ワークフローと聞いて、何を思い浮かべますか？簡単に言えば、ワークフローとは、計画的かつ繰り返し実行できる業務手順です。ワークフローは、特にビジネスやプロジェクトの規模が大きくなるにつれて、想像以上に重要になります。非効率的なワークフローでは、物事が完了しないか、非効率的な方法で完了してしまう可能性があります。
そんなことは望んでいません。むしろ、予測可能性、効率性、そしてある程度の自動化が求められます。
参照: 採用キット: プロジェクトマネージャー (TechRepublic Premium)
そのため、Jira はプロジェクト管理プラットフォームにワークフローツールを追加しました。Jira ワークフローは、特定の課題がライフサイクルを通じて遷移する一連のステータスとトランジションです。ワークフローは、組織やチーム内のプロセスを表します。
Jiraには、作業を容易にする組み込みのワークフローが備わっています。これらのワークフローは、以下の2つのコンポーネントで構成されています。
- ステータス: タスクの状態を表すステップ（「進行中」、「保留中」、「完了」など）。ステータスは、ボード上のカードの「ドロップゾーン」として機能します。
- 遷移：ステータス間の一方通行のリンク。タスクは「サポート待ち」や「顧客待ち」などのステータス間を移動します。
アクティブなワークフローと非アクティブなワークフローも表示されます。非アクティブなワークフローとは、その時点でプロジェクトで使用されていないワークフローのことで、アクティブなワークフローとは現在使用されているワークフローのことです。
Jiraでワークフローを作成するために必要なもの
Jiraでワークフローを作成するには、有効なJiraアカウントが必要です。これで完了です。無料プランでもワークフローを作成できます。
ワークフローを作成する方法
Jira Softwareアカウントにログインし、右上の歯車アイコンをクリックします。表示されたページで、左側のサイドバーにある「ワークフロー」をクリックします（図A）。
図A
表示されたページで、右上の「ワークフローを追加」をクリックし、「マーケットプレイスからインポート」を選択します。この方法を採用したのは、ワークフローの実際の仕組みを理解するのがはるかに簡単だからです。使い方に慣れたら、プロジェクトに最適なカスタムワークフローを構築し始めることができます。
ワークフロー マーケットプレイスでは、特定のワークフローを検索したり、リストをスクロールしてニーズにぴったり合うワークフローを見つけることができます。
複数のプロジェクトの課題を1つのカンバンボードで簡単に管理できる「クロスプロジェクトボードワークフロー」を使いたいとします。そのためには、「選択」をクリックします（図B）。
図B
次の画面で、ワークフローに名前を付けて、「次へ」をクリックします (図 C )。
図C
ここで問題が発生しました。ワークフローに名前を付けて「次へ」をクリックした後、「インポートウィザードを再起動する必要があります」というエラーが表示された場合は、ワークフローを検索して、そのワークフローだけが表示されているようにする必要があります。
この場合、「検索」フィールドに「Cross-Project Board」と入力します。エントリが表示されたら、「選択」をクリックします。
このエラーが引き続き表示される場合は、ワークフローを最初から作成するしかありません。そのためには、「ワークフロー」画面に戻り、「ワークフロー」ドロップダウンをクリックして「新規作成」を選択します。最初のウィンドウで、ワークフローの名前と説明を入力し、「追加」をクリックします（図D）。
図D
「追加」をクリックすると、ワークフローデザイナーが開き、ステータスと遷移を追加できます。「ステータスを追加」をクリックし、表示されるポップアップでドロップダウンからステータスを選択し、「追加」をクリックします（図E）。
図E
新しいステータスが作成されたので、OPEN ステータスのドットをクリックし、それを新しいステータスにドラッグします (図 F )。
図F
これにより、トランジション作成ポップアップが開き、必要な詳細を入力する必要があります (図 G )。
図G
「新しい遷移」を選択し、遷移元のステータス、遷移先のステータス、名前、説明（任意）、画面（任意）を選択します。「追加」をクリックします。
トランジションの作成は、ほとんどの場合、説明を必要とせずにすぐに行えます。ただし、スクリーンオプションについては、理解しにくいかもしれません。これは、ユーザーから追加情報を収集するために使用できる中間ワークフロー画面です。例えば、問題が解決された際に、ユーザーに解決策を選択する画面を表示できます。多くの組み込みスクリーンが用意されています。
新しいステータスを追加し、トランジションに接続します。ワークフローが完了するまで、これを繰り返します。作業中に、任意のトランジションをクリックして、さらにオプションを追加できます（図H）。
図H
ワークフローの下書きの公開は、かなり面倒な点の一つです。これは以前からシステムのバグとして存在しており、未だに解決されていません。ワークフローを公開するには、まずワークフローのコピーを作成し、編集してからワークフローに戻り、特定のプロジェクトのリストに新しいワークフローを追加する必要があります。これは非常に面倒です。Jira がこのプロセスをすぐに簡素化してくれることを期待しています。
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