2015年12月、GoogleはGoogleカレンダーモバイルアプリにリマインダーを追加する機能を追加しました。その結果、私は使用するメールアプリを変更しました。
少し奇妙に思われるかも知れません。
ご存知の方も多いと思いますが、私はメールがあまり好きではありません。メールを使うと、他の人が私にタスクを押し付けてくるからです。むしろ、全員が参加できる公開会話ができるソーシャルツールや、長々としたメールのスレッドを省いてくれるグループ会話ツールの方がずっと好きです。
でも、私はリストとタスク管理ツールの大ファンです。あらゆる種類のタスク管理ツールを試してきました。リストが好きなんです。
そこで、Googleがカレンダーアプリにリマインダーを追加できる機能を発表した時、すぐにアップデートをダウンロードして試してみました。すると、カレンダーアプリにリマインダーを追加できること、そして特定の日付や時間にリマインダーを設定できることが分かりました。これは当然のことでしょう。
その後、カレンダーで設定したリマインダーがInbox by Gmailアプリにも表示されることに気付きました。ちなみに、Gmailではなく、新しいメールアプリであるInbox by Gmailです。GoogleがInbox by Gmailを最初にリリースした直後に少しテストしたことがありましたが、当初はGmailアカウントでしか動作しなかったため、使用を中止していました。しかし、現在ではInbox by GmailはGoogle Appsアカウントでも動作します。
Gmailの受信トレイ
Inbox by Gmailはメールアプリとして知られていますが、私にとってInboxはタスク重視のメッセージ管理ツールです。それが、GmailからInbox by Gmailアプリに乗り換えた理由です。
Inbox by Gmail を使用すると、各メールをタスクとして処理できます。
メールを読むのがまだ早いですか？スヌーズ機能を選択すると、Inbox にメールを再度表示するタイミングを設定できます。また、特定の場所で確認する必要があるメールの場合は、特定の場所にいる時に通知するように設定できます。
一部のメールでは、Inbox が短い返信候補を 3 つ自動的に表示します。いずれかをタップして編集を加え、「送信」を押してください。
言葉自体がタスク管理を暗示しています。メールを「完了」とマークすれば、受信トレイから消えます。「アーカイブ」や「ゴミ箱に移動」といった操作はもう不要です。Inboxでは、リストを使って作業し、「完了」とマークするだけです。
リマインダー
Inbox by Gmail でリマインダーを作成するときは、特定の日付、時刻、または場所を設定できます。
Inbox by Gmail では、これらのリマインダーが受信メッセージのタスクリストの一番上に表示されます。（言い換えれば、まだ完了としてマークしていないメールのリストです！）リマインダーはカレンダーにも表示されます。
Google Keep で作成されたリマインダーは、Gmail の Inbox やカレンダーにも表示されます。
受信トレイを使い始める
GmailアカウントでInbox by Gmailを使用するには、まずAndroidまたはiOSにInboxモバイルアプリをインストールしてください。アプリを開き、Gmailアカウントでログインしてください。モバイルデバイスでInboxを設定したら、デスクトップブラウザからhttp://inbox.google.comにアクセスしてInboxにアクセスできるようになります。
Google Apps アカウントをご利用の場合、まず管理者が Inbox by Gmail を有効にする必要があります。管理者の方は、Google Apps 管理コンソールにログインし、「アプリ」→「Google Apps」→「Gmail」→「詳細設定」→「エンドユーザー設定」の順に進み、「Inbox by Gmail を有効にして早期導入プログラムに参加する」の横にあるチェックボックスをオンにしてください。（管理者は、Gmail が Inbox by Gmail ではまだ利用できない機能を提供する可能性があることを示す追加の利用規約も読んで同意する必要があります。）
物事を成し遂げる
デビッド・アレンのベストセラー『Getting Things Done：ストレスフリーな生産性の秘訣』を覚えている方も多いでしょう。GTDメソッドの真髄は、知識労働者が物事を成し遂げるのを支援することです。適切な場所、適切な時間、そして必要な資料や情報にアクセスできる時にタスクを実行します。そして、タスクを実行できない場合は、脳の外にある信頼できるシステムに保存します。
GTDの一部はリスト管理に重点を置いています。次の行動リスト、プロジェクトリスト、いつか／もしかしたらやろうと思っている項目リストなどを作成します。カレンダーも特別な種類のリストです。特定の日時に必ず実行しなければならないアクションのリストです。
AndroidまたはiOSでGoogleカレンダーアプリを開き、リマインダーを作成しましょう。何かお気づきでしょうか？KeepやInboxとは異なり、カレンダーでリマインダーを作成する際は、場所ではなく日時を選択できます。GTDでは、カレンダーとは特定の日時に必ず実行する必要がある項目を記載したリストと定義されています。これが、Googleが何を生み出したのかを私が理解する助けになったのです。
Googleは、Getting Things Done（タスク管理）をサポートするために連携するアプリスイートを提供しています。ただし、それを実現するには、カレンダー、Inbox by Gmail、Google Keepの3つのアプリすべてを使用する必要があります。
そこで、Googleがカレンダーアプリにリマインダー機能を追加したので、メールクライアントをGmailからInbox by Gmailに切り替えました。3つのアプリすべてでタスクの作成、表示、編集、そして完了マークを付けられるようにしたかったのです。この3つのアプリを併用することで、仕事が捗ります。
どう思いますか？
カレンダー、Keep、Inboxのリマインダー機能を試したことがありますか？GTDシステムをお使いの方は、これらの3つのアプリがあなたの仕事をどれくらいサポートしてくれると思いますか？
