ITプロジェクトの生産性を阻害する4つのエンドユーザータイプ - TechRepublic

IT部門は常に社内顧客を尊重し、彼らのビジネスニーズを満たすアプリケーションを開発する必要があります。しかしながら、熟練したITプロジェクトマネージャーは、エンドユーザー側に「落とし穴」となるものを認識し、先手を打つことを習得しています。こうしたエンドユーザーは生産性を脅かすだけでなく、ITプロジェクトにとってリスクとなる可能性さえあります。

扱いにくいユーザーとは誰なのか、どのような行動をとるのか、そしてどのように対処すればいいのか？知っておくべきことをご紹介します。

1: 永久エンハンサー

プロジェクトが初めて稼働すると、通常60～90日間のクリーンアップ期間が発生します。この期間には、ユーザーによってバグが発見され、IT部門が解決する必要があります。「分析麻痺」に陥ったユーザーは、プロジェクトがバグ修正のためのメンテナンスモードにあることを受け入れず、新しい機能強化を導入することでプロジェクトをさらに「完璧に」しようとします。これは「機能強化クリープ」と呼ばれ、プロジェクトの成果を損なうだけでなく、ITマネージャーのプロジェクト管理能力も損なう可能性があります。これはITの生産性に悪影響を及ぼし、最終関係者がシステムの所有権を失ってしまうため、ビジネスにも悪影響を及ぼす可能性があります。

ヒント:プロジェクトの絶対的な切り替え日を予定に記入し、事前にこれらの日付までのエンド ユーザー契約に署名してもらう必要があります。

2: 非参加者

非参加ユーザーは日々の業務に追われ、新しいアプリケーションのレビューに十分な時間を割くことができません。これはプロジェクト開始時のIT生産性リスクとなります。ユーザーがシステムを購入または構築する前に、システムに必要な具体的なビジネス要件のリストを提示してこなければ、IT部門は何とか機能するものを見つけ出さなければならないという危うい立場に立たされるからです。こうしたユーザーは遅かれ早かれ意見を述べますが、それはたいていの場合、システムの導入後であり、IT部門に対してシステムが自分のニーズを満たしていないと訴えることになります。

ヒント:事前にプロジェクトの共同リーダーシップを要求し、ユーザーからの入力と承認が得られるまで次のプロジェクト ステップに進まないようにする必要があります。

3: 過剰参加型

これは典型的には、大学時代にPCのコンサルティングをしていたが、ITの現場に身を投じずにはいられない、不満を抱えたビジネスマネージャーのことです。テクノロジーに関する提案をしたり、マイクロマネジメントを試みることもあります。

ヒント：これらのユーザーがタスクに集中できるよう、会議やプロジェクトイベントを慎重に調整する必要があります。何をするにしても、傲慢になって彼らの提案を無視してはいけません。彼らの意見に耳を傾けずに無視してはいけません。必ずしも必要なユーザーサポートとは限りませんが、時には素晴らしいアイデアを思いつくこともあります。

4: コミュニケーション能力が低い

このITユーザーまたは非ITユーザーは、プロジェクトにとって重要な情報を持っているにもかかわらず、それを伝えなかったり、説明が非常に不十分だったりして、ITプロジェクトチームの失敗を招いています。単にコミュニケーション能力が低い人もいますが、コミュニケーション能力の欠如は、多くの場合、個人の不注意、あるいは心の奥底でプロジェクトに賛成していないという思いから生じています。

ヒント:プロジェクトを進める前に、明確なコミュニケーションと承認を求める必要があります。

ITプロジェクトの生産性を阻害する要因として、他にどのようなエンドユーザータイプを追加するとお考えですか？ぜひディスカッションでご意見をお聞かせください。