Smartsheetは、プロジェクト管理を簡素化するクラウドベースのプラットフォームです。ダッシュボードの作成機能は大きな特徴です。ダッシュボードを使用すると、データや作業を視覚的に表現できるため、理解しやすくなります。Smartsheetユーザーとしてダッシュボードを作成する手順を以下に示します。
参照:採用キット: プロジェクトマネージャー(TechRepublic Premium)
新しいダッシュボードを作成する
ダッシュボードの作成は非常に簡単です。まずは左側のナビゲーションバーに移動してください。Smartsheet で行った作業にアクセスし、整理するための出発点と考えてください。プラス記号のような「ソリューション センター」をクリックします。
図A
次に、左側のペインから「作成」>「ダッシュボード/ポータル」を選択します。ダッシュボードの名前を入力できるようになります。入力したら、「OK」をクリックします。
図B
図C
ダッシュボードに情報を追加できるようになりました。画面右上の鉛筆アイコンをクリックして、「ダッシュボードの編集」を選択してください。
図D
ウィジェットとカスタムカラーの追加
Smartsheet の 8 つのダッシュボード ウィジェットのいずれかを追加して、コンテンツに詳細なコンテキストを追加できるようになりました。一部のウィジェットでは、会社のロゴやその他の画像を追加できます。また、ダッシュボード ウィジェットにグラフや指標を含めるオプションもあります。
図E
Smartsheet では、ウィジェットのカスタムカラーを選択することもできます。各ウィジェットの右側のペインにはカラーパレットがあります。
「カスタムカラー」セクションに移動し、「色を追加」アイコンを選択します。希望の色をクリックするか、色相の16進数値を入力します。「追加」をクリックして色の選択を確定します。
図F
ダッシュボードごとに最大20個のカスタムカラーを保存できます。ただし、保存したカラーは現在作業中のダッシュボードにリンクされており、他のダッシュボードには引き継がれません。
既存のダッシュボードの編集
Smartsheetなどの製品へのアクセスを許可するだけでなく、チームメンバー全員が関連機能の使い方を理解するための時間を確保することも重要です。例えば、Smartsheetにはブループリント機能があり、以前使用したダッシュボードやプロジェクトに関連するその他の情報を簡単にコピーできます。
しかし、Smartsheet ダッシュボードの編集が必要になる場面は必ず出てきます。まずはダッシュボードの右上にある鉛筆アイコンを見つけてください。すると、右側にナビゲーションバーが表示されます。このバーのオプションから、ウィジェットを追加または編集したり、ダッシュボードの色をグレーまたは白に変更したりできます。
図G
ダッシュボードはショートカットメニューから編集することもできます。ダッシュボード上の任意の場所を右クリックし、目的のコマンドを選択することでアクセスできます。
「ここに貼り付け」を選択すると、ダッシュボード上でクリックした場所に、以前にコピーしたウィジェットを挿入できます。ダッシュボード設定オプションを選択すると、背景色が白またはグレーに変更されます。「ウィジェットを追加」コマンドは説明の必要がないため、分かりやすくなっています。
最後に、ショートカットメニューに「空きスペースを統合」オプションが表示されます。このオプションは、ダッシュボードの最下部と最上部のウィジェットの間にある未使用の行を削除します。これにより、ダッシュボードが縦方向に縮小され、最もコンパクトなバージョンが作成されます。ただし、このオプションはウィジェットの配置に関連する変更は行いません。
図H
Smartsheet ダッシュボードを共有して共同作業を可能にする
Smartsheet でダッシュボードを作成したら、社内の他のメンバーと共有したり、他のメンバーにダッシュボードへの追加を依頼したりしたくなるでしょう。どちらも簡単にできます。
共有方法の一つは、ダッシュボードを「参照」オプションからSmartsheetワークスペースにドラッグすることです。これにより、ワークスペースを閲覧できるすべてのユーザーがダッシュボードも閲覧できるようになります。
図I
ただし、ダッシュボードに組み込まれている共有機能を使えば、より柔軟に共有できます。ダッシュボードを開き、上部にある「共有」ボタンを探してください。クリックすると、ダッシュボードの共有設定（共同作業を許可するユーザーなど）を指定できるフォームが開きます。
「共同作業者を招待」オプションを使用して、ダッシュボードを操作できるユーザーの名前を選択または入力します。メールアドレスはカンマまたはセミコロンで区切ってください。次に、共同作業者に許可する権限に応じて、権限ボックスから「管理者」または「閲覧者」を選択します。
図J
共同編集者に権限を付与した後に編集する必要がある場合は、ダッシュボード共有フォームの「共同編集者」セクションに移動してください。該当のユーザーの名前にカーソルを合わせます。ドロップダウンメニューから新しい権限の種類を選択できます。または、「権限レベル」セクションの右側にある「X」をクリックします。「共有から削除」オプションが有効になり、該当のユーザーの以前の権限が取り消されます。
「招待の詳細」セクションでは、ダッシュボードを共有したことを相手に知らせる方法を設定できます。例えば、メールを見逃さないように、特定の件名でパーソナライズされた通知を送信できます。最後に、「ダッシュボードを共有」ボタンをクリックします。
今すぐ Smartsheet ダッシュボードを使い始めましょう
ダッシュボードはSmartsheetの機能の中でも欠かせない要素です。ダッシュボードの使い方を理解すればするほど、プラットフォームを最大限に活用し、自分の知識を他の人に教えることができる可能性が高まります。さらに、ダッシュボードをいくつか作成し、カスタマイズする経験を積むと、元々簡単な手順もより自然に感じられるようになり、時間の節約にもつながります。
