要件収集はプロジェクトマネジメントにおいて重要なプロセスです。これなしには、プロジェクト目標の達成は事実上不可能です。要件収集プロセスは、顧客が特定した要件に基づいた方向性をチームに提供します。ここでは、プロジェクトの成果物がすべて成功し、顧客の期待に応えるための7つのステップをご紹介します。
1. すべてのプロジェクト関係者を特定する
最初のステップは、主要なステークホルダーが誰で、彼らが最終的な成果物にどのような影響を与えるかを特定することです。主要なステークホルダーを特定するのは簡単ですが、二次的、三次的なステークホルダーを見落とすことは非常に簡単です。これは非常に重要なステップです。スポンサー、機能グループのリーダー、そしてチームメンバーとブレインストーミングを行い、考えられるすべてのステークホルダーを特定してください。関連するステークホルダーを見失うと、要件収集プロセス、前提、関連する調査結果にギャップが生じ、最終的にはプロジェクトの成果全体に悪影響を及ぼす可能性があります。
2. 関係者に適切な質問をする
主要なステークホルダーを特定したら、ステークホルダーが成果物に具体的にどのような期待を抱いているのか、その核心に迫るためにどのような質問をすべきかを把握することが重要です。要件を絞り込むために適切な質問をする方法を学ぶことは、ある程度の技術を要しますが、習得しておくべき重要なことです。ステークホルダーは自分が何を求めているのかを正確に把握していない可能性があり、このステップでは答えを絞り込むために複数回の反復作業が必要になる場合があります。プロジェクトごとに異なるため、最も適切な要件収集手法を特定してください。適切な質問が行われていない場合、プロジェクトのスコープを正確に特定することが困難になる可能性があります。
参照: プロジェクト マネージャーの履歴書テンプレート: スキルと実績を強調するためのフレームワーク (Tech Pro Research)
3. 最適な要件収集手法を決定する
要件収集には、ブレインストーミング、1対1のインタビュー、フォーカスグループ、直接観察、アンケート、プロトタイピング、リバースエンジニアリングなど、様々な手法があります。それぞれの手法は、プロジェクトの性質に応じて特定のメリットをもたらします。それぞれの手法には長所と短所があるため、それぞれの手法を評価し、最適なソリューションを特定してください。すべての手法がすべてのプロジェクトに適しているわけではありません。複数の手法を併用し、様々な角度から分析することで、要件の特定を正確に行うのが最善です。これにより、重要な詳細が見落とされる可能性が低くなります。
4. すべてを文書化する
見落とされがちなことの一つが、十分な文書化です。プロジェクト管理と要件収集においては、あらゆる会話、結果、エラー、変更を文書化する必要があります。これは、成果物を要件にまで遡って追跡するための唯一の手段です。これがなければ、途中で（必然的に）表面化する問題を解決しようとする際に大きな問題が生じる可能性があり、プロジェクトが成功したかどうかも不確実です。
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5. 結果を分析する
要件を収集し、文書化したら、結果を慎重に分析し、その正確性、完全性、および／または実現可能性を確認する必要があります。分析には、技術要件、運用要件、機能要件、実装要件のカテゴリーごとの優先順位付けを含める必要があります。さらに、すべての要件は重要度に基づいて優先順位付けする必要があります。ステークホルダーが特定の成果物や目標が達成可能だと期待したり信じたりしているにもかかわらず、調査結果がそうではないことを示している場合があります。分析を実施することで、こうした大きな矛盾を特定できる機会が得られ、後々の大きなストレスや失望を軽減することができます。
6. 結果を確認する
プロジェクト開始前に、要件収集の最終ステップとして、ステークホルダーと共に、発見事項、例外事項、障害、実現可能性、その他の要素について検証する必要があります。これにより、プロジェクト開始後の不確実性や誤解を排除し、関係者全員が共通の認識を持つことができます。
7. サインオフ
すべてのステークホルダーによる結果の検証が完了したら、最終ステップとしてスポンサーおよびその他のステークホルダーの承認を得ます。これにより、プロジェクト開始前に、すべての関係者が要件収集プロセス、調査結果、および条件を理解し、同意していることが確認されます。
ステークホルダーを特定し、重要な質問をし、様々な手法を用いて要件を特定し、それらを文書化し、分析し、検証し、承認するという、基礎的かつ反復的なプロセスは、プロジェクトマネジメントの初期段階における重要なステップです。これらの重要なステップは、すべてのステークホルダーにプロジェクト活動を追跡するためのガイドを提供し、意図した目標を達成する可能性を高めます。
以下も参照:
- DevOps の加速、新たなリーダーシップスタイルの必要性 (ZDNet)
- 複数のプロジェクトをうまく管理するための謎を解き明かす方法 (ZDNet)
- 企業がプロジェクト管理ソフトウェアに投資すべき5つの理由（TechRepublic）
- プロジェクト管理の基本原則を学び、履歴書を充実させましょう (TechRepublic)
- プロジェクトマネジメントのキャリアを台無しにする6つの方法（TechRepublic）
