Microsoft 365 ユーザーは、ファイルの復元とバックアップ機能がすぐに使える状態になっています。その他の機能は有効化する必要があるため、利用可能な機能について事前に確認しておくことをお勧めします。
Office アプリはデフォルトでファイルをデフォルトのフォルダーに保存します。ただし、ローカルシステム上のフォルダー、ネットワーク上の場所、クラウド、さらにはフラッシュドライブや DVD などの外部ソースなど、ほぼどこにでもファイルを保存できます。
Microsoft 365は、デフォルトでファイルのコピーをOneDriveにも保存します。OneDriveをオフにするユーザーもいますが、自動保存とバージョン履歴が有効になるため、オンのままにしておくことをお勧めします。この記事では、ファイルの保護と回復に役立つ組み込み機能をいくつか紹介します。
参照: Google Workspace vs. Microsoft 365: チェックリスト付き比較分析 (TechRepublic Premium)
Windows 10 64ビット版でMicrosoft 365を使用していますが、以前のバージョンでもご利用いただけます。デモファイルはございませんので、必要ありません。これらの機能はWeb版およびOneDriveと連携します。
Microsoft 365 の自動保存の使い方
Microsoft 365 サブスクリプションには、自動保存と呼ばれる保存保護機能が組み込まれています。この機能は、作業中にExcel、Word、PowerPointファイルを数秒ごとに自動的に保存します。Microsoft 365では、ファイルがOneDrive、OneDrive for Business、またはSharePoint Onlineに保存されている場合、自動保存はデフォルトで有効になっています。[ファイル]タブで[名前を付けて保存]が[コピーを保存]に変わっている場合は、ファイルがOneDriveに保存されていることを意味します。
この機能を見つけるには、タイトルバーの左上隅、またはクイックアクセスツールバー（図A参照）をご覧ください。これはトグルスイッチなので、オン/オフを切り替えることができます。トグルスイッチが表示されない場合は、Officeアプリの最新バージョンを使用していない可能性があります。最新バージョンを使用しているにもかかわらず、トグルスイッチが見つからない場合は、管理者にお問い合わせください。
図A
自動保存機能を有効にするトグルをクリックしても、アプリがリクエストを処理できない場合は、その理由を説明するメッセージが表示されます。このファイルで自動保存を使用する場合は、表示される指示に従ってください。指示に従わない場合は、自動保存は使用できません。
自動保存が機能しない場合は、既存の個人用 OneDrive と新しい OneDrive Business の間で競合が発生している可能性があります。個人用 OneDrive をオフにすることはできますが、バックアップフォルダーのオプションをオフにしない限り、システムは新しいビジネス用 OneDrive ではなく個人用 OneDrive と同期し続ける可能性があります。この問題を解決するには、以下の手順を実行してください。
- タスクバーにある個人用OneDriveアイコンをクリックします。赤いアイコンが表示されている場合は、有効になっていないことを示します。
- 表示されたウィンドウで、[設定] をクリックし、ドロップダウンでもう一度 [設定] をクリックします。
- [バックアップ]タブをクリックし、[バックアップの管理]をクリックします。
- 図Bは確認したい設定を示していますが、おそらく「バックアップの停止」という青いリンクが表示されているはずです。すべての「バックアップの停止」リンクをクリックしてください。Microsoft 365はデフォルトで、これら3つのフォルダー（他のフォルダーを追加することもできます）に対してバックアップを実行します。
- [OK]を2回クリックします。
図B
自動保存がオンになっていて、適切に同期されているので、バージョン履歴機能に進みましょう。
Microsoft 365 のバージョン履歴の使い方
バージョン履歴は、Microsoft 365 サブスクリプションユーザー向けにデフォルトで有効になっているもう1つの組み込み機能です。この機能を使用すると、OneDrive または SharePoint に保存されているファイルの以前のバージョンを表示および復元できます。
確認するには、任意のOfficeファイルを開き、「ファイル」タブをクリックします。次に、「情報」をクリックし、図Cに示す「バージョン履歴」オプションをクリックします。この機能が有効になっている場合、Officeは利用可能なリビジョンのリスト（最大25件）を開きます。
図C
Microsoft 365のバックアップ機能をOneDriveに使う方法
以前、同期の問題のトラブルシューティング中にOneDriveのバックアップ設定について簡単に説明しました。この機能を使用すると、デスクトップ、ピクチャ、ドキュメントフォルダーをデフォルトでバックアップできます。これにより、ドキュメントを保護しながら、他のデバイスからアクセスできるようになります。
この機能が有効になっていない場合は、次の手順で有効にしてください。
- タスクバーの青または白の OneDrive アイコンをクリックします。
- 表示されたウィンドウで、[設定] をクリックし、ドロップダウンでもう一度 [設定] をクリックします。
- [バックアップ]タブをクリックし、[バックアップの管理]をクリックします。
- 図Dは、同期されていないフォルダが1つあることを示しています。これは意図的にオフにしていました。このフォルダをクリックし、「バックアップを開始」をクリックしてください。処理には数秒かかり、完了するとメッセージが表示されます。
- [OK]を2回クリックします。
図D
OneDriveでは5GBのストレージ容量を無料でご利用いただけます。Microsoft 365のサブスクリプションメンバーは最大1TBまでご利用いただけます。万が一、OneDrive上のすべてのデータが失われても、保護された状態が続きます。
Microsoft 365のOneDrive復元機能の使い方
このようなことは決して起こらないことを願いますが、OneDrive 上のファイルを紛失した場合、Microsoft 365 サブスクリプションをお持ちであれば復元できます。
まず、OneDriveのウェブサイトにアクセスし、正しいMicrosoftアカウントにサインインしていることを確認してください。設定アイコン（歯車アイコン）をクリックし、ドロップダウンから「設定」を選択し、「OneDriveの復元」リンク（図E）をクリックします。「日付を選択」ドロップダウンから復元ポイントを選択します。
図E
注目すべき点
こうしたすべての保護にもかかわらず、留意すべき制限がいくつかあります。
- ごみ箱から削除したファイルは復元できません。
- この機能ではフォトアルバムは復元されません。
完全な保護とファイルの回復・復元機能が必要な場合は、これらの機能を有効にしておくことが重要です。組織にとってこれで十分でない場合は、サードパーティ製の保護機能をご検討ください。
