大規模プロジェクトでは、スコープクリープがほぼ継承的に発生する傾向があります。プロジェクトの多くの側面の一つにおける小さな詳細は見落とされがちです。この例では、計画されていなかった小さな詳細が、新築ビルのネットワーク全体に及んでいました。
スコープクリープとは、プロジェクトに関与する人が増えるにつれて、規模と複雑さが増していく傾向を指します。また、プロジェクトの詳細が依頼主であるプロジェクトオーナー（通常は経営陣）に提示され、「これやあれもやってもらえますか？」と尋ねられる際にも、スコープクリープが発生します。先日、私に起こった例を挙げてみましょう。
私はプライベートジェットチャーター管理会社のITマネージャーです。数年前からボーイング・ビジネスジェットを保有機に加えています。これは、現在保有している航空機の大部分を占めるガルフストリーム機よりも大型です。BBJとは、737に数千万ドル相当のカスタム改造を施し、超富裕層向けの豪華ヨットに改造した機体です。
もちろん、航空機が大型化すれば、格納庫も大きくなります。そこで、格納庫を建設しました。簡単なプロジェクトではありません。多くの環境認可を取得し、空港当局との適切な調整も必要です。古くて小さな格納庫を購入して取り壊し、その場所に新しい格納庫をこの1年かけて建設しました。BBJと2機の小型G550を収容する予定です。
詳細を定義する
初日から、経営陣にネットワークと通信要件の定義に協力したいと申し出ました。「結構です」と言われたのですが、「建設業者が全部やってくれています」と言われました。私は問題を感じ、この1年間、時折メールでフォローアップを行い、サイトの接続方法や電話システムなど、具体的な質問を続けました。
正直に言うと、これらのメールではCYA（責任回避）の役割を果たしました。それぞれの支援の申し出には、スイッチ、ルーター、VPN、PRI、VoIP電話、無線アクセスポイント、そしてローカル認証とファイルレプリケーションのためのドメインコントローラーなど、全てを機能させるために必要なものを具体的に記載しました。ワイヤリングクローゼットやクロスコネクトに関する説明は、彼らには理解できなかったのではないかと思います。
今週、下請け業者の1社から電話があり、必要なネットワーク配線の数と、それらがどこに配線されるのかを尋ねられました。私はパニックになりましたか？もちろんです。でも、とてもプロフェッショナルな対応で対応しました。請負業者が新築に必要な電子機器の計画をきちんと立てていなかったのは明らかでした。皆さんもこんな経験はありませんか？
制御不能なプロジェクトの管理
配線工事業者には後ほど連絡すると伝え、現場のプロジェクトマネージャー（当社の社員）にも状況をメールで知らせました。彼は、必要な情報はすべてゼネコンに提供済みで、図面にもすべて含まれていると保証してくれました。どういうわけか、図面のコピーが下請け業者に届かないことってあるんですよね。
次に電話会社から電話がかかってきて、「MPOEはどこですか？」と尋ねられました。建物内にはまだ電話会社からの物理的な配線が敷設されていません。「すぐに連絡します」と私は答えました。もうパニックになっているのでしょうか？建物は60日以内に入居予定なのに、外部への音声とデータの接続はまだ整っていません。ああ、電話システムもまだ決まっていません。
さあ、終わりだ。請負業者、各方面のプロジェクトマネージャー、そして下請け業者を集めた全体会議を招集した。ところが、我が社のプロジェクトマネージャーはネットワークと電話について全く知識がなかったことが判明した。彼は請負業者が全てを処理できると思っていたのだ。私は呆れて首を振る。高価な格納庫を建てておきながら、ネットワークの計画すら立てないなんて、一体どういうことなのだろうか？
ここでスコープクリープが発生します
ネットワークと電話の問題を解決するための全体会議で、様々な電話システムについて議論が交わされました。スタンドアロンのVoIP PBXの導入が最終決定に近づくにつれ、担当副社長が少し不安そうな表情を浮かべているのに気づきました。「どうしたんですか？」と私は尋ねました。「電話を取って本社の内線に電話をかけてもいいですか？」
メイン格納庫にある既存の電話システムは12年前のものです。PRI（T1）にも対応していません。遠隔地への接続もできません。1棟の配線工事が、複数の棟にまたがる工事になってしまいました。両棟に新しい電話システムを設置し、既存の棟にはVoIP対応の配線を新たに敷設する。アップグレードする良い理由を探していましたが、物事がうまくいくとは不思議なものです。
今度はCEOにそれを納得させなければなりません。「何ですって！この建物の電話システムに6万ドルもかけるんですか？新しい格納庫には従業員が数人しかいないのに、なぜ電話システムを入れ替えなければならないんですか？」ああ、ITマネージャーの喜びは尽きません。もし誰かが最初から私の話を聞いてくれていたら、こんなことはすべて計画通りに予算化できたのに。今となっては皆ショックを受けています。
要約と結論
このプロジェクトの管理がいかにまずかったかについては、様々な結論を導き出すことができます。まずは一つ、コミュニケーション不足を指摘します。しかし、この業界で30年働いてきた経験から言わせてもらえば、これは決して珍しいことではありません。ただ、これほど大規模な事態は初めてです。CEOやVPは日々の業務で多忙です。フォローアップなしに全てを委任しても、うまくいきません。
コミュニケーション不足に加え、事前に詳細が明確に定義されていませんでした。どのような電話システムが求められているのか、あるいは必要なのか、誰も知りませんでした。2つのネットワークをどのように接続するのか、誰も知りませんでしたし、尋ねる人もいませんでした。無線アクセスは考慮されていませんでした。下請け業者は、契約時に考えていたよりもはるかに多くの機器を販売できることになり、今では大喜びしています。
結局、すべてうまくいく。お金の問題でしょ？ 残念ながら、これは一部の成功している大企業のプロジェクト運営のありがちなやり方です。誰もが権限委譲を好む一方で、決定事項は必ず上層部で下さなければなりません。それがリーダーシップと呼ばれるものですが、厄介な細部にまで対処しなければならないため、大変な仕事です。結局のところ、ITマネージャーはそのために給料をもらっているのですから。
