組織内の他のメンバーとオンラインで共同作業を行うことは便利ですが、Microsoft Excel のバージョンが上がるにつれて、この機能は向上しています。共有ブックは、作成者の設定に応じて表示と変更が可能で、すべてリアルタイムで行われます。閲覧者は変更内容をすぐに確認できます。これは良い面と悪い面があります。常に最新のデータを表示する必要がありますが、同時に、データの並べ替えやフィルター処理を行っている場合は、この共同作業によって作業が中断される可能性があります。この記事では、作業中に更新されない静的なデータビューを作成する方法を説明します。
参照:すべてのユーザーが習得すべき Excel のヒント 83 選(TechRepublic)
この機能はMicrosoft 365とExcel Onlineでのみご利用いただけます。私はWindows 10 64ビット版システムで両方を使用しています。デモファイルはありませんので、必要ありません。お好きなExcelブック（空白のブックでも可）をご使用いただけます。
基本
オンラインデータを閲覧中に、突然目の前でデータが変更された経験はありませんか？これは共同作業の良い面と悪い面の両方です。OneDriveでブックを共有すると、ブックへのリンクを送信して招待した相手は、あなたがブックを閲覧・編集している間も、ブックを閲覧・編集できます。
ブックは簡単に共有できます。デスクトップ版で作業している場合は、図Aに示すように、タブバーの右上隅にある「共有」ボタンをクリックします。ブックがまだOneDriveに保存されていない場合は、プロンプトが表示されたらコピーを保存してください。（SharePointにも共有できますが、365に付属しているOneDriveを例として挙げます。）
図A
共有にはいくつかのオプションがあります。デフォルトでは、ブックへのリンクを知っているすべてのユーザーがその内容を閲覧・編集できます。これを変更するには、「リンクを知っている全員が編集可能」オプションをクリックして、「特定のユーザー」リンクを表示します。後から、ブックの編集を許可したいユーザーだけにリンクを送信できます。リンクをコピーして好きな方法で送信することもできますし、「Outlook」をクリックしてそこから送信することもできます。指示や期限などを記載したメッセージを入力することもできます。「共有」ウィンドウを使えば、誰がブックを閲覧しているかをリアルタイムで確認することもできます。この共有プロセスは簡単で、少し操作してみるだけですぐに使いこなせるようになります。
この機能は素晴らしいのですが、表示しているデータが頻繁に変化すると不安になります。データの静的ビュー、つまり一時的なビューを作成すれば、他の人が作業をしている間に自分の作業に集中できます。
Excelで一時ビューを作成する方法
他のユーザーがブックを閲覧・編集している場合、その人のMicrosoftアカウント情報（または組織情報）を示す小さなアイコンが表示されます。私の場合は、図Bに示すように、仕事用メールとプライベート用メールのどちらを使用していても「SH」と表示されます。これは、ユーザー名が両方ともSusan Harkinsであるためです。デスクトップレベルのアクティブセルはH10です。OneDriveで共同作業を行っているため、セルF4を選択しました。
図B
同じような状況に遭遇した場合は、オンラインで共同作業を行う際に、ミドルネームのイニシャルなど、2人のユーザーを区別するための情報を追加することを検討してください。これは些細な点であり、ほとんどのユーザーにとって問題にはならないでしょう。
デスクトップ レベルに戻って、SH によって中断されたくないと思うので、一時的なビューを作成しましょう。
- 表示するシートをアクティブにして、[表示] タブをクリックします。
- 「シート表示」グループで「新規」をクリックします。次に「続行」をクリックします。これにより、図Cに示すように、多くの視覚プロパティが変更されます。列ヘッダーと行ヘッダーが黒地に白のフォントになっていることに注目してください。これは、変更がリアルタイムで反映されていないことを示す単なるヒントです。共有バージョンでは、誰が作業しているかは確認できます。シート名タブにも目のアイコンが表示されます。
図C
この時点で、同じファイルで作業している他のユーザーの邪魔をすることなく作業できます。他のユーザーがフィルター処理や並べ替えを行っている場合、Excel はビューを更新するかどうかを尋ねます。
このような状況に頻繁に遭遇する場合は、毎回新しいビューを作成するのではなく、一時的なビューを保存して必要に応じて適用することができます。ビューが複雑な場合は、毎回構造を再作成する必要がないため便利です。
一時ビューを保存するには、「シートビュー」グループの「保存」をクリックします。これにより、デフォルトの名前「View1」が適用されます。この名前を変更するには、ビュー名コントロール内をクリックし、図Dに示すように新しい名前を入力します。「MyView」を適用するには、ドロップダウンから選択します。同じシートに対して複数のビューを作成できます。ドロップダウンから新しいビューまたはデフォルトのビューを選択するだけで適用できます。
図D
オプション機能を使用すると、ビューの名前変更、削除、複製が可能です。複製は、複雑なビューがあり、元のビューを維持しながら微妙な変更を加えたい場合に便利です。
一時ビューは簡単に導入できます。共同作業を頻繁に行う場合は、この機能を試してみて、作業効率の向上に役立つことを実感してください。
