プロジェクトの規模に関わらず、計画、実行、管理には多くの要素が関わってきます。Asana、Mavenlink、Wrike、Trelloなどのプロジェクト管理ソフトウェアは、関係者がプロジェクトの目標達成と進捗に向けて協力するのに役立ちます。プロジェクト管理に特化したソフトウェアは、プロジェクト要件の収集と共有、リソースの特定、割り当て、追跡、スケジュール、予算、成果物の管理といった機能を企業に提供します。
ソフトウェアの選定、評価、導入にかかるコスト、時間、そしてリソースの割り当ては、企業がプロジェクト管理ソフトウェアの導入に抵抗を感じる要因となっています。しかし、現在では多くのソフトウェアがSaaSベースになっており、入手と導入が容易になっています。そこで、企業がプロジェクト管理ソフトウェアに投資すべき5つの理由をご紹介します。
1. 情報とアクセスの集中化
プロジェクト管理ソフトウェアを使用すれば、重要なプロジェクト情報を一元的に保存・共有できます。すべてのコンテンツを一元化された保護された場所に保管することで、プロジェクトチームと関係者は、整合性の高いデータに容易にアクセスし、共有できるようになります。一元管理システムにより、単一のアクセスポイントで機密情報を保護しやすくなり、ITセキュリティツールによる監視・制御も容易になります。ユーザーには、プロジェクト管理ソフトウェアポータルへのアクセス権を持つロールを割り当てることができます。また、多くのプロジェクト管理ソリューションでは、すべてのアクティビティの監査証跡が保持されます。これにより、トラブルシューティングやデータのバックアップが簡素化され、情報漏洩を防ぐことができます。これらのメリットは、リアルタイムのコラボレーションを促進します。
2. 敏捷性の向上
プロジェクトマネジメント（PM）ソフトウェアは、プロセスとワークフローを自動化することでアジリティ（俊敏性）を高め、製品やサービスの完成と市場投入を迅速化します。チームは、業務プロセスや管理上の要件に煩わされることなく、成果物や仕様書の作成に集中できるようになります。アジリティは、競争で優位に立とうとする企業や、優位性を維持しようとする企業にとって、大きな違いを生み出します。顧客が求める成果物を、品質やコストを犠牲にすることなく、より迅速に提供できることは、プロジェクト成功の鍵の一つです。
参照: IT プロジェクトのコスト/利益計算ツール (Tech Pro Research)
3. リアルタイムのコラボレーションとコミュニケーション
プロジェクトの意思決定は、定期的なコミュニケーションとコラボレーションに大きく依存しています。効果的な意思決定は、適切な情報が、適切なタイミングで、適切な場所、つまり必要な時に入手できるかどうかにかかっています。プロジェクトマネジメントソフトウェアは、関係者や意思決定者が重要な意思決定を期限内に行うために必要な重要な情報に即座にアクセスできるようにします。関係者は、プロジェクトの詳細や進捗状況について、リアルタイムで連携できます。スポンサー、リーダー、その他の外部関係者とのコミュニケーションは、安全で隔離された環境で行うことができます。これにより、プロジェクトタスクが円滑に進み、各フェーズを通して全員が共通の認識を持つことができます。
4. 手作業による回避策の削減
手作業による回避策は、エラー、追加作業、そして追加の手作業介入につながります。これは、企業に多大な時間と費用、そして顧客を失うことにもつながります。また、品質保証プロセスやISO規格の遵守が困難になる可能性もあります。プロジェクトマネジメントソフトウェアは、スケジュール管理、タスクとリソースの割り当て、予算の配分と追跡、進捗状況の更新、レポート作成を自動化する機能を提供します。手作業による介入が減れば、プロジェクトマネージャー、チーム、そして関係者は、クライアントの目標と成果物により集中できるようになります。
参照: プロジェクトマネージャーとして成功するキャリアを築く方法 (無料 PDF) (TechRepublic)
5. リソースの最大化
リソースをより効率的に活用し、無駄を削減しましょう。多くの企業は、既に限界に達している限られたリソースを抱えています。日々の業務は新しいプロジェクトの影響を受けることが多く、従業員は通常の業務と新たに発生したプロジェクトタスクの両方に対応しなければなりません。プロジェクトマネジメントソフトウェアは、これらの価値の高いリソースが管理業務ではなく、プロジェクトの成果物や開発に多くの時間を費やせるように、時間を節約します。
大企業と小企業にはそれぞれ違いがありますが、プロジェクトは多くの企業に共通するテーマです。業種、所在地、規模を問わず、企業はプロジェクトを立ち上げ、実行します。プロジェクト管理ソフトウェアを活用することで、情報の一元管理、俊敏性の向上、コラボレーションの強化、回避策の削減、そしてリソースの最大活用を実現できます。
以下も参照:
- ベンダー契約更新プランナー（Tech Pro Research）
- Smartsheet のグリッドビューをプロジェクト管理に活用する方法 (TechRepublic)
- 企業に最適な G Suite エディションの選び方 (TechRepublic)
- クラウドファーストの世界でベンダーを管理する方法 (ZDNet)
- GEは監視・診断センターにPredix Asset Performance Managementソフトウェアを導入予定（ZDNet）
