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Excelで条件付き書式を使って小計行を強調表示する方法 - TechRepublic

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Excelで条件付き書式を使って小計行を強調表示する方法 - TechRepublic

Excelの小計機能は、結果が一時的なものであるため、既存の構造を崩すことなくデータを素早く分析できる優れた方法です。しかし残念ながら、結果の小計行は詳細レコードと併せて表示すると、明確に区別されません。大規模なデータセットでは、小計行を見つけるのが難しくなる場合があります。この記事では、小計行を強調表示する条件付き書式ルールを適用する方法を説明します。小計行を削除すると、書式も消えます。

私はWindows 10 64ビット版でExcel 2016を使用していますが、このテクニックは以前のバージョンでも動作します。ご自身のデータを使って作業することも、デモ用の.xlsxファイルをダウンロードすることもできます。TableオブジェクトではSubtotal関数を使用できないため、このテクニックをご自身の作業に適用する場合は、事前にTableを範囲に変換してください。

参照: プレゼンテーションの不具合を回避および克服する方法 (TechRepublic PDF)

条件付き書式なし

ほぼあらゆるデータセットを利用できますが、図Aには請求書の仕入先、金額、日付が複数行にわたって記載されています。ここではExcelの小計機能を使用して、仕入先ごとの小計を表示します。

図A

このデータ セットでは小計を使用します。

小計を生成するには、データ セット内の任意の場所をクリックし、次の操作を行います。

  1. [データ]タブをクリックします。
  2. アウトライン グループの [小計] をクリックします。
  3. 表示されるダイアログで、[各変更先] ドロップダウンから [ベンダー] を選択し、[関数の使用] ドロップダウンから [合計] を選択して、[小計の追加先] リストで [請求金額] をオンにします (図 B )。
  4. 必要に応じて、「現在の小計とデータ以下の概要を置き換える」オプションをオンにします。
  5. [OK]をクリックすると、図 Cに示す結果が表示されます。

図B

小計オプションを定義します。

図C

小計機能により、各ベンダーごとに 1 行ずつ、そして下部に総計の 3 行の小計が追加されます。

良くも悪くも、この機能では小計行が強調表示されません。太字のタイトルは便利ですが、それだけでは十分ではありません。図Dに示すように、左側の2レベルボタンをクリックすると小計のみが表示されますが、それでも必ずしも十分ではありません。

図D

小計のみを表示します。

この例はシンプルですが、この機能には多くの利点があります。小計機能について詳しくは、「Excelの小計機能を使うための10以上のヒント」をご覧ください。

条件付き書式

幸いなことに、条件付き書式を追加することで、小計行を目立たせることができます。ただし、条件を指定する必要がありますが、万能薬はありません。この場合、図Eに示すように、小計機能によって小計行にSUBTOTAL()関数が追加されるため、ISFORMULA()関数を使用できます。

図E

小計は小計行に関数を追加します。

条件付き書式を設定する前に、「小計」（データタブ）をクリックし、「すべて削除」をクリックして小計行を削除します。行全体に書式を設定する場合は、データセットB3:D32を選択し、以下の操作を行います。

  1. [ホーム]タブをクリックします。
  2. [条件付き書式] ドロップダウン ([スタイル] グループ内) から [新しいルール] を選択します。
  3. 表示されるダイアログの上部ペインで、「数式を使用して、書式設定するセルを決定する」を選択します。
  4. 「この数式が満たされる場合の値を書式設定」コントロールに次の数式を入力します。
    =ISFORMULA($C3)
  5. 「フォーマット」をクリックします。
  6. この時点で、利用可能な書式設定オプションをすべて使用できます。この例では、「フォント」タブをクリックし、「フォントスタイル」リストから「斜体」を選択します。次に、「境界線」タブをクリックし、「プリセット」セクションの「アウトライン」オプションにチェックを入れます。最後に、「塗りつぶし」をクリックして「緑」を選択します。
  7. 「OK」をクリックします。図Fに数式とフォーマットを示します。
  8. [OK] をクリックしてシートに戻ります。

図F

この条件付き書式では、小計行が強調表示されます。

現在、データセットの列Cには数式が含まれていないため、書式設定は行われていません。前のセクションの手順に従い、小計を有効にしてください。図Gに示すように、小計行がすぐに表示されます。小計を削除すると、書式設定も消えます。

図G

条件付き書式ルールでは、小計行のみが強調表示されます。

先ほど「万能薬はない」と言ったことを覚えていますか？条件を選択する際には、データを考慮する必要があります。C3:C32に数式が含まれている場合、この方法は機能しません。

バリエーション

この条件付き書式ソリューションを自分の作業に適用する場合は、さまざまなニーズがあるでしょう。小計行の単一のセルを強調表示したい場合は、条件付き書式を適用する前に、その単一の列のみを選択します。2つ目の条件付き書式ルールを追加することもできます。たとえば、列Dの空白セルを黒にしたいとします。この場合、B3:C32を選択して最初の書式を適用し、次に列Dを選択して2つ目の書式を適用します。条件付き書式ルールは同じです。また、列に小計のSUBTOTAL()以外の数式が含まれているためにISFORMULA()関数が機能しない場合は、別の条件を試してください。=Right($B1,5)=”Total”を使用して、タイトルテキスト（列B）内の単語Totalを検索できます。誰かがテキストを変更するとルールは機能しなくなるため、条件を選択する際には注意してください。

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