2015年2月の記事「索引タグを使ってWord文書に索引を追加する方法」では、Word文書に索引を追加する方法を説明しました。今回は、特別なスイッチを使って個々の索引を追加する方法をご紹介します。セクションをブックマークし、ブックマークしたセクションに索引を追加できます。また、特定の用語を指定することもできます。どちらの場合も、文書を部分的に索引付けすることで、複数の索引を作成できます。
Windows 7上のWord 2013を使用しますが、必要に応じて以前のバージョン向けの手順も提供します。便宜上、サンプルの.docxまたは.docファイルをダウンロードするか、ご自身で作成した既存の文書をご使用いただけます。索引の作成方法がわからない場合は、この高度なトピックに取り組む前に、最初の記事をお読みください。この記事は、用語のマーク付けと通常の索引の作成方法を理解していることを前提としています。
ブックマークスイッチを使用する
文書の異なるセクションに基づいて複数の索引を作成するのは、同じ文書に複数の索引を追加する最も簡単な方法です。最初の手順は、単一の索引を作成する場合と同じです。まず、索引に含めたい用語をそれぞれマークします。次に、索引を生成する前に、各セクションをブックマークします。各索引を生成する際に、索引を作成したいブックマーク領域を指定します。
ブックマークを追加する前に、インデックスを作成するセクションを決定する必要があります。図Aに示すサンプルドキュメントには、「ギャラリー」と「ギャラリーの使用」という2つのセクションがあります。（説明を簡潔にするために、テキストは繰り返しています。）
図A
インデックス付けされた用語を表示するには、「表示/非表示」を使用します。
サンプル文書には既にマークされた用語が含まれています。ご自身の文書で作業している場合は、2つの異なるセクションまたは段落でいくつかの用語をマークしてください。索引フィールドが表示されない場合は、「ホーム」タブの「段落」グループにある「表示/非表示」をクリックしてください。これは切り替えオプションなので、クリックするだけで書式設定記号の表示と非表示を切り替えることができます。2003では「標準」ツールバーにあります。
最初のステップはすでに完了しているので、2番目のステップに進みましょう。「ギャラリー」と「ギャラリーの使用」セクションをブックマークします。「ギャラリー」セクションをブックマークするには、次の手順に従います。
- ギャラリー セクションで 3 つの短い段落を選択します (セクション タイトルを選択する必要はありませんが、選択することもできます)。
- 「挿入」タブをクリックし、「リンク」グループの「ブックマーク」をクリックします。2003では、「挿入」メニューから「ブックマーク」を選択します。
- 表示されるダイアログで、ブックマークに分かりやすく簡潔な名前を付けます。この場合は「Galleries」（図B）という名前を付け、「追加」をクリックします。
図B
ブックマークに「Galleries」という名前を付けます。
この手順を繰り返して、「ギャラリーの使用」セクションを選択した後、「UGalleries」という名前のブックマークを作成します。Wordでは、図Cに示すように、ブックマークされた領域が括弧で囲まれます。
図C
ブックマークを追加した後、括弧を探します。
これで索引を作成する準備が整いましたが、「参考資料」タブの「索引の挿入」は使用しません。ブックマークスイッチを追加するには、以下の手順で索引フィールドを手動で挿入する必要があります。
- インデックスを配置する場所をクリックします。
- [挿入]タブをクリックします。
- 「テキスト」グループで、「クイックパーツ」ドロップダウンをクリックし、「フィールド」を選択します（図D）。2003では、「挿入」メニューから「フィールド」を選択します（
図D） 。
- フィールド名リストで、インデックスを選択します。
- フィールド名リストの下にある「フィールド コード」をクリックすると、Word にフィールド コード コントロールが表示されます。(フィールド コード ボタンに「コードを非表示」が表示されます。)
- フィールドコードコントロールに「\b Galleries \c 2」を追加します（図E）。
図E
- [OK] をクリックすると、Word はギャラリーのブックマーク セクションにある以前にインデックスが作成された用語のみをインデックス化します。
キーボードの使用に慣れている場合は、上記の 7 つの手順を省略して、次のようにインデックス フィールドに入力できます。
- [Ctrl]+[F9] を押すと空白のフィールドが生成されます。
- 適切なフィールド テキストを入力します: index \b Galleries \c。
- [F9] を押してインデックスを生成します。
どちらのプロセスを使用しても、「ギャラリーの使用」セクションのインデックスを生成しますが、手順 6 で \b UGalleries \c 3 を追加します。図 F は、両方のインデックスの結果を示しています。
図F
ブックマーク スイッチ \b を使用して、同じドキュメントに 2 つのインデックスを追加します。
\b スイッチは、ブックマークされたセクション内のマークされた用語のみを索引の対象とするようにWordに指示します。\c スイッチは、索引を列形式で書式設定します。作業中の文書では、索引の書式を統一したい場合もあるでしょうが、これらのスイッチを使用することで得られる柔軟性をご理解いただくため、2列と3列の索引を生成してみました。3列目のテキストを強制的に生成するほど索引用語は多くありませんが、余裕があることがわかります。
2 つの方法をお約束しましたので、次に、インデックスに特定の用語を追加する方法を説明します。
入力タイプスイッチを使用する
文書内の同じセクションにある用語を1つ以上のインデックスに分割したい場合があります。この場合、ブックマークは役に立ちません。代わりに、\f エントリタイプスイッチを使用します。この例では、\f “abc” と \f “xyz” を使用します。今回はブックマークを参照していないことに注意してください。文字列は任意ですが、後で各インデックスを生成する際に、それぞれの参照を一致させる必要があります。意味のある参照を使用し、参照に「index」という用語を含めないようにしてください。少しテストしたところ、「index」を含む参照は信頼できないことがわかりました。
「索引項目の登録」ダイアログ（「索引の登録」オプション）を使用して用語を登録する際に、スイッチを追加しないでください。Wordはスイッチを正しく転送できません。代わりに、索引付けされた用語にスイッチとその引数を手動で追加してください。説明を簡単にするため、ここでは2つの用語のみを変更します。
最初の用語をマークするには、次の手順を実行します。
- 「ギャラリー」見出しに続く最初の段落の最初の行にある、最初のインデックス付き文字列 ([挿入] タブ) の右端をクリックします。
- 図Gに示すように、\f “abc”と入力します。
図G
ブックマーク スイッチとその引数を追加して、既存のインデックス フィールドを変更します。
次に、「ギャラリーの使用」セクションの「テキストの書式設定」サブセクションの「クイック スタイル」フィールドにスイッチ \f “xyz” を追加します。
abc インデックスを生成するには、前に示したようにキーボードを使用するか、次のインターフェイスを使用します。
- インデックスを挿入する場所をクリックします (2 つを視覚的に区別できるようにヘッダーを追加しました)。
- [挿入] タブをクリックし、[テキスト] グループの [クイック パーツ] ドロップダウンから [フィールド] を選択します。
- フィールド名リストでインデックスを選択します。
- フィールド コードをクリックします。
- コントロールに、次の文字列「\f abc」（図H）を追加します。（今回は二重引用符を含めていないことに注意してください。）
図H
- [OK] をクリックして abc インデックスを生成します。
スイッチ \f xyz (引用符なし) を使用して、図 Iに示す xyz インデックスを生成します。
図I
エントリ タイプのインデックスを生成します。
注目すべき点
複数のインデックス作成を例に、ドキュメントを包含しないインデックスに索引語を追加する2つの異なる方法を検討しました。どちらの場合も、複数のインデックスを作成する必要はありません。ドキュメント全体をインデックスしたくない場合は、ブックマーク方式を使用して一意のインデックスを生成できます。さらに、\f スイッチ参照は同じセクション、さらには同じ段落内でも使用できます。作成されたインデックスが期待どおりの結果にならない場合は、引数にタイプミスや引用符の抜けがないか確認してください。
複数のインデックス作成は、一般ユーザーにとってはあまり必要ありませんが、楽しい練習になります。たとえこの機能を使う予定がなくても、Word の機能を学ぶことは、Word の知識を広げる素晴らしい方法です。
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