複数のドキュメントから1つの目次を作成する方法 - TechRepublic

前回のブログ投稿では、Wordの組み込みの見出しスタイルを使って目次を作成する方法をご紹介しました。複数の文書を扱う場合、Wordの目次機能は同じようには機能しませんが、不可能というわけではありません。難しいというわけでもありません。別の目次文書のフィールドを使用します。

始める前に、可能であれば、目次を構成するドキュメントを同じフォルダに保存してください。この手順は必須ではありませんが、作業を少し簡素化できます。目次を作成する準備ができたら、新しいドキュメントを開き、目次ドキュメントであることがわかるようなわかりやすい名前を付けて保存します。

目次ドキュメントで、目次に含めるドキュメントごとに、次のように参照ドキュメント フィールドを挿入します。

1. [挿入]タブをクリックします。
2. [クイック パーツ] ドロップダウン ([テキスト] グループ内) から [フィールド] を選択します。
3. フィールド名リストから「RD」（RDは参照文書の略）を選択します。Word 2003では、「挿入」メニューから「フィールド」を選択します。
4. ファイル名または URL コントロールに、目次に含める最初のドキュメントの名前を入力します。
5. ドキュメントが目次ドキュメントと同じフォルダにある場合は、「現在のドキュメントからの相対パス」オプションにチェックを入れてください。そうでない場合は、ファイルのフルパスを入力してください。
6. [OK]をクリックします。

この時点では何も表示されませんが、ご心配なく。Enterキーを押して、目次に含めたい文書ごとに上記の手順を繰り返します。ファイルは内容順に参照してください。その後、通常どおり目次を生成します。

1. [参照]タブをクリックします。
2. [目次] グループで、[目次] をクリックします。
3. ギャラリーオプションからオプションを選択します。Word 2003では、「挿入」メニューから「参照」を選択し、「索引と目次」を選択します。
4. コントロールに目次ではなくフィールド コードが表示される場合は、[Shift] + [F9] キーを押してフィールドを更新します。

ページ番号がすべて1になっていることに注目してください。これは、この例の文書はどちらも1ページしかなく、どちらの文書もページ番号の付け方を変更していないためです。どちらの文書もページ番号は1から始まります。この手法を使用する場合は、最初の文書を除くすべての文書のページ番号の付け方を変更する必要があるでしょう。例えば、この場合は、2番目の文書のページ番号を1ではなく2から開始します。少し手作業が必要ですが、難しくはありません。文書の数が多い場合は、少し時間がかかるかもしれません。

参照先の文書のいずれかを変更する場合、一部、あるいはすべての文書の開始ページ番号を更新する必要があるかもしれません。完璧な解決策ではありませんが、一応機能します。複数の文書に基づいて目次を作成するための組み込み関数はありません。