昔は文書を編集する際に、印刷された文書を回し読みし、色とりどりのペンを使っていました。出版業界に携わっていた方なら、変更箇所を示すために特別なマークを付け、余白に修正案を書き込んだことでしょう。Wordの変更履歴機能はこれに似ていますが、編集と変更は電子的に行われます。Wordは使いやすい共同作業ツールですが、多くのオプションに苦労し、最大限に活用できていないユーザーもいます。この記事では、その柔軟性を最大限に活用できるように、基本事項を復習します。
注：例に沿って編集したい場合は、テキストが豊富な文書であればほとんど何でも使用できます。または、サンプルの.docxまたは.doc文書をダウンロードすることもできます。Word 2003をお使いの場合、この記事で紹介している文書と異なる場合もありますが、基本的なオプションは引き続きご利用いただけます。
電源を入れる
変更履歴の記録を使わずに文書を編集することもできます。変更を加えるだけです。ほとんどの人にとって、これで十分です。バージョン履歴が必要な場合や、他のユーザーと共同作業を行う場合は、変更履歴の記録を使用してください。変更履歴の記録を有効にするには、「校閲」タブをクリックし、「変更履歴」グループの「変更履歴の記録」オプションをクリックします。ドロップダウンリストから「変更履歴の記録」を選択します。Word 2003では、「表示」メニューから「ツールバー」を選択し、「校閲」にチェックを入れると、「校閲」ツールバーが表示されます。
ユーザーはこの機能のオン/オフの切り替えに戸惑うことがよくあります。「変更履歴の記録」が有効になっている場合、オプションの背景は図Aに示すように単色になります。無効になっている場合、背景は透明になります。ボタンはトグルとして機能し、クリックすると有効になり、もう一度クリックすると無効になります。
図A
背景色は機能が有効であることを示します。
さらに、ステータス バーを右クリックして [変更の記録] を選択すると、図 Bに示す変更の記録インジケーターをステータス バーに追加できます。
図B
ステータス バーに変更履歴インジケーターを追加します。
変更が必要（優先的ではない）で、著者の許可も必要ない場合は、ステータスバーのインジケーターをクリックして変更履歴の記録を一時的に無効にすることができます。変更を加えた後、もう一度インジケーターをクリックすると、変更履歴の記録が再び有効になります。こうすることで、著者は最後の編集作業中に中断する手間を減らすことができます。
それはどのように見えるか
変更履歴の記録を有効にすると、変更内容がマークアップ形式で表示されます。例えば、テキストを削除しても、そのテキストは消えません。Wordでは取り消し線フォントで表示されます。追加されたテキストには下線が引かれます。図Cは、削除されたテキストと追加されたテキスト、その他の変更を含むシンプルなマークアップを示しています。
図C
「変更履歴の追跡」を使用すると、提案された変更内容を確認できます。
ほとんどの人はデフォルトの形式を変更することはありませんが、「変更履歴」グループのダイアログランチャーをクリックすることで変更できます。表示されるダイアログで「詳細オプション」をクリックします。2010の場合は、「変更履歴の記録」ドロップダウンから「変更履歴の記録オプション」を選択します。図Dは表示されるダイアログです。これらのオプションを少し確認して、自分に合った設定にカスタマイズしましょう。
図D
デフォルトの形式を変更できます。
Word はユーザーごとに異なるマークアップカラーを割り当てるため、複数のレビュー担当者を簡単に追跡できます。デフォルトでは、多くの編集内容の色はレビュー担当者によって異なりますが、レビュー担当者とは無関係な特定の色を強制的に適用することもできます。
すべての変更履歴を表示する必要がない場合は、Word で一部の変更履歴を削除できます。例えば、書式の変更を表示したくない場合は、「変更履歴の記録オプション」（図 D）を開き、「書式の記録」オプションのチェックを外します。
コメント
編集者として作業中は、タイプミスやフォーマット変更など、必要な変更点をマークしておくと効率的です。こうすることで、作成者が変更を承認して次の編集作業に進みやすくなります。しかし、変更内容によっては、優先的に変更する必要がある場合もあります。その場合は、コメントを使って変更を提案しましょう。編集作業を行うには、作成者が作業を中断して編集内容を拒否または承認する必要がありますが、作成者は1回の簡単な操作ですべてのコメントを削除できるからです。
この機能に慣れていないユーザーが、何でもかんでもコメントに頼ってしまう危険性があります。これは非効率的です。必要な編集変更だけをコメントに書き込めば、作成者の時間を節約できます。しかし、すべてをコメントで提案してしまうと、作成者は変更を受け入れるどころか、実際に変更を実装しなければならず、必要以上に労力を費やすことになります。
コメントが適切な場合は、参照先の場所にカーソルを置くか、テキストを選択します。次に、「コメント」グループの「新しいコメント」をクリックします。空のコメント吹き出しが表示されたら、図Eのようにコメントを入力します。コメントと共にユーザー名も表示されます。
図E
コメントを使用して、優先的な変更を提案します。
見たいものを、見たい方法で
多くのオプションを備えた機能は、その柔軟性を十分に活用できず、ユーザーを混乱させることがよくあります。幸いなことに、設定を調整することで、自分に合った設定にすることができます。例えば、ほとんどの変更はデフォルトでインラインで表示されます（図C）。これらの変更を右余白に表示したい場合もあるでしょう（多くのユーザーはインラインの変更を煩わしく感じます）。この変更を適用するには、「マークアップの表示」ドロップダウンから3つのオプションのいずれかを選択します（バルーンを選択）。
- バルーンで変更履歴を表示
- すべてのリビジョンをインラインで表示
- バルーンにコメントと書式のみを表示する
最初のオプションでは、すべての変更履歴が特別な確認パネルに表示されます。このパネルは、図Fに示すように、文書の右側または下部に表示できます。または、「確認パネル」ドロップダウンから「縦」または「横」を選択することもできます。バルーンは作業の邪魔にならないだけでなく、一部の編集内容についてより詳細な情報を提供します。
図F
マークアップをインラインではなくドキュメントの右側 (または下) に表示します。
マークアップを左側に表示したい場合は、「変更履歴の追跡オプション」(図 D ) を開き、「余白」ドロップダウンから「左」を選択します。
すべてをまとめると
多くのユーザーはここまではできますが、多くの校閲者（および改訂版）が関わる複雑な文書を扱う場合、作成者の作業はより困難になります。ユーザーが気づいていないのは、「変更履歴の記録」が「すべてかゼロか」の機能ではないということです。つまり、特定の種類の改訂版を個別に操作できるのです。例えば、残りの編集作業が楽になるため、すべての書式変更を承認（または拒否）したいとします。しかし、他の変更はまだ承認したくない、という状況です。行き詰まっていると思うかもしれませんが、そうではありません。書式変更だけを承認し、他の変更を先に進めることができます。
- [マークアップの表示] ドロップダウン ([追跡] グループ内) をクリックします。
- 図Gに示すように、「書式設定」オプション以外のすべてのチェックを外します。この時点で、Wordは書式設定マークアップのみを表示します。
図G
- 「変更」グループで「承諾」ドロップダウンをクリックし、「文書内のすべての変更を承諾」ではなく「表示されているすべての変更を承諾」を選択します（図H ） 。このオプションが淡色表示になっている場合は、現在すべてのマークアップが表示されています。このオプションを有効にするには、何かを非表示にする必要があります。
図H
- 書式設定の変更を承認 (または拒否) した後、手順 1 を繰り返して、すべてのマークアップ表示をリセットします。
チームで作業する場合でも、一人で作業する場合でも、「変更履歴の記録」を使えばWord文書をより効率的に編集できます。提案された変更を適用する際には、承認または拒否を選択するだけで、Wordが自動的に変更を適用します（または適用しません）。表示オプションをすべて活用することで、変更をより効率的に適用できます。
変更履歴の追跡に関するその他のヒントやコツがあれば、下のディスカッションスレッドで共有してください。
