通信速度の高速化、デバイスの高性能化、そしてクラウドでの作業の増加により、多くの企業にとってスマートフォンを使った仕事が現実のものとなりました。ハードウェア、ソフトウェア、そしてネットワークの進歩により、リモートワーカーや出張者を含むプロフェッショナルは、外出中でも連絡を取り合い、より多くの仕事をこなせるようになりました。
しかし、簡単にアクセスできることには代償が伴います。スマートフォンはゲームやソーシャルメディアへの集中力の低下を招き、生産性を低下させる可能性があります。また、私用スマートフォンで仕事の情報にアクセスするとセキュリティ上の問題が発生する可能性があり、仕事用スマートフォンで個人アカウントにアクセスすると、同様の問題が発生する可能性があります。
しかし、正しく活用すれば、携帯電話はプロフェッショナルにとって、特に小さなタスクをこなすのに役立ち、生産性の向上につながる可能性があります。ここでは、スマートフォンで仕事をするためのプロフェッショナルからの11のヒントをご紹介します。
参照: BYOD（個人所有デバイス持ち込み）ポリシー（Tech Pro Research）
1. 別の仕事用電話をリクエストする
個人用と仕事用のスマートフォンを2台ずつ分けておくことで、個人用デバイスで会社の書類にアクセスしたり、逆に会社用デバイスで個人用デバイスで会社の書類にアクセスしたりすることによるセキュリティ上の懸念を解消できます。また、2台のデバイスを使うことで、仕事中に仕事以外のアプリや個人的な通話を遮断し、集中力の低下を防ぐことができます。
「多くの人が仕事とプライベートで1台の携帯電話を使うことを選択していますが、これは気が散る要素が多すぎるという問題を引き起こします。外出先で仕事をする以上、いずれにしても気が散ることは山ほどあるはずです」と、SEQアドバイザリーグループのプリンシパル、ウォルト・L・ジョーンズ3世氏は言います。「『モバイルオフィス』のキーワードは『オフィス』だということを忘れないで下さい。」
2. プラットフォーム間で使えるアプリをダウンロードする
Office 365、GoogleのG Suite、Slackなどのコラボレーションツールなど、多くのオフィス必需品アプリにはスマートフォン版が用意されています。モバイル対応のオプションを使えば、外出先で作業し、変更内容がデスクトップ版に自動的に反映されるのを確認できます。また、コラボレーションアプリを使えば、常につながりを保ち、いつでも対応できます。
まだ使用していないアプリをダウンロードするときは、プラットフォーム間でメモやドキュメントにアクセスできるように、デスクトップ バージョンがあるアプリを探してください。
3. セットアップをシンプルにする
生産性向上アプリやワークフロー改善のためのアプリは数多くありますが、スマートフォンはシンプルにしておくのがベストだと、AE Home Groupの共同創設者ジェフ・ミラー氏は言います。必要なものだけを知り、それ以上はダウンロードしないようにしましょう。
「多くの経営幹部は、さまざまな問題を解決するためにさまざまなアプリをインストールしたいと考えていますが、これによって携帯電話での作業が困難になり、混乱が生じることがよくあります」とミラー氏は述べた。
アプリが減れば、気が散ることも減り、ストレージ容量も増えます。
4. コミュニケーションガイドラインを設定する
複数のコミュニケーションチャネルから攻撃されていると感じないように、連絡方法のポリシーを明確にしましょう。例えば、Pioneer Mobile Applicationsの創設者であるPhil Scarfi氏は、緊急でないメッセージにはSlack、正式な依頼にはメール、迅速な返信にはテキストメッセージ、緊急の問題には電話を使用していると述べています。
5.音声技術を活用する
Siriや他の音声アシスタントをお持ちでしたら、ちょっとしたタスクには活用してください。例えば、メールに返信するには音声入力を使うと良いと、ゴードン・カレッジの金融分析修士課程のエグゼクティブディレクター、アレクサンダー・ローリー氏は言います。
「メールに返信するのに話すだけで済むと気づいてから、ノートパソコンを使う時間が減ったことに気づきました」とローリー氏は語る。「実際、書くよりも話す方がずっと速いんです。」
音声アシスタントは、ノートパソコンで操作する方が簡単な数字の検索や、その他のタスクの実行もサポートしてくれるので、デバイスを切り替えることなくスマートフォンで作業を続けることができます。また、リマインダーの設定にも使えます。
6. ビジネスメールを携帯電話にリンクする
一部の企業では、セキュリティ上の問題で、特に個人用の携帯電話しか持っていない場合、この設定を許可していない場合があります。しかし、可能であれば、ビジネス用のメールを携帯電話にリンクさせましょう。これにより、ダウンタイム中に素早くメールに返信できるだけでなく、受信トレイを整理しておくことができます。
「時々面倒に感じることもあるでしょうが、メールがあれば、常に自分のビジネスで何が起こっているかを把握できます」と、BossWomen Eliteの創設者、シャーリタ・デロッチ氏は語った。
7. ツールを試してみる
スマートフォンをより快適に使えるツールを追加することで、オフィスに戻るまで待つことなく、スマートフォンで特定のタスクを実行できるようになるかもしれません。例えば、ポータブルBluetoothキーボードは、メールへの長い返信や仕事の文書入力に役立ちます、とモダン・ダ・ヴィンチのマイケル・メルバーグ氏は述べています。
8. リモートデスクトップアプリをチェックする
デスクトップにアクセスする必要がある状況は必ずあります。そんな時は、LogMeInのようなリモートデスクトップアプリを試してみてください、とメルバーグ氏は言います。デスクトップにアクセスできれば、ファイルが見つからないという理由だけで作業を後回しにしてしまう回数を減らすことができます。
9. 自分の限界を知る
スマートフォンは連絡を取り合うのを容易にする一方で、同時に過剰な負担を自分にかけさせてしまうこともあります。ワークライフバランスを保つには、仕事用の携帯電話の電源をいつ切るべきかを知っておくべきだとスカーフィ氏は言います。
また、勤務時間中にスマートフォンを操作しないで休憩を取るのも問題ありません。仕事が多すぎると燃え尽き症候群に陥り、生産性が低下する可能性があります。
「スマートフォンを常にチェックしたいという衝動を抑えましょう」と、EverlawのCEO、AJシャンカール氏は言います。「全体像を考える時間を取りましょう。スマートフォンは常に邪魔をしてくるからです。」
10. ホーム画面を最適化する
PubNubのCEO、トッド・グリーン氏は、「ホーム画面にはよく使うアプリだけを配置しましょう。最も重要なアプリはドックに、残りは最初のページに配置しましょう」と述べています。
ソーシャル メディアやその他の仕事に関係のないアプリをホーム画面から外しておくと、目的もなくタップする可能性が低くなり、生産性の向上にも役立ちます。
11. セキュリティに留意する
企業情報を保存したりアクセスしたりするデバイスは、常に安全を確保してください。FameMooseの共同創設者であるマーカス・ハルジャニ氏は、様々なセキュリティ機能を調べ、自分に最適なものを見つけて、デバイスに導入することを推奨しています。
可能であれば、個人用アカウントと仕事用アカウントおよびデバイス間の相互接続を防ぎ、デバイスに機密情報を保存する際には注意してください。
