IT組織の成長は避けられないものであり、体系的なものです。多くの場合、ITソリューションのあらゆるセクターと構造にまたがります。多くのITマネージャー、システム管理者、その他の管理職にとって、成長の焦点は、運用コストを削減しながらも、増大するビジネスニーズに対応できる新機能を提供することにあります。
しかし、デジタルトランスフォーメーションという競争の激しい市場において、ROIを最大化しながら資産を拡張・強化することは困難です。この課題は、人員配置の急速な変化と、仮想・物理IT資産の両方から得られるデータの分析・追跡の複雑さに起因しています。資産管理の不備は、一元化されたシステムの欠如に起因しています。これは、収益の減少、サービス提供の質の低下、運用コストの上昇、そして社内パフォーマンスの低下につながります。
データ追跡は資産管理の一側面に過ぎません。より重要な側面は、潜在的なリスクと新たな効率化の機会を特定することです。実際、競争の激しいIT市場において、一定の成長レベルを維持するだけではリスクは高くなります。
参照: 採用キット: データサイエンティスト ( TechRepublic Premium)
したがって、資産を常にスケーラビリティと拡張性を確保できる方法で管理する必要があります。IT資産管理には、ハードウェアの監査と更新、古いソフトウェアの廃棄、ライセンス更新のコンプライアンス要件への対応といったサイクルが含まれますが、IT資産ライフサイクルのあらゆる段階において、資産管理にかかるコストとリスクを削減するための重要なステップがあります。
IT 資産管理とは何ですか?
あらゆる組織は、ハードウェア、ソフトウェア、そして貴重な情報といった資産を扱っています。IT資産管理とは、組織の資産を特定、展開、保守、アップグレードし、適切なタイミングで廃棄するための体系的なプロセスです。
ITAMは、組織内のすべての資産が使用されるだけでなく、設定されたコンプライアンスを満たすように追跡、改善、廃棄されることを保証します。資産には生涯価値があるため、プロアクティブな管理がますます重要になります。資産管理は、IT部門が管理業務を自らの領域を超えて拡張し、柔軟性と適応性を向上させるのに役立ちます。この管理方法は、従来の領域内で資産を管理する方法よりも効率的です。
IT資産ライフサイクル管理によるリスクとコストの削減
IT 資産ライフサイクル管理では、組織に適応可能なライフサイクルの形式でさまざまなプロセスとシステムを適用し、資産所有のコストとリスクを削減するとともに、成長の機会を決定します。
IT資産ライフサイクルは、IT資産管理の重要な部分であり、一連のプロセスで構成されています。これらのプロセスは組織によって異なりますが、計画、調達とスケジュール、導入と保守、そして活用と廃棄という段階に明確に分類できます。適切に実行することで、管理者はサイクルのあらゆる段階においてコストとリスクを削減できます。
計画
これは資産ライフサイクルの最初の段階であり、資産要件の検証が含まれます。ITマネージャーは、既存の資産を評価することで資産要件を決定します。資産は、オンデマンドサービスの提供効率に基づいて評価されます。
つまり、資産分析において適切な管理戦略を策定するためには、ITマネージャーは計画段階で検討されるあらゆる開発が組織に付加価値をもたらすものであることを確実にしなければなりません。資産管理の計画段階では、以下の点を明確にする必要があります。
- 既存資産の容量
- 十分に活用されていない資産、過剰な資産、過剰に活用されている資産を特定する
- 資産の責任を確保する
- 資産レベルとリソースの可用性の決定
計画段階は、実装の主要な領域と、資産管理を通じて価値を提供する手段を特定するため重要です。
調達とスケジュール
この段階では、あらゆる資産について在庫に基づいた意思決定が行われます。この段階の最後に、ITマネージャーは、交換、更新、または調達が必要なハードウェア、ソフトウェア、情報、ライセンスを特定できるようになります。この段階は、特定された資産の効果的な調達のための更なる計画策定につながる可能性があります。
調達において、ITマネージャーはユーザーニーズと企業要件のバランスを分析し、それらのニーズを満たすことができます。このバランスを把握するには、IT管理データベースを活用するのが最適です。さらに、他部門からのデータは、必要なユニット、要件、そして場所や固有の好みといった複雑な詳細の検証に役立ちます。
調達は以下を決定するのに役立ちます:
- 資産の構築または購入のプロセスを促進するために利用可能な予算
- 要件に沿った取得に必要な時間枠
- 予算と現在のキャッシュフローの整合
最も重要なことは、組織が調達段階を利用して、サービスの需要を満たす目標の実装可能性を測定できることです。
展開
管理プラットフォームを活用することで、IT管理者は組織が資産に関するすべての要件を満たした時点で、新たな資産アップデートを即座に展開できます。サービスを提供・改善するには、オペレーティングシステム、ユーザー情報、その他の重要な指標から得られるデータを分析して、効率性とメンテナンス性を高める必要があります。
早期段階からメンテナンスに重点を置くことは、機会を創出するだけでなく、サービスの停止や運用要件の不安定な変更を防ぐためにも重要です。組織が将来的にコスト削減を必要とする場合、この段階では高度なプロアクティブさが求められます。
利用と廃棄
資産がどのように使用されているかを理解することは、ITマネージャーが成長の機会を見極める上で重要です。ライセンスコストだけでも、資産を統合することで削減できます。また、資産のサービス提供におけるサーバーなどの依存関係にもアクセスすることで、効率的なサービス提供の代替と最適化を図ることができます。
資産が特定の目的に使用されなくなった場合、それらは「低パフォーマンス資産」または「余剰資産」として分類されます。IT管理者は、このような資産を削除または無効化することができます。資産管理のライフサイクルにおいて、資産の処分には主に3つの方法があります。
- 場所の移転: サービス需要を満たしながら運用コストを維持または削減することが証明されている別の場所への資産の移転を伴います。
- 所有者への資産の発送: これは、助成金、請負業者、または保証からの資産の場合です。
- 資産の廃棄: IT コンプライアンス要件に応じて、資産の寄付、売却、電子リサイクル、または完全破壊が考えられます。
IT 資産管理における廃棄の重要な考慮事項は、コストの削減だけでなく、コンプライアンスの確保でもあります。
IT管理システムで得られるメリット
分析のための集中ソース
CIOやITマネージャーは、かつては多くの場所で、多くの担当者が会社の資産を追跡していました。これは混乱を招き、コストの増加と不正確な情報の流れを招き、最終的には意思決定に影響を与えていました。
一部の企業は依然として、IT資産管理担当者からなる専門チームを外部委託して資産管理を行っています。しかし、統合型アプローチであるITAMほど効率的ではありません。ITAMは、意思決定に必要なデータに一元的にアクセスすることを可能にします。ライセンスの有効期限、サブスクリプションの更新、使用状況といった情報を活用することで、組織は大幅なコスト削減を実現できます。
自動化とスケール
資産管理システムは、意思決定に必要なあらゆる情報を一元管理することで秩序をもたらすだけでなく、IT チームと管理担当者が十分な時間をかけて拡張の機会の実装に集中できるようにも役立ちます。
情報に基づいた調達と展開の決定
ITAMシステムでは、過去の購入・導入戦略に関するデータを活用して、ITマネージャーの将来の意思決定を支援します。場所、ベンダー、価格帯といった要素を容易に推定できます。また、これらのデータは資産の質を向上させ、実際には必要のないリソースの購入に費やすリソースの無駄を削減するためにも活用されます。
総所有コストの管理
資産コストは、調達時に支払われる価格だけではありません。運用コストもコストの一部であり、組織がエンドユーザーにサービスを提供するにつれて、サポートと保守のコストも発生します。IT資産管理システムは、資産の重複や十分に活用されていない資産によって生じるTCOの削減に大きく貢献します。
標準化と従業員管理
IT機器とソフトウェアの標準化の欠如は、ITスタッフの生産性の低下、運用コストの増加、そして学習期間の長期化につながります。IT資産管理は、管理者が社内スタッフとエンドユーザーのサービスニーズを満たすIT資産の標準を設定するのに役立ちます。小規模組織から大規模組織まで、資産をビジネスニーズに合わせて調整し、測定可能なメリットを実現しやすくなります。さらに、資産管理者とCMBDユーザーは、資産の使いやすさを迅速に習得し、生産性を向上させることができます。
ユーティリティの改善と無駄の排除
資産管理は、組織内の資産の様々な側面と段階を同時に追跡できます。最新の情報は、チームが過剰な資産を排除し、効率的な活用を支援します。資産活用は、購入とライセンス管理を通じてコストとサポートコストの削減にも役立ちます。
結論
IT資産管理システムは、データ収集を容易にするだけではありません。IT資産管理は、組織が豊富なデータを分析し、効果的に活用できる場合にのみ価値を発揮します。
IT 環境の構成要素、予算配分、ROI など、考慮すべき変数は数多くありますが、ITAM は、あらゆる段階で ITAM を使用する必要のある人々の手に渡って初めて、組織のリスク管理に役立ちます。
