編集者注: この記事はもともと 2014 年 3 月に公開され、この記事のビデオ チュートリアルは 2018 年 12 月に公開されました。このプログラムは多少異なって見えるかもしれませんが、このチュートリアルで示されている手順は同じです。
工作の説明書からIRSフォームまで、多くのオンラインフォームはPDF文書です。多くの場合、ダウンロードして印刷し、編集できないため手書きで記入します。少なくとも以前はそうでした。今では、Word 2013でPDFを開いて編集し、空欄を埋めたり、既存のファイルに変更を加えたりすることができます。PDFからdocxへの変換が正確に行われるとは保証できません。PDFからdocxへの変換がうまくいかない機能はまだいくつかあります。しかし、このプロセスは順調に進んでおり、今後改善されるでしょう。
Word 2007以降では、WordファイルをPDF形式で保存できます。Word 2013は、PDFを開いて編集し、PDFとして再保存できる最初のバージョンです。
PDFと変換について
PDF形式に馴染みがない方も、そのアイコン（図A）はご存知でしょう。PDF拡張子はPortable Document Format（ポータブル・ドキュメント・フォーマット）の略で、ソフトウェア、ハードウェア、オペレーティングシステムに依存しない文書表示を可能にするファイル形式です。つまり、特別な操作をすることなく、作成者の意図通りにファイルを閲覧できるのが一般的です。異なるプラットフォームやソフトウェアを使用する多くの人々と文書を共有するのに最適な形式です。
参照: ランチ アンド ラーン: Word 2010 (Tech Pro Research)
図A
PDF アイコン。
PDFファイルの編集は、これまで全く別の問題でした。なぜなら、PDFは基本的に画像ファイルだからです。PDF文書は設計上、完成品として扱われるべきものであり、その場で編集できるようには設計されていません。長年PDF形式の所有権を独占していたAdobeは、無料のビューアを提供していましたが、PDFファイルの編集には専門的なソフトウェアと知識が必要でした。数年前、AdobeはPDF形式をオープンスタンダードに移行し、その過程でいくつかの可能性を切り開きました。
PDFファイルを開く
Word 2013 を使って、PDF ファイルを開いて編集できるようになりました。他のファイルと同じように操作します。Word 2013 で PDF ファイルを開くには、次の手順に従います。
- ファイルメニューをクリックし、左側のペインから「開く」を選択します。または、クイックアクセスツールバー（QAT）に「開く」アイコンを追加している場合は、それをクリックします（QATツールバーのドロップダウンをクリックし、「開く」にチェックを入れると追加されます）。
- この時点で、「最近使ったドキュメント」またはシステムのフォルダ構造を使用して、開きたいPDFファイルを見つけることができます。WordのリストにPDFファイルが表示されるので、PDFファイルを表示するためにPDF形式を指定する必要はありません（図B）。
図B
- ファイルを選択し、「開く」をクリックします。
- Wordに情報ダイアログ（図C）が表示されたら、「OK」をクリックします。
図C
- Word で文書の上部に保護されたビュー バーが表示された場合は、[編集を有効にする] をクリックします。
- 図Dは、空白のPDFファイルを開き、少しテキストを追加した結果を示しています。このファイルをAdobe Reader（Adobeの無料ビューア）で開くと、ファイルを編集できません。ファイルを編集するには、高価なソフトウェアであるAdobe Acrobatが必要です。
図D
Word 2013を使えば、他のWordファイルと同じようにファイルを開いて編集できます（ある程度）。前述の通り、すべての形式や機能が完璧に移行できるわけではないので、変更を保存する前に文書をよく確認することをお勧めします。以下に具体的なアドバイスを記載しますが、ご自身の経験に基づいて判断されることをお勧めします。
PDFファイルを保存する
ファイルを編集した後は、Word文書またはPDFファイルとして保存できます。どちらを選択しても正解・不正解ではなく、編集したファイルをどのように使用するかによって異なります。PDFとして配布する場合でも、編集したファイルはWord文書として保存することをお勧めします。
ファイルを保存すると、Word はデフォルトの形式 (.docx) で保存します。編集したファイルを PDF 形式で保存するために必要な手順を順に見ていきましょう。
- [ファイル] タブをクリックし、[名前を付けて保存] を選択します。
- 新しいファイルの場所を選択します。
- Word で [名前を付けて保存] ダイアログが表示されると、その形式がデフォルトになっていることがわかります。
- 「ファイルの種類」ドロップダウンからPDFを選択します（図E）
図E
- Word ではドキュメントの作成者が保持されるため、そのオプションを削除または変更することをお勧めします。
- [保存]をクリックします。
オンライン公開や印刷を予定している場合は、最高品質を維持するために「標準」の最適化設定をご利用ください。高画質を維持する必要がない場合は、「最小サイズ」を選択してください。これにより、ファイルサイズが若干小さくなります。
アドバイスは、あまりないが
Word 2013は編集可能なテキストを変換します。そのため、PDFファイル内の一部の要素は期待通りに表示されず、編集もできません。一部のインタラクティブなPDF要素は全く表示されません。すべてのテキストがテキストであるとは限りません。Wordは要素をグラフィックとして解釈する場合があります。グラフィックはテキストのように見えても、Wordではグラフィックとして扱われます。これらの要素はテキストとして編集できません。
問題が発生した場合は、PDFファイルをWordの.docxファイルとして保存してください。その後、.docxファイルを閉じて再度開いてください。PDFの要素をWordの要素として解釈すると、変換結果が改善される場合があります。
この機能はまだ初期段階であり、シンプルなテキスト文書で最も効果的に機能します。書式設定やグラフィックを多用した複雑な文書では、編集機能はより制限されます。また、変更を加えれば加えるほど、既存の要素が置き換えられる可能性も高くなりますのでご注意ください。機能は限定的ですが、以前の機能よりは改善されています。
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