テクノロジー企業は、優秀な人材の採用と維持から、製品やプロジェクトの納期遵守まで、数多くの重要な課題を抱えています。限られた時間とリソースをコアビジネスに集中させるべきだという考えから、管理業務は後回しにされがちです。経費管理ソフトウェアは、財務管理業務を簡素化する一つの方法です。
参照: 採用キット: IT 財務マネージャー/予算責任者 (TechRepublic Premium)
成長中の企業では、経費管理は共有スプレッドシートと中途半端な承認・精算プロセスで行われている場合が多いでしょう。これでは監視が限定的になり、誰かがこまめに経費を徴収・集計しない限り、どの部門がいくら支出しているのかを会社として正確に把握できない可能性があります。さらに、ソフトウェアライセンスからオフィスサービスまで、使われなくなったり重複したりしているものまで、あらゆるものの定期的な支払いが組織内に溢れている可能性があります。つまり、こうした管理業務では、得られる洞察は限られてしまう可能性が高いのです。
経費管理ソフトウェアとは何ですか?
経費管理ソフトウェアは、決済カード、従業員ツール、レポート作成、管理機能を単一のプラットフォームに統合することで、これらの課題に対処します。これらの経費管理ツールは、通常、クレジットカード会社と契約を交渉し、高価なソフトウェアを購入できる大企業の専売特許でした。近年では、BILL Spend & Expense（図A）などの企業が、中小企業にも経費管理ツールを提供しています。特にBILL Spend & Expense（旧Divvy）のテクノロジー主導型アプローチは、成長中のテクノロジー企業に最適です。
図A
BILL Spend & Expense 経費管理ソフトウェアの使い方
合理化されたクレジット申請機能を備えたBILL Spend & Expenseをご利用いただくことで、会社全体にクレジットを割り当てることで、個々の従業員の負担を軽減できます。その後、管理者は従業員の設定を行い、BILLが提供する会社クレジットカードにリンクされた個人クレジット限度額を付与できます。
数週間後に過剰な支出に驚くのではなく、すべての請求が BILL Spend & Expense に即座に表示され、従業員が限度額を超えるとすぐに請求が拒否されます。
BILLのアプリで経費管理が便利に
BILLのモバイルアプリでは、従業員と管理者は取引を即座に確認できます。さらに、従業員は取引を個別に分類し、領収書を取得できるため、特別なレポートや手入力をすることなく経費報告が簡素化されます。さらに、従業員はクレジット限度額の増額を即座に申請できるため、緊急経費を迅速に承認してもらうことができます。
BILL Spend & Expenseは次のレベルの予算管理を提供します
BILLには強力な予算管理機能が搭載されています。管理者は、マーケティングキャンペーンから会議への出張費まで、様々な項目の予算を作成できます。予算には、資金を管理する1人以上の所有者と、予算の割り当てを受ける複数の従業員を設定できます。これらの割り当ては従業員のクレジットカードに表示され、カードでの支出を指定された予算に割り当てることができます。他の請求と同様に、割り当てられた予算を超える金額は拒否されますが、例外的な支払いについては承認を申請できます。
予算ビューでは、会社に関連するすべての予算が表示され、シンプルなグラフで予算額、割り当て内容、支出内容の詳細を確認できます。予算は個別または毎月の定期的な予算に設定できます。
BILL Spend & Expenseでは、ユーザーは使い捨てのクレジットカード番号を設定できます
テクノロジー企業にとって特に便利なBILLのもう一つの機能は、定期的な料金に割り当て可能な「使い捨て」カード番号の設定機能です。多くのテクノロジー企業は、ソフトウェアホスティング料金、サブスクリプションサービス、その他の定期的な費用で溢れています。BILLユーザーは、これらのサブスクリプション用に、月々の上限額を超過できない固有のクレジットカード番号を作成できます。サブスクリプションが使用されなくなった場合は、これらの使い捨てクレジットカード番号をすぐにキャンセルできます。
BILL Spend & Expense にはいくらかかりますか?
BILLのコアツールである決済カードと予算管理機能は、クレジットカード取引に伴うスワイプ手数料で収益を得ているため、加入者には無料で提供されています。BILLは、請求書の支払いから特典まで、幅広い追加機能を提供しています。
BILL Spend & Expense を使用すると、時間を節約して生産性が向上します。
経費管理は重要な取り組みリストのトップには入らないかもしれませんが、管理業務の時間を解放し、その時間を最も重要な業務に充てられるようになるため、検討する価値は十分にあります。予算が限られており、時間に追われるテクノロジー企業にとって、経費管理ソフトウェアを活用する最大のメリットは、手作業による経費報告、払い戻しの遅延、そして経費発生後に発覚した過剰支出に関する質問といった煩わしい手続きを回避できることでしょう。
これらのタスクに対する BILL の Web とモバイル中心のアプローチは、モダンでアクセスしやすく、スプレッドシートや承認フォームよりも技術系の従業員にとって馴染みやすいはずです。
