文書の目次は予測可能で、概ね信頼できます。一方、索引は作成プロセスが確立されていないため、役立つ場合もあれば、期待外れになる場合もあります。著者が索引に含めるべき内容と含めるべきでない内容を決定するルールはほとんどありません。項目が多すぎても少なすぎても、読者を混乱させ、不満にさせてしまいます。この記事では、Wordで役立つ索引を作成するプロセスと、何を含めるか、何を含めないかを決める際に必要ないくつかの選択肢について説明します。
インデックス作成の例を実行する際は、任意のドキュメントを使用できます。また、サンプルの.docxまたは.docファイルをダウンロードすることもできます。図と手順はWord 2010に基づいていますが、Word 2003から2013にも問題なく適用できます。
少し背景
優れた索引とは、単なるリストではありません。直感的で一貫性があり、そのためには専門的なスキルが必要です。Wordの索引機能は強力で導入も簡単ですが、優れた索引を作成する鍵は、実行よりも計画にあります。
Word は、コンコーダンスまたはマークアップ索引の作成に役立ちます。コンコーダンスとは、書籍や文書の主要な単語をアルファベット順に並べた索引です。一方、索引とは、アルファベット順に並べられた関連項目の一覧です。この 2 つの違いは何でしょうか？コンコーダンスは単語の集合体であるのに対し、索引は文書の文脈の中で意味を持つ（関連する）項目を一覧表示したものです。索引は、文書に関する分析や知識の成果を示します。コンコーダンスは、特別な理由がある場合に限り作成します。この記事では、コンコーダンスの作成手順については説明しません。
マークアップ索引は、より綿密な計画が必要ですが、より直感的で文脈に忠実な参照を作成できます。このタイプの索引では、実際の文書内の項目にタグを付けるため、主題に関する専門知識が必要です。索引を生成する際、Wordはこれらのタグに基づいて索引の構成を決定します。読者側の手間はかかりますが、結果として読者にとってより役立つものになります。
相互参照はよく目にしますが、これには「参照」と「また参照」の2種類があります。「参照」は、その場所では定義されていない参照の正しい場所を示します。何も見つからない代わりに、索引は読者を別のエントリに誘導します。このタイプの参照は煩わしい場合があるので、賢く使いましょう。その場所に文脈上価値のあるものがなければ、そもそもそのエントリを含める意味がありません。「また参照」は、現在のエントリに加えて、読者にとって役立つと思われる関連エントリを参照します。相互参照を使用するかどうかは、文書の長さ、主題、複雑さによって決まります。
先を見据える
文書のマークアップを始める前に、計画を立てる必要があります。組織に索引作成の慣例がある場合は、既に計画があるはずです。そうでない場合は、以下の点を検討してください。
- 相互参照しますか？もしそうなら、「参考文献を参照」を含めますか？
- The や A などの（文法上の）冠詞をどのように扱いますか?
- 数字をアルファベット順か数字順か、どのように並べ替えますか?
- 1 ページを超える参照をどのように表示しますか?
- 目次やその他の見出しに索引を付けますか?
コンテンツに特別な指示がない限り、正しいとか間違っているとかはありません。一貫性があれば、読者はすぐにあなたの選択に慣れるでしょう。タグを文章中に付けるか、文章が完成した後に付けるかはあなた次第ですが、文章が完成した後に索引作成に十分な注意を払うと、より充実した索引が作成できるかもしれません。さらに重要なのは、視覚的なタグは創作プロセスの妨げになるということです。私のアドバイスは、文章の執筆、編集、そして書式設定が終わった後にタグを付けることだと思います。
インデックスタグは大文字と小文字、そしてスペースを区別します。つまり、「Cardinal」と「cardinal」は同じ意味ではなく、どちらもインデックスに表示されます。同様に、「Cardinal」と「Cardinal」はソート時に一緒に表示されません。後者の先頭にスペース文字があると、そのエントリはインデックスの先頭に強制的に表示されます。そのため、タグ付けを始める際は、大文字と小文字、スペースの区別について慎重に検討してください。何かがずれている場合は、この2つの問題のいずれかが原因である可能性があります。
テキストをマークする
インデックスのコンテンツを計画したら、次のようにタグ付けを開始する準備が整います。
- 索引付けしたい用語を選択します。この例では、最初の段落の最初の行にある「Insert tab」という語句を選択します（図A）。ご覧のとおり、ハイライト表示には語句の前後のスペースとカンマとスペースは含まれません。
図A
- 「参考資料」タブをクリックし、「索引」グループの「索引登録」をクリックするか、Shift+Alt+x キーを押します。Word 2003 では、「挿入」メニューの「索引登録」を選択します。（Word 2003 でこのコマンドが使用できない場合は、キーボードショートカットを使用するか、以下の Word 2003 のコマンドを参照してください。）
- マークをクリックします（図B）。
図B
結果のタグは図 Cに示されています。
図C
Word はタグ付けされたテキストを視覚的に識別します。
タグ { XE “タブの挿入” } は、マークされたテキストと相互参照などの追加属性を含む特殊なフィールドです。この簡単な例では、デフォルト設定を変更していません。相互参照を追加したり、特別な書式を適用したりしていません。他の選択肢もあります。タブ参照が多数ある文書では、「タブ」をメインエントリに設定し、「挿入」をサブエントリに設定することができます。両方を同時に設定する場合もあります。その場合は、相互参照が適切である可能性があります。
図Dに示すように、最初の行で「galleries」をマークして、2つ目のインデックスタグを追加します。今回は、「メインエントリ」コントロールで「galleries」を「gallery」に置き換え、「すべてマーク」をクリックします。
図D
用語にタグを付けてエントリを変更することができます。
図Eに示すように、タグには「galleries」ではなく「gallery」という単語が含まれています。「gallery」は索引項目ですが、索引はギャラリーの場所を参照します。さらに、「すべてマーク」をクリックすることで、目次と見出しを除く、文書内の「galleries」という単語のすべてのインスタンスにタグが付けられました。
図E
2番目のタグは異なります。
さて、より複雑なエントリ、2番目の段落にある「クイックスタイル」を見てみましょう。Word用語では、「クイックスタイル」はギャラリーのようなものです。そのため、クイックスタイルとギャラリーの2つのエントリを含めるのが妥当でしょう。
- { XE 「クイック スタイル」 \t 「ギャラリーも参照」 } [オプション] セクションで [相互参照] をクリックし、「ギャラリーも参照」というテキストを追加すると、メイン エントリの [クイック スタイル] にギャラリーへの相互参照が追加されます。 \t フラグは相互参照を示します。
- { XE "gallery:Quick Styles" } メインエントリ テキストとして gallery と入力し、サブエントリ テキストとして Quick Styles と入力して、クイック スタイルを gallery のサブエントリとして入力します。
図 F は、 2 つのインデックス タグを追加した結果を示しています。
図F
同じテキストをマークしてサブエントリや相互参照を作成できます。
Word 2003 コマンド
Word 2003 を使用しており、[索引項目の登録] コマンドが [挿入] メニューにない場合は、キーボード ショートカットを使用して [索引項目の登録] ダイアログを開くか、次のようにして [挿入] メニューにコマンドを追加することができます。
- [ツール] メニューから [カスタマイズ] を選択し、[ツールバー] タブをクリックします。
- ツールバー リストでメニュー バーがチェックされていることを確認します (デフォルトなのでチェックされているはずです)。
- [コマンド]タブをクリックします。
- [カテゴリ] リストで、[すべてのコマンド] をクリックします。
- コマンド リストで、MarkIndexEntry を選択し、コマンドを [挿入] メニューにドラッグします。
- コマンド アイコンを、メニュー上でコマンドを表示する場所までドラッグして放します。
- カスタマイズダイアログを閉じます。
インデックスを生成する
この短い文書には索引付けできる用語や語句がいくつかありますが、ここでは先に進んで索引を作成しましょう。カーソルを文書の末尾に置きます（おそらく文書に新しいページを追加することになるでしょう）。「挿入」グループ（「参考資料」タブのまま）で「索引の挿入」をクリックします。Word 2003の場合は、「挿入」メニューから「参考資料」を選択し、「索引と目次」を選択します。最初の実行ではデフォルトの設定で十分ですが、図Gに示すように列数を1に変更してください。
図G
1 列のインデックスを生成します。
図Hに示すような1列の索引があり、校正や編集が簡単です。索引には、タグ付けされた項目と、その項目が含まれるページ番号が含まれます。また、索引によってセクション区切りが自動的に挿入されます。（索引ラベルはWordではなく私が追加しました。）
図H
インデックスはタグの結果です。
エントリはアルファベット順に並んでいます。最初のエントリ「ギャラリー」は1ページ目にありますが、「クイックスタイル」というサブエントリも存在します。「クイックスタイル」エントリのメインエントリには、「ギャラリー」への相互参照があります。一貫性を保つようにしてください。例えば、「スタイル」ギャラリーなどの別のギャラリーをマークした場合は、それを「ギャラリー」エントリのサブエントリとして追加し、「スタイル」メインエントリで「ギャラリー」エントリを相互参照する必要があります。一貫性は、読みやすく役立つ索引を作成するための鍵です。
インデックスの変更
索引作成の達人、またはエントリ数が少ないシンプルな文書の索引作成でない限り、最初からうまくいかない可能性が高いでしょう。例えば、クイックスタイルのメインエントリには相互参照がありますが、ページ番号がないことに気づいたかもしれません。図Fを見ると、相互参照のページ番号は同じタグに追加できますが、両方に追加できないことがわかります。クイックスタイルのメインエントリのページ番号を追加するには、別のタグが必要です。
索引を直接変更することはできません。代わりに、問題の索引タグを変更するか、新しい索引タグを追加してください。その後、新しい索引を生成します。この場合、文書内のクイックスタイルを強調表示し、図Iに示すようにメインエントリタグを追加することで、クイックスタイルのメインエントリタグを追加します。「索引項目の登録」ダイアログを閉じた後、新しい索引を生成します。位置を気にする必要はありません。Wordによって既存の索引が置き換えられます。Wordからこの操作を確認するメッセージが表示されたら、[OK]をクリックします。作成された索引では、クイックスタイルにページ番号と相互参照が含まれます。
図I
メインエントリにはページ番号と相互参照を含めることができます。
特典
ここまで多くのことを学びましたが、まだ多くの機能があります。より高度な索引を作成するためのオプションがいくつかあります。例えば、テキストをコロン（:）で区切ることで、2番目のサブエントリを作成できます。3番目のレベル（およびそれ以降）のエントリが必要になることはめったにありませんが、Wordでは必要なだけレベルを作成できます。
エントリはいくつかの方法でフォーマットできます。
- 「索引項目のマーク」ダイアログで、「ページ番号の形式」オプションを使用してページ番号を書式設定します。
- タグ内で、エントリテキストにフォーマットを適用します。
- タグでは、フラグを使用します (これについては次に説明します)。
より詳細な制御を行うためにタグに挿入できるフラグがいくつかあります。
- エントリを太字にするには、\b を使用します。
- エントリを斜体にするには \i を使用します。
- 相互参照を追加するには \t を使用します。
- ブックマークを参照するには\rを使用します（この記事では説明していません）。このフラグを使用してページ範囲を作成できます。
「索引項目をマーク」ダイアログの下部には「自動マーク」というボタンがあります。このボタンを使ってコンコーダンス索引を作成します（この記事では説明しません）。
項目をマークするたびに「索引項目をマーク」ダイアログを閉じる必要はありません。面倒ですから。用語をハイライト表示している間は、ダイアログを開いたままにしておいてください。メインエントリコントロールに新しいテキストが更新されない場合は、コントロール内をクリックしてください。コントロールに新しいテキストが表示されたら、必要なオプションを設定し、「マーク」または「すべてマーク」をクリックします。完了するまでマークを繰り返します。完了したら、ダイアログを閉じてください。
必要に応じて、インデックス タグを非表示または表示するには、[ホーム] タブの [段落] グループにある [表示/非表示] オプションを使用します。
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