクト要件に関する情報を含めるようにカスタマイズされます。例えば、IT分野では、ベンダーのソフトウェアが検討対象とするために満たすべき技術要件をリストアップすることがあります。
見積依頼 (RFQ) とは何ですか?
RFQ（見積依頼書）は、企業が自社の製品やサービスを予算内で実現できるかどうかをより詳しく知りたい場合に、ベンダーに送られます。ベンダーは、企業から提供されたプロジェクト情報に基づいて、概算見積書を提出することができます。
場合によっては、最初のRFIから情報を収集した後にRFQが送信されます。ただし、企業が求めているものが明確であれば、RFIの代わりにRFQを送信することもあります。RFQを受領すると、企業はすべての見積りを確認し、自社のニーズと財務要件に最も適したベンダーを決定できます。
提案依頼書 (RFP) とは何ですか?
RFIとRFQについて議論する際には、RFP（提案依頼書）についても議論することが重要です。RFQとRFPは似ているように見えるかもしれませんが、その意図は明確です。
企業は、プロジェクトの背後にある特定の問題をどのように解決できるかをより深く理解するために、複数のベンダーにRFP（提案依頼書）を送信する場合があります。また、コスト以外の重要な要素を検討したい場合、RFQの代わりにRFPを送信することもあります。
RFI と RFQ が重要なのはなぜですか?
RFIとRFQは、調達業務において非常に重要な要素です。これらの依頼により、企業は多数のベンダーから情報を集め、容易に比較検討することができます。その結果、RFIとRFQは、予算要件から具体的なソリューションに至るまで、企業独自のニーズに合った適切なベンダーを選択するのに役立ちます。
最初から適切なベンダーを選択することで、企業はプロジェクト要件を満たさないサービスを進めることに伴う潜在的に重大なリスクとコストを排除できます。
プロジェクト管理におけるRFIとRFQのプロセス
RFI（情報提供依頼書）とRFQ（見積依頼書）の送受信は、プロジェクト管理において非常に重要な部分です。これらの依頼は、プロジェクト完了に必要なすべての資材とサービスの調達を含むプロジェクト調達フェーズで行われます。
調達はプロジェクトの初期計画段階で定義されます。調達要件が明確になったら、チームはRFI（情報提供依頼書）とRFQ（見積依頼書）の送信を開始できます。ベンダーはこれらの要求に詳細に回答します。
企業は各ベンダーから送られてきた情報を分析し、どのソリューションを採用するかを決定する必要があります。プロジェクト調達におけるこの段階は、しばしば「調達の実施」と呼ばれます。
ベンダーが選定されると、企業は必要な契約に署名し、該当する場合は初期支払いを行います。
RFI と RFQ を作成する際のベストプラクティス
RFIとRFQの作成は科学的な作業です。しかし、プロジェクトの調達を成功に導くために、いくつかのベストプラクティスに従うことができます。RFIを作成する場合でもRFQを作成する場合でも、考慮すべきベストプラクティスがいくつかあります。
すべてのRFIとRFQに標準フォーマットを使用する
RFI（情報提供依頼書）とRFQ（見積依頼書）を作成する際は、標準化されたフォーマットを使用してください。これにより、ベンダーから必要な回答が得られやすくなり、各リクエストの分析にかかる時間を短縮できます。テンプレートの使用をお勧めします（詳細は後述）。
対応ガイドラインを含める
ベンダーには、リクエストへの対応方法を詳しく説明した詳細な回答指示を必ず含めてください。例えば、回答完了予定日や、RFIまたはRFQに記載されている事項について質問する際の手順などを記載する必要があります。
RFIとRFQの自動化を検討する
RFI（情報提供依頼書）やRFQ（見積依頼書）の送信、分析、そして返信は時間のかかるプロセスです。幸いなことに、RFQの作成から評価まで、これらのプロセスを自動化できるツールが数多く存在します。面倒なプロジェクト調達業務を削減するために、RFIまたはRFQソフトウェアの導入をご検討ください。
その他のベスト プラクティスは RFI に固有のものです。
RFIリクエストをシンプルかつ分かりやすくする
RFIはシンプルにまとめましょう。この段階では、ベンダーが次の調査段階に適しているかどうかを確認するために、ベンダーに関する情報を収集するだけです。価格情報やその他の詳細な情報は、RFQを通じて収集できます。
多くのベンダーにRFIを送信することを恐れないでください
おそらく、あなたのプロジェクトのニーズにぴったり合う選択肢は何百もあるでしょう。幸いなことに、RFI（情報提供依頼書）を送ることは、潜在的な勝者を素早く見つけ出すための優れた方法です。複数のRFIを送ることをためらわないでください。RFQ（提案依頼書）を送る際に、検索範囲を絞り込むことができます。
最後に、RFQ 固有のベスト プラクティスも考慮する必要があります。
プロジェクトの詳細を掘り下げる
RFIはシンプルですが、RFQではプロジェクトの具体的な内容を詳しく記述する必要があります。例えば、製品やサービスの要件を厳密にリスト化し、プロジェクトのタイムラインを記載する必要があります。これらの詳細を共有することで、ベンダーはより正確な見積もりを提示できるようになります。
ベンダーの数を制限する
RFQはRFIのように送るべきではありません。真剣に検討しているベンダーに送るべきです。そうしないと、多数の見積もりを分析するのに膨大な時間を無駄にしてしまうでしょう。まずはRFIを実施して、候補を絞り込みましょう。
価格表を含める
価格情報は、特に複数のベンダーを分析する場合、すぐに膨大な量になってしまうことがあります。RFQテンプレートに自動価格表を組み込んでください。ベンダーがテンプレートに情報を入力すると、プロジェクトコストが各RFQで同じ方法で自動的に計算されます。
独自のRFIまたはRFQテンプレートを作成する方法
RFI（情報提供依頼書）とRFQ（見積依頼書）を効率的に送信、分析、そして返信する最善の方法は、各ベンダーに共通して使用できるテンプレートを作成することです。独自のテンプレートを作成することもできますが、オンラインで様々なテンプレートが提供されており、ビジネスに合わせてカスタマイズできます。今すぐ活用できるテンプレートをいくつかご紹介します。
- HubSpotのRFI/RFPテンプレート
- ProjectManager による RFI テンプレート
- Asana による RFI テンプレート
- ProjectManager による RFQ テンプレート
- Asana による RFQ テンプレート
独自のテンプレートを開発したい場合は、ワードプロセッサソフトで簡単な文書を作成し、それをテンプレートとして保存するだけで簡単に作成できます。または、RFIとRFQの両方に入力可能なPDFフォームを作成することもできます。
RFI と RFQ に含めるべき重要な情報
RFI と RFQ は特定のニッチやプロジェクトのニーズに合わせて高度にカスタマイズできますが、それぞれに含める必要のある交渉不可能なコンポーネントがいくつかあります。
RFI の場合、プロジェクトの目標と目的、基本的なビジネス情報、プロジェクトの概要、必要なソリューション、対応ガイドラインを含める必要があります。
見積依頼書（RFQ）には、プロジェクトの目標、ソリューションまたは製品の要件、価格表、プロジェクトのタイムライン、そして詳細な成果物のタイムラインを記載する必要があります。また、ベンダーの選定方法についても記載しましょう。例えば、見積りを評価する際に使用する基準などです。
