給与計算のやり方：ステップバイステップガイド

正確な給与計算と連邦、州、地方自治体の法令遵守を確保するには、給与計算を正しく設定することが不可欠です。このガイドでは、給与計算ソフトと給与計算ソフトウェアの設定方法、そして初めて給与計算を行う際に必要な情報を解説します。

給与計算を行う最も簡単な方法は何ですか?

給与計算を手作業で行うこともできますが、非常に時間がかかります。また、人為的なミスが発生しやすく、潜在的な責任を問われる可能性があります。幸いなことに、Gusto（図A）など、あらゆるニーズと予算に合った無料または低価格の給与計算プラットフォームが数多くあります。

図A

給与計算に多額の費用をかけたくない小規模企業でも、給与計算ソフトウェアを使えば長期的には時間とコストの両方を節約できます。まだ導入していない方は、ぜひいくつかの給与計算ソフトウェアを試してみて、ニーズに合ったプラットフォームを見つけてください。

さらに詳しく知りたいですか？給与計算ソフトウェアの仕組みについて詳しくご覧ください。

給与計算の設定方法

1. 雇用者識別番号を取得する

雇用主識別番号（EIN）は、IRS（内国歳入庁）が納税申告のために会社を識別するために使用されます。事業所が米国または米国領土に所在している場合は、IRSのウェブサイト（図B）から無料でEINを申請できます。認証が完了すると、すぐにEINが発行され、給与計算の設定を進めることができます。

図B

2. 地方自治体または州の事業IDを取得する

連邦EINに加えて、州が売上税を課すかどうかに応じて、州の事業IDが必要になる場合があります。事業IDの登録が必要かどうかは、州政府のウェブサイトで確認できます。また、州の源泉徴収や失業保険口座に関する地域の要件については、地元の会計士または弁護士に相談することをお勧めします。

3. 従業員を分類する

個人請負業者や従業員を雇用するかどうかに応じて、税金を計算し、源泉徴収します。通常、個人請負業者は自ら税金の納付義務を負っているため、源泉徴収や納税を代理で行う必要はありません。次のステップに進む前に、給与を支払う各人を正しく分類する方法を把握する必要があります。

参照：2023年のベスト給与計算アプリ

4. 従業員の書類を集める

従業員を適切に分類したら、給与支払いに必要な書類をすべて集める必要があります。給与計算を実行する前に、各従業員から以下の情報を入手する必要があります。

• 正式な氏名。
• 生年月日。
• 現在の住所。
• 雇用の開始日または終了日。
• 納税申告番号（社会保障番号または EIN）。
• 賃金率と報酬の詳細。
• 従業員の米国での就労資格を確認するためのフォームI-9
• 従業員の場合は W-4、独立請負業者の場合は W-9。

5.労災保険に加入する

お住まいの地域によっては、従業員を1人しか雇っていない場合でも、労災保険への加入が義務付けられている場合があります。従業員の雇用と給与支払いに労災保険の加入が必要かどうかは、連邦法、州法、地方自治体の法律をご確認ください。

6. 給付金について決定する

福利厚生制度を導入する場合、従業員の給与から福利厚生の負担分を差し引く必要があることはほぼ確実です。福利厚生制度をまだ決定していない場合は、最初の給与計算を行う前に決定しましょう。

多くの給与計算プラットフォームには、福利厚生管理機能も備わっており、どのようなプランを提供するかを判断するのに役立ちます（図C）。従業員が選択すると、その情報が給与計算ソフトウェアにすぐに入力され、給与計算期間ごとに控除額が自動的に計算・源泉徴収されます。

図C

参照：2023年企業向け給与計算ソフトウェアのベスト10

7. 給与期間を選択する

給与計算を実行する前に、従業員への給与支払い頻度を決定する必要があります。選択できる給与計算スケジュールは主に4つあります（図D）。

• 週払い:従業員は毎週給料を受け取ります。このスケジュールは、レストラン、製造業、建設業で一般的です。
• 隔週:従業員は隔週で給料を受け取ります。このスケジュールは小売業では一般的です。
• 半月ごと:従業員は月に 2 回、同じ日に、多くの場合毎月 1 日と 15 日に給与を受け取ります。これは最も一般的な給与スケジュールです。
• 月払い:従業員の給与は月に 1 回、多くの場合は月の最初の営業日または最後の営業日に支払われます。このスケジュールは、給与が非常に高い職業では一般的です。

給与期間の選択を確定する前に、連邦法と州法の両方を参照して、すべての要件に準拠していることを確認してください。

図D

8. 従業員ハンドブックを作成する

給与スケジュールを決定したら、従業員への給与支払い時期と方法を明記した従業員ハンドブックまたは給与規定を作成する必要があります。また、休日、有給休暇、福利厚生の源泉徴収など、給与や従業員への支払いに影響を与える可能性のある事項についてもハンドブックに記載する必要があります。

このハンドブックはすべての従業員に提供され、従業員はポリシーを受け取って読んだことを認める公式フォームに署名する必要があります。

9. 給与銀行口座を開設する

従業員への給与支払いには、専用の法人銀行口座が必要です。多くの企業は、給与が他の口座と混在しないように、給与専用の銀行口座を設けています。銀行と協力して口座開設を行い、最初の給与支払いに向けて準備を整えましょう。

10. 給与管理を誰が行うかを決める

まだ決めていない場合は、誰が給与計算を管理するかを決める必要があります。外部に会計士や経理担当者がいる場合でも、毎回の給与計算を会社側で確認・承認する必要があります。多くの中小企業では、CEOまたは創業者が担当します。大企業では、人事部と財務部の複数の従業員が協力して給与計算を担当します。

参照：2023年中小企業に最適な給与計算ソフトウェア

11. ソフトウェアを選択し、ソフトウェアのセットアップガイドを確認します。

勤務スケジュールと従業員の区分が決まったら、次は給与計算ソフトウェアを選びましょう。ソフトウェアを選ぶ際には、それぞれのソフトウェアでどのくらいの頻度で給与計算を実行できるかに注意してください。例えば、給与計算の実行ごとに料金が発生するソフトウェアで、週ごとに給与計算を実行する場合、コストが高くなる可能性があります。

請負業者向けの給与計算プランやツールも数多く存在します。そのため、業務の大部分を請負業者に依存している場合は、これらのソリューションを特に検討することをお勧めします。もちろん、ソフトウェアの機能や連携内容を確認し、自社に最適なソリューションを確実に選択してください。

ツールを選択してサインアップしたら、まず最初に、給与計算設定ガイドと、給与計算ソフトウェアに付属するその他の手順を確認してください。多くの給与計算プラットフォームは標準的な設定手順を採用していますが、設定手順に問題がないか確認するために、提供されているドキュメントを確認することをお勧めします。

12. 給与計算ソフトウェアにすべてをアップロードする

給与計算ソフトウェアを初めてご利用になる場合でも、Gustoを含むほとんどのソフトウェアには、上記で説明したすべての設定手順をガイドする設定ガイドが用意されています。EIN（個人事業主識別番号）と州の事業IDを入力し、各従業員をシステムに追加し、給与支払期間を選択して銀行口座情報を入力します。

以前別の給与計算ソフトウェアを使用していて、プラットフォームを切り替える場合は、新しいソフトウェアにあらかじめ組み込まれたインポートツールがあるかどうかを確認してください。切り替えをできるだけスムーズに行うために、多くの給与計算ソフトウェアでは、古いシステムから新しいシステムに給与計算情報をインポートするためのツールを提供しています。

支払うサービスのレベルに応じて、プロセスをスピードアップするためにアカウント担当者からセットアップのサポートを受けられる場合もあります。

新しい給与計算ソフトウェアをお探しですか？2023年のおすすめ給与計算ソフトウェアをチェックして、検索の参考にしてください。

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