Gmailでは、Google Workspaceをご利用のユーザーはメールだけでなく、Chat、Spaces、Meetにもアクセスできます。数年前にGoogle ChatやSpacesを試してみたことがある方は、ぜひ一度お試しください。Googleは多くの新機能を追加しており、そのうち4つを以下にご紹介します。
- スペースの管理オプションをさらに充実させるための新しいロール。
- 組織内でスペースを共有する機能。
- アナウンス専用のスペースを作成するオプション。
- サードパーティ アプリのサポート。
これらの変更の一部は、Google が 2023 年 7 月に Currents を終了すると発表したことを受けて実施されました。Currents は、一部の組織にとって中心的なチャット チャネルとして機能してきました。これまで Currents をご利用だった方にとって、以下の機能強化は Currents から Google Chat のスペースへの移行を容易にするのに役立つでしょう。
ジャンプ先:
- スペースマネージャーの役割を活用する方法
- 宇宙の発見と共有を促進する方法
- アナウンス用のスペースを設定する方法
- サードパーティのアプリを接続して作業を一元化する方法
スペースマネージャーの役割を活用する方法
新しいスペースを自動的に作成したユーザーは、スペース管理者の機能を利用できるようになります。この機能には、組織内の他のユーザーに管理者の役割を割り当てたり、メンバーやグループを管理できるユーザーを調整したり、スペースの権限を変更したりする機能が含まれます。組織では、重要なスペースには少なくとも2人の管理者を配置し、メンバーシップと会話の管理を常に1人が行えるようにすることが推奨されます。
メンバーをスペース マネージャーに追加または昇格するには、[Gmail] | [スペース] | [スペースを選択] に移動し、スペース名の右側にある下向き矢印を選択して [メンバーの管理] を選択します (図 A )。次に、[+ 追加] を選択して新しいユーザーを招待するか、現在のメンバーの右側にある 3 つのドットのメニューを選択してアクセス レベルを変更します (図 B )。
図A
図B
権限設定により、スペースの詳細を変更できるユーザーと、履歴のオン/オフを切り替えられるユーザーを制御できます。さらに、スペースのメンバー全員または管理者のみが@allを使用してスペース内の全員にメッセージを送信できるように設定することもできます。アクセス権限を設定するには、「Gmail | スペース | スペースを選択 | スペース名の右側にある下向き矢印」を選択し、「スペース設定」を選択してページの下部までスクロールします（図C）。
図C
スペース管理者は、トピックから外れている、不快な、あるいは生産的な会話に繋がらない可能性のあるスペースメッセージを削除する場合があります。メッセージを削除するには、ウェブ上で自分のスペースにアクセスし、投稿コンテンツにカーソルを合わせて、3点アイコン（その他の操作）メニューを選択し、「削除」を選択してください。
宇宙の発見と共有を促進する方法
各スペースは、組織内の同僚が共有リンクまたは検索を通じてスペースにアクセスできるように設定できます。このように共有されたスペースは組織内の誰でもアクセス可能であり、政策に関する議論、ハウツーのヒント、文化的な関心（書籍、研究、特定の関心を持つグループコミュニティなど）といった幅広い関心を持つトピックに適しています。
スペース所有者が最初にスペースを作成する際、そのスペースを制限付き（招待されたメンバーのみがアクセス可能）にするか、検出可能（組織内の誰でも検索またはリンクを使用してアクセス可能）にするかを選択できます。スペース管理者は、Gmail | スペース | スペースを選択 | スペース名の右側にある下向き矢印を選択して「スペース設定」を選択し、「アクセス」で設定を「制限付き」または組織のドメイン（図 Dに示すように WolberWorks など）に調整することで、いつでも設定を変更できます。この機能が追加される前に作成された古いスペースは、変更できない場合があります。
図D
アナウンス用のスペースを設定する方法
多くの組織では、少なくとも1つのスペースをアナウンス用に設定する必要があります。最も簡単な方法は、新しいスペースを作成する際に「詳細設定」オプションを選択し、「スペース管理者のみ投稿可能」の横にあるチェックボックスをオンにすることです（図E）。その後、上記の手順に従って、グループへの投稿を許可したいすべてのユーザーをスペース管理者として追加します。
図E
これは、ドメイン内の全員にアクセスを許可する組織全体のアナウンスメントスペースや、追加したメンバーのみにアクセスを制限する特定のグループに適しています。後者は、例えば、地理的に離れた拠点にいる人や特定のチームに割り当てられた人へのアナウンスメントの伝達に使用できます。アナウンスメントチャンネルは、メンバー間の議論が有益でも不要でもないトピックに最適です。
サードパーティのアプリを接続して作業を一元化する方法
図Fに示すように、AsanaやSalesforceなど、多くの人気アプリをGoogle Chatスペースに追加できます。ただし、初めて使用する前に、接続されたアプリにログインする必要があります。
図F
同様に重要なのは、Google Workspace 管理者が組織内のユーザーが Chat で使用できるアプリを追加できることです。アプリを追加したら、スラッシュキー (/) を押すとオプションのリストが表示されます。スラッシュコマンドを使用すると、連絡先やアカウントの検索、タスクの追加や完了などのタスクをすべてスペース内で実行できます。
本質的には、このスペースは、様々な接続されたクラウドシステムに部分的に依存する可能性のある仕事に関するディスカッションのための共通のエリアとして機能します。Google Chat と連携するアプリの全リストについては、Google Workspace Marketplace をご覧ください。接続されたタスクやデータベース項目に関するスペース内のディスカッションは、Bc および Bcc 受信者のみに制限される Gmail の直接スレッドとは異なり、スペースのメンバー全員に表示されます。
Google Chat で Spaces をご利用の場合は、Mastodon (@awolber) で私にメンションするかメッセージを送信して、プロジェクトのワークルームや非公式のチャット チャネルでこのサービスがどの程度役立っているかをお知らせください。
