ClickUpでタスクをテンプレートとして保存して、ワークフローを効率化する方法

プロジェクト管理とは、タスクをスムーズに進めるための効率的なワークフローを構築することです。そのためには、ClickUpのようなプロジェクト管理ツールが必要です。ClickUpは、作業を複雑にしたり煩雑にしたりするのではなく、より簡単にしてくれるツールです。

例えば、新しいタスクを作成するプロセスを考えてみましょう。これは通常、各タスクごとにカードを作成することで行われます。カードに名前を付けて割り当てるだけのシンプルなものもあれば、必要なものをすべてカードに追加し、適切な担当者に割り当て、カードによって誰かの作業が少しでも楽になるようにあらゆる努力を払うという、複雑で時間のかかるプロセスになることもあります。

ClickUpをプロジェクトマネージャーとして選んでいるなら、仕事を少し楽にする方法が一つあります。例えば、同じ機能と割り当てを持つ同じカードを何度も作成しなければならないとします。1枚のカードの作成に5分かかるとします。一日中同じカードを何度も作成していると、1週間の仕事の大半は、プロジェクト用の新しいタスクカードの作成に費やされてしまいます。

参照: 機能比較: 時間追跡ソフトウェアとシステム (TechRepublic Premium)

ClickUpを使えば、タスクテンプレートを使ってカード作成にかかる時間を大幅に短縮できます。必要な機能をすべて盛り込んだ新しいタスクカードを作成し、それをテンプレート化します。テンプレート化されたカードは何度でも再利用できるため、タスクカード作成にかかる時間を短縮できます。

これがどのように行われるかをお見せしましょう。

ClickUpでタスクテンプレートを作成するために必要なもの

これを実行するには、有効なClickUpアカウントと取り組むプロジェクトが必要です。これら2つが揃えば、準備完了です。

ClickUpでタスクテンプレートを作成する方法

ClickUpアカウントにログインし、作業したいプロジェクトに移動します。プロジェクトに移動すると、右下に「タスク」ボタンが表示されます（図A）。

図A

タスク作成ポップアップ（図B）が開いたら、必要なタスクを作成します。リストに追加し、メンバーに割り当て、リスト内での位置を指定し、必要なフィールド、サブタスク、チェックリスト、添付ファイルを追加し、優先度と日付を設定し、タグを追加し、タスクの依存関係を設定します。

図B

タスクカードが希望どおりに完成したら、ウィンドウの左下にある目のアイコンの左から2番目の円であるテンプレートアイコンをクリックします。このアイコンをクリックすると、新しいポップアップが表示されます（図C）。

図C

そのリストから「テンプレートとして保存」をクリックすると、新しいポップアップが開きます (図 D )。

図D

テンプレートに名前を付け、必要に応じて設定してください。他の組織にとって有益と思われる場合は、このテンプレートを一般公開することもできます。テンプレートの設定が完了したら、「保存」をクリックして完了です。

新しいテンプレートの使い方

テンプレートを作成したら、それを使用するには、新しいタスクを作成し、テンプレート アイコンをクリックして、[テンプレートから読み込み] を選択し、作成したテンプレートを選択するだけです (図 E )。

図E

これで完了です。タスクテンプレートの作成方法を学習しました。ClickUp での作業がさらに効率的になります。

Jack Wallen によるビジネス プロフェッショナル向けの最新のテクノロジー アドバイスをすべて知るには、YouTube で TechRepublic の How To Make Tech Work を購読してください。