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ス スコット・ロウ
Excel ウィンドウは、完全なスプレッドシートを作成するときに使用するさまざまな要素で構成されています。
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Excelのすべての機能はメニューバーからアクセスできます。このツールバーは、複数のドロップダウンメニューで構成されています。Excel 2003を含む新しいバージョンのExcelで、時にイライラさせられる機能の一つに、プログラムがユーザーを助けようとする点があります。新しいOfficeプログラムは、ユーザーにとって必要と思われる機能だけを提供しようとします。
この場合、Officeを初めてインストールした直後は、Excelのドロップダウンメニューに必要なオプションがすべて自動的に表示されるわけではありません。使用していない項目や、めったに使用しない項目は、数秒待つか、メニュー下部の下矢印をクリックしない限り、メニューに表示されません。
ユーザーはこの機能に戸惑い、メニューオプションの一部が表示されなくなったことに疑問を抱くことがよくあります。幸いなことに、メニューの他の部分をクリックすることなく、このデフォルトの動作を簡単に変更できます。変更するには、「ツール」>「カスタマイズ」を開き、「常にすべてのメニューを表示する」オプションの横にあるチェックボックスをオンにして、「閉じる」をクリックします。
名前からお察しの通り、標準ツールバーにはExcelの使用時に必要となる最も一般的な機能が含まれています。ツールバーの左側は、Excel、Word、PowerPointなど、Office製品間でほぼ共通です。ツールバーの右側には、データの並べ替えボタンなど、Excelでよく使われる便利な機能が含まれています。
Wordと同様に、Excelスプレッドシートも細かく書式設定して、思い通りの見た目に仕上げることができます。このツールバーのボタンを使えば、テキストを太字にしたり、下線を引いたり、セルの内容を中央揃えにしたり、右揃えにしたりなど、様々な設定が可能です。Excelの書式設定ツールバーには、数値セルをパーセンテージやドル表示などの書式設定オプションも用意されています。
図1では、ワークスペースの中央に赤枠で囲まれた「セル」というラベルの付いたボックスがあります。セルとは、Excelスプレッドシートの個々の要素で、そこにデータ要素を入力し、数式を使って計算を行うことができます。
スプレッドシートの右上隅にある黒枠のセルに注目してください。黒枠のセルがアクティブセルです。入力を開始すると、このセルに情報が入力されます。Excelのセルは、列と行が交差する点によって名前が付けられます。図1では、黒枠のセルはA列1行目にあるため、A1という名前になっています。赤枠で囲んだセルはC5という名前です。
各Excelシートは最大256列の情報をサポートし、AからIVまでのアルファベット順に並べられます。Z列以降は2文字の列名が使用され、27列目はAA、28列目はABというように続きます。256列目はIVとなります。
Excelの列は通常、特定のデータ要素を表すために使用されます。例えば、在庫管理スプレッドシートの上部では、列Aを部品番号、列Bを説明、列Cを数量、列Dを仕入価格として使用できます。
列見出しをクリックすると、列の内容全体を選択することができます。マウスを列見出しの上に移動すると、カーソルが下矢印に変わり、クリックすると列全体が黒くなり、列全体が選択されたことを示します。
Excelは65,536行のデータを保存できるため、膨大な情報を保存できます。Excelでは、通常、行は情報の記録に使用されます。行には1から65,536までの番号が付けられます。
256 列 (各列 65,536 行) では足りない場合は、シートを追加してブックを拡張できます。1 つの Excel ブックには、最大 256 枚のシートを含めることができます。rn計算すると、1 つの Excel ファイルで使用できるセルの総数は、256 列 x 65,536 行 x 256 シート = 4,294,967,296 個になります。rn新しい Excel ブックを開始すると、3 つのシートが提供されます。いつでもシートを追加できます。また、セルや列とは異なり、シートの名前を変更して、探しているものを簡単に見つけられるようにすることができます。rn別のシートに移動するには、操作するシートに対応するタブをクリックします。とても簡単です。rnシートの名前を変更するには、名前を変更するシートを右クリックし、表示されるショートカット メニューから [名前の変更] オプションを選択します。
新しいシートを追加するには、シート名を右クリックし、ショートカットメニューから「挿入…」を選択します。「挿入」ダイアログボックスが開き、ワークブックに追加するシートの種類を選択できます。rn
追加したいシートの種類を選択したら、「OK」をクリックします。ほとんどの場合、ワークブックにワークシートを追加する必要があります。シートが不要になった場合は、シート名を右クリックし、ショートカットメニューから「削除」を選択してください。
名前/範囲ボックスの唯一の目的は、スプレッドシート内で現在位置を把握できるようにすることです。画像1をもう一度ご覧ください。選択されているセルはA1で、これが名前/範囲ボックスに表示されている内容と一致していることに注意してください。スプレッドシート内を移動すると、このボックスの内容は現在位置を反映して変化します。Excelでは、セルの範囲、つまりグループに名前を付けることもできます。名前を付けると、シート内のその領域にいるときに、範囲の名前がここに表示されます。
Office 2003のプログラムはすべて、タスク ウィンドウを同じように使用します。これは、画像でハイライト表示されている画面の領域です。タスク ウィンドウの内容は、実行しようとしている操作に応じて変化します。例えば、「ファイル」→「新規」を選択して新しいブックを作成すると、タスク ウィンドウが変化し、そのタスクに関連するさまざまなオプションが表示されます。
標準ツールバーの「質問を入力してください」というボックスに注目してください。そこに書かれている通りに操作すれば、良い結果が得られます。画像は、ボックスに「数式」と入力した場合の動作を示しています。Excelでは、数式の作成に関するヘルプトピックが表示されます。Excelでは、検索結果はタスクウィンドウに表示されることに注意してください。rn
表示されているヘルプトピックを開くには、見出しをクリックしてください。ヘルプトピックは別のウィンドウで開きます。rnExcel 2003には、豊富なナレッジベースが付属しています。Excelに組み込まれているヘルプを使えば、ほぼあらゆる疑問に答えることができます。実際、ExcelはMicrosoftのサイトに常に接続し、検索時に最新のヘルプトピックを取得するため、ヘルプは常に最新の状態です。
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