多くの場合、優れた業績を上げ、専門分野に精通し、リーダーシップを発揮していることが、最初の管理職への昇進の決め手となります。しかし、必ずしも部門予算の作成方法や運用方法を知っているとは限りません。そのため、予算編成を現場で学ぶ必要性が生じる可能性があります。
部門予算の管理は家計管理と似ていますが、企業の予算編成はより多くの関係者が関与し、はるかに複雑です。幸いなことに、新任の管理職が学べるベストプラクティスがあります。ここでは、役立つ予算管理のヒントを7つご紹介します。
参照: 2019年IT予算調査レポート: ビジネス環境、セキュリティ、収益機会によりIT支出が増加 (Tech Pro Research)
既存の予算を基準として使う
新しい部署や機能を立ち上げる場合を除き、引き継ぐ部署には既に予算が存在している可能性が高いです。この予算を注意深く確認し、疑問点はすべて解消してください。この予算に同意するかどうかは別として、これは新しい予算を作成するための基準と出発点として機能するはずです。
予算予測について部署のメンバーと話し合う
新しくマネージャーに就任する人の多くは、以前スタッフとして勤務していた部署に昇進しますが、その部署のあらゆる分野に精通しているとは限りません。例えば、エンジニアリングCAD（コンピュータ支援設計）グループの管理を引き継ぐことになったとしても、これまでは社外のクライアントとのやり取りやアプリケーション開発が中心で、ハードウェアとソフトウェアの予算編成については全く知識がない、といった状況です。そのような場合は、部署内でコンピュータ運用を担当するメンバーと話し合う計画を立てるべきです。彼らは、リソースの使用状況、来年度のハードウェア、ソフトウェア、メンテナンスの計画、そしてハードウェアとソフトウェアのパフォーマンスの履歴について教えてくれるでしょう。
参照：2019年のテクノロジー予算：CXO向けガイド（ZDNet特別レポート）｜レポートをPDFでダウンロード（TechRepublic）
企業から予算の期待値を理解する
全社的な慣行として、ほとんどの組織では、次年度の予算増額枠を決定するために、経営幹部レベルの幹部による予算サイクル開始前の会議を開催しています。多くの場合、彼らはまず予算額を提示し、各部門のマネージャーに予算編成前に計画内容を指示します。企業からのメッセージは、通常、「昨年度の5%以内の予算を計画してください」といったものです。企業の期待を事前に理解しておくことは、予算策定において非常に役立ちます。なぜなら、承認を得るためにどのような予算増額を期待されているかを既に把握しているからです。
参照：IT 予算編成：正しいやり方（無料 PDF）（TechRepublic）
予算を運用化し、何を犠牲にできるかを知る
予算を編成する際には、次の予算年度の目標と目的を参考にして、企業収益目標が達成されず予算の凍結または削減を求められた場合にも予算を調整できるようにする必要があります。このような事態が発生した場合、削減する内容を正確に把握しておく必要があります。柔軟性を高める最善の方法は、予算項目をできる限り運用予算項目または裁量予算項目にすることです。運用予算項目とは、毎月支払いが発生し、長期契約に縛られない項目です。項目を削減、削除、または延期する必要がある場合は、通常可能です。裁量予算項目とは、特定のプロジェクトまたは活動に割り当てられた費用です。状況が厳しくなった場合は、費用とプロジェクトを延期または削除できます。対照的に、何か大きなものを購入し、それを資本支出（ハードウェアまたはソフトウェア ライセンスなど）として時間をかけて費用処理する場合、状況は固定され、柔軟性がなくなります。
必要な場合は支援を求めてください
予算項目の償却や減価償却、その他予算に関連する財務比率や費用の構成方法についてサポートが必要な場合は、財務部門に知識豊富な予算アナリストが常駐していることが多いため、ぜひ活用してください。また、ある項目を運営予算から費用計上するか、固定資産予算から資産計上するかの判断に迷った際にも、財務部門はサポートを提供できます。財務部門は、それぞれの方法で毎月いくら支払うことになるか、そして支払い期間はどのくらいになるかを比較するスプレッドシートを作成し、金額を計算してくれます。
あらゆる資金調達オプションを活用する
予算を工夫して活用することも可能です。追加のスタッフ採用の承認が得られず、エントリーレベルのポジションであれば、地元の大学に目を向け、その分野の研修を受けており、インターンシップを希望する学生がいるかもしれません。（この方法を選択する場合は、公正労働慣行を遵守していることを確認してください。）新しいソフトウェアやハードウェアを導入したいものの、コストが正当化できない場合は、ベンダーが適切なファイナンスオプションで救済策を提供してくれます。オンプレミスシステムを購入する代わりにクラウドに移行するなど、状況に応じてコストを増減できる運用可能な方法を見つけることができれば、設備投資の固定化から抜け出すことができます。
参照: インターンシッププログラムの開始方法
資金調達ができない場合は、新しいプロジェクトの概念実証を実施する
予算が凍結または削減されたとしても、必ずしも現状維持する必要はありません。多くのベンダー、特に市場でのプレゼンスを確立しようとしているベンダーは、新しいプロジェクト管理システムの試用など、無償の概念実証プロジェクトを実施することで、次回予算が確保できた際に市場参入の足掛かりを得ようとしています。ベンダーにとって最適な方法の一つは、小規模な概念実証を通して、自社製品の価値を実証することです。これは、貴社だけでなく、その恩恵を受ける社内の他の人々にもアピールするものです。概念実証が成功すれば、貴社だけでなく、プロジェクト資金に関する他の支援も得られる可能性があります。また、概念実証は、貴社と貴社双方にとって、ベンダーを間近で観察する機会にもなります。言い換えれば、そのベンダーは貴社と協業できる企業であり、貴社のビジネスニーズに配慮してくれると確信できるかどうかということです。
新任マネージャーとして、予算管理のコツは数多くあり、予算管理に携わるうちに、そのコツを習得していくことになります。まずは、既存のベストプラクティスから始めることをお勧めします。これらのベストプラクティスは、経験を積むにつれて、独自のアプローチやテクニックを追加していくための基盤となります。
こちらもご覧ください:
調査: IT予算 – 2016年の推進要因、傾向、懸念事項
運用効率のスイートスポットを見つけることでデータセンターのコストを削減
募集: 起業家精神と企業経験を持つマネージャー
