Atlassianは、プロジェクト管理を驚くほど簡単にするための素晴らしい製品を数多く提供しています。Jira、Trello、Confluenceが一つにまとまっています。ビジネス界隈では、JiraとTrelloは課題管理やプロジェクト管理に広く使われているため、ほとんどの人がその存在を知っています。しかし、ほとんどのユーザーが知らない3つ目のツールです。また、使い始めるまで、その必要性に気づかない3つ目のツールでもあります。
簡単に言えば、Confluenceは知識とコラボレーションの融合です。Confluenceは、プロジェクトに関わるドキュメントを保存できる共同作業用のWikiのようなものだと考えてください。Trelloはプロジェクトの流れを管理し、Jiraはプロジェクトの課題を追跡できますが、Confluenceはプロジェクトをドキュメント化できます。
参照: 採用キット: プロジェクトマネージャー (TechRepublic Premium)
しかし、Confluenceを単なる標準的なWikiと考えないでください。Confluenceは、ドキュメントをスペースに整理することで、Wikiをさらに進化させています。これにより、異なるプロジェクトのドキュメントを一か所に集めることができます。Confluenceには、以下のような機能も備わっています。
- 無制限のスペースとページ
- 構造化されたページツリー
- マクロ
- 多数のテンプレート
- アプリと統合
- ページのバージョン管理
- 詳細検索
- リアルタイム編集
- コメント
- 通知
- 権限
- ホームフィードとパーソナライズされたフィード
- お知らせとブログ
- プライバシー、暗号化、コンプライアンス
ページとスペース
これは、Confluence を従来の wiki と区別する特徴の一つです。Confluence では、作業はスペースに分割されます。スペースは、特定のプロジェクトを中心としたコンテンツを含むページやブログ投稿を格納するコンテナと考えることができます。
詳しく見ていきましょう。例えば、プロジェクトXというプロジェクトがあり、それが複数の異なるパートで構成されているとします。パート1、パート2、パート3、パート4、パート5といった具合です。Confluenceでは、プロジェクトXが各スペースの起点となるホームとなります。つまり、プロジェクトXの下に5つのスペースを作成します。
- パート1
- パート2
- パート3
- パート4
- パート5
各スペース内に概要を作成し、パートの概要、パートの目的、パートに割り当てられたチームメンバーを文書化できます。さらに、プロセスの履歴を記録するブログ記事や、実際に行われている作業に関するドキュメントを含むページを作成できます。
スペースはConfluenceの中核を成し、ドキュメントやコラボレーションの場を整理しやすくなります。スペースは、アイデアが協力的に反復的に集まる場です。
プロジェクト管理を超えて
Confluenceを単なるプロジェクト管理の手段と考えるのはやめましょう。なぜでしょうか？それは、このプラットフォームはプロジェクトを支援するドキュメント作成ツール以上の価値を提供できるからです。Confluenceは以下の点で役立ちます。
- マーケティングプランを作成する
- 企業ポリシーの構築と共有
- ブレインストーミングセッションを文書化する
- 下院内部のコミュニケーション、ブリーフィング、最新情報
- ソフトウェア、サポート、システムドキュメントを提供する
- 知識ベースを拡大する
ほんの少しの創造性があれば、Confluence の使い方にはほとんど制限はありません。
Confluenceで唯一の「失敗」体験
Confluenceは、カンバンチャートやガントチャートでは対応しきれないようなプロジェクト用のドキュメントや情報を作成するのに最適なツールだと感じています。プロジェクト管理ツールを拡張する上で、Confluenceは優れた手段です。
しかし、根本的な問題点が一つ見つかりました。それは概要です。Confluenceを使い始めた当初は、何をやっても概要の定型的なコンテンツの編集方法が分かりませんでした。概要ページに移動し、「編集」ボタンをクリックして、必要に応じてコンテンツを編集するだけという、一見簡単な作業に思えました。ところが、概要ページを編集した後、Confluenceはその概要をページに変換してしまい、それは概要ではないようです。
そして、私は気づきました。公開ボタンです。
偶然ですが、概要ページを編集した後、他のすべてのページと同様に、編集内容が表示される前に公開する必要があることに気付きました。
手のひらを額に当てます。
ページを編集すると、公開するまで編集内容は非表示のままになります。そのため、リアルタイム編集という彼らの主張に疑問を感じます。しかし、ちょっとした「うっかりミス」があったとしても、ConfluenceはAtlassianのツールラインナップに追加された非常に貴重なツールだと感じています。
従来のプロジェクト管理ツールでは必要なものがすべて揃っていないと感じている場合、そして「すべて」にはドキュメント作成のような機能も含まれていると感じている場合、Confluenceこそがまさにあなたが求めているものかもしれません。すでにJiraやTrelloをお使いの方は、Confluenceで冒険を始めましょう。このプラットフォームの構築に費やした時間は、決して後悔することはありません。
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