ソフトウェア導入前にエンドユーザートレーニング戦略を計画する - TechRepublic

あらゆる規模の企業が
、IT予算のかなりの部分をソフトウェアに費やしています。新しい
デスクトップオペレーティングシステムは、セキュリティを強化し、より高度な
アプリケーションを実行できます。また、これらの新しいアプリケーションは、これまで
手動で行っていたタスクを自動化したり、古いソフトウェアを使用して実行していたタスクをより簡単かつ迅速に実行したりすることで、生産性を向上させます。しかし、 ソフトウェアのエンドユーザーがスムーズに移行できなければ、これらのアップグレードによる最終的なメリットは
得られません 。そのため、新しいソフトウェアを導入する前に、エンドユーザートレーニング戦略を計画し、 会社の成長に合わせて拡張可能な計画であること を確認することが重要です。

トレーニング
目標の設定

エンドユーザー向けのソフトウェアトレーニングを提供する際の第一の目標は
、ソフトウェア移行に伴う生産性の低下を 最小限に抑えることです。つまり、エンドユーザーが以前のソフトウェア（または手動による方法）を使用していた時と同等以上のスピードと精度で業務を遂行する
ために必要なスキルレベルに、できるだけ早く到達できるようにする 必要があります。そして次の段階では、ソフトウェアによってユーザーが以前よりも迅速かつ 正確に、そして安全に 業務を遂行できるようになることを目指します。

これらの目標を達成するための期間については、現実的に考えることが重要です。これらの期間は 、新しいソフトウェアの複雑さ、トレーニングを必要とするユーザーの数、そして彼らの初期のスキルレベル
によって異なります 。既に使用しているソフトウェアを新しいバージョンにアップグレードする場合、特別な課題が生じる可能性があります。 ユーザーは以前のバージョンに慣れているため、 トレーニングはより迅速に進むと予想されるかもしれません 。しかし、新しいバージョンに多くの変更が加えられていたり、 インターフェイスが大きく異なっていたりする場合（Office 2007の「リボン」のように、 以前のバージョンでユーザーが使い慣れていたメニューやツールバーに代わるもの）、ユーザーは 既存の期待のために、 全く新しいソフトウェアパッケージに切り替えるよりもアップグレードの方が困難だと感じるかもしれません。

すべてのソフトウェア パッケージが同じように作成されるわけではなく、すべてのユーザーも同様に作成されるわけではないことに注意してください。

エンドユーザーのニーズを評価する

トレーニング計画を策定する上で重要な要素の一つは
、ソフトウェアを実際に日常的に使用する従業員の技術スキルレベルを評価することです
。新しいデスクトップオペレーティングシステムなど、一部のソフトウェアは
組織全体に導入される可能性があります。一方、一部のアプリケーションプログラムは
特定の部門（財務
部門の会計ソフトウェアやグラフィックデザイン部門のイラストレーションソフトウェアなど）にのみインストールされるか、
特定の役割（秘書や
部門長など）を持つ従業員のみが利用できる場合があります。

多くの
場合、ソフトウェアのエンドユーザーは特に技術に精通しているわけではありませんが、
グループ内でも技術スキルのレベルが異なることがあります。その
ような場合は、異なるレベルのトレーニングを提供することが重要です。技術に不慣れな初心者には
、基礎的な内容を重点的に段階的に指導する必要があります。一方、より熟練したコンピュータ
ユーザーは、基礎をすぐに習得し、
ソフトウェアのより難解な機能や高度な機能の使い方を学ぶためのトレーニングを受けることで、より多くのメリットを得られます。この2つのグループを同時にトレーニングしようとすると、初心者は圧倒され 混乱し、熟練ユーザーは本来の業務に費やすことができた時間を無駄にしてしまう
ことになります 。

トレーニングの提供
方法

次の
ステップは、必要なトレーニングの提供方法を​​評価することです。ここでも、
考慮すべき要素がいくつかあります。

• 
  ニーズ評価によって決定されるユーザーのスキルレベル
• トレーニングを受けるユーザーの数
• ソフトウェアの展開のタイムフレーム
  （段階的に行うのか、
  組織全体に一度に行うのか）

トレーニングには様々な方法があり、
特に大規模な組織では、これらを組み合わせて活用することが望ましいでしょう。
残念ながら、最も効果が低いのは、ほとんどの小規模組織や多くの大規模
組織で採用されている方法です。これは、ITの世界では子供を水に放り込んで、沈む
か泳ぐかのどちらかにさせるようなものです。エンドユーザーのコンピューターに突然、新しいOSやアプリケーションが、
おそらくマニュアルのコピーと共に現れ、それを理解するのはユーザー自身、そして
ユーザーが巻き込まれる混乱を企業のITサポートデスクが解決することになります。
より効果的なトレーニング方法としては、以下のようなものがあります。

• 個別指導によるハンズオン・
  インストラクター - インストラクターが各ユーザーに対し、
  一般的なタスクの実行手順を個別に指導し、質問に答えます。これは最も
  費用のかかる方法ですが、最も効果的である可能性があります。
• インストラクター主導の実践的な教室形式の
  トレーニング - インストラクターがユーザーにソフトウェアの使い方
  と一般的なタスクの実行方法を説明し、ユーザーは
  教室/ラボ環境で実際にタスクを実行します。各ユーザーまたは2人1組に1台の
  コンピューターが用意され、そこで練習します。15～30人のクラスが効果的です。
• セミナー形式のグループデモンストレーション - インストラクターがライブデモンストレーションで
  ユーザーにソフトウェアの使い方と一般的なタスクの実行方法を説明します。20～50人のグループが効果的です。
  
  
• コンピュータ ベース トレーニング (CBT) - CD ベース
  またはオンライン (Web ベース) の自習型トレーニングで、エンド ユーザーは一般的なタスク
  を実行するプロセスを順に説明する対話型のレッスンを完了し
  、ソフトウェアによってパフォーマンスと
  理解度がテストされます。
• ブックベースの自習型
  トレーニング - エンドユーザーは、
  多くの場合スクリーンショットで説明されている、一般的なタスクの実行方法に関するワークブックのレッスンを完了します。

どの
配信方法を選択する場合でも、まずはユーザーベース
全体を最もよく代表する、厳選された少数のユーザーグループを対象にパイロットトレーニングプログラムを実施することが効果的です。これにより、特定の トレーニング方法を採用する前に、
様々なトレーニング方法における問題点や課題を特定することができます。

トレーニングプログラムの作成

エンドユーザー
トレーニングは、一般的なレッスンではなく、組織におけるソフトウェアの使い方に合わせてカスタマイズすることで
、より効果的で記憶に残りやすくなります。例えば、
Microsoft Wordの指導には、ユーザーが実際に文書作成に使用するテンプレートの例を含める必要があります
。レッスンプランには、以下のような要素
を含める必要があります。

• ソフトウェアの目的。
• ユーザーが
  ソフトウェアで完了するタスク
• 
  以前のバージョンまたは置き換え先の製品との違い（該当する場合）
• ユーザーが
  遭遇する可能性のある一般的な問題
• 
  ソフトウェアに関連するセキュリティ問題

トレーニングプログラムを拡張可能にする

スケーラブルな
トレーニング プログラムは、少数のユーザー
(たとえば、新入社員が会社に入社し、
ソフトウェアのトレーニングを受ける必要がある場合) と多数のユーザー (組織全体での新製品の展開で必要
) の両方に対応できる柔軟性を備えています。

コンピュータベースのトレーニングと、ユーザーが 質問したり、インストラクターの指導を受けながらスキルを練習したりできるセミナー形式のトレーニング
を組み合わせることで、高額な費用をかけずに個別トレーニングの多くのメリットを得ることができます。CBTは、トレーニングが必要なユーザー 数に応じて規模を調整できるという利点があり、ユーザーは クラスの他のユーザーと追いついたり、他のユーザーの動きに遅れをとったりすることなく 、自分のペースで学習を進めることができます。