Googleドライブには、適切な状況下では非常に便利な機能があります。この機能は、Googleドライブ内で特定のドキュメントを誰でも閲覧できるように共有した際に、実際に使用されているのを見たことがあるかもしれません。一般公開機能は、特定の形式のドキュメントを配布するのに最適な方法です。さらに、Googleドライブ経由で共有されたドキュメントが検索エンジンに表示されるようになると、さらに便利です。
「ドキュメントを閲覧したい特定の人と共有するだけで済むのに、なぜドキュメントを公開する必要があるのか」と疑問に思うかもしれません。
答えは簡単です。非独占的なドキュメントを広く公開したい場合、Google ドライブを使って個々のユーザーやグループと手動でドキュメントを共有するのは非常に時間がかかります。新しい人がドキュメントを閲覧・編集したいと思ったら、そのたびに共有しなければなりません。これは情報を広める効率的な方法とは言えません。そこで、公開共有の出番です。
これには2つの注意点があります。共有された文書は検索エンジンからアクセスできますが、ユーザーが公開文書にアクセスする最善の方法はリンク経由です。そのため、文書へのリンクを共有する必要があります。もちろん、リンクを知っている人は、そのリンクを配布して文書の認知度を高めることができます。
2つ目の注意点は、Googleのドキュメント同時閲覧制限が200人、同時編集制限が50人となっていることです。これは依然としてかなりのユーザー数であり、手動で共有する場合、対応に非常に時間がかかります。
それでは、Google ドキュメントを公開する方法を見てみましょう。
公開共有
この免責事項を書く必要はないのですが、あえて書きます。Googleドキュメントを一般公開するということは、誰でも読めるということです。そのため、ドキュメントの内容が共有する価値があるだけでなく、会社の機密情報や個人情報が漏れないようにする必要があります。繰り返しますが、ビジネス文書を共有する場合は、その内容が会社のイメージを最もよく表すものであることを確認してください。
Googleドライブのブラウザ版でこれを行う方法を説明します。モバイルアプリでの手順もほぼ同じです。ドキュメントを一般公開するには、Googleドライブを開き、そのドキュメントが含まれているフォルダに移動します。共有するドキュメントを選択し、ウィンドウの右上隅にある共有ボタンをクリックします（図A）。
図A
共有ポップアップで「詳細設定」をクリックします。表示されるポップアップ（図B ）で、「アクセス権を持つユーザー」に関連付けられた「変更」リンクをクリックします。
図B
次のウィンドウで、「オン」→「ウェブ上で一般公開」をクリックします。すると「アクセス」オプション（図C）が表示され、一般ユーザーがドキュメントに対してどのような操作を実行できるかを設定できます。
図C
公開共有には次の 3 つのオプションを有効にすることができます。
- 表示可能 (デフォルト) - 一般ユーザーは読み取りアクセスのみ可能です。
- 編集可能 - 一般公開では読み取り/書き込みアクセスの両方が可能です。
- コメント可能 - 一般公開でコメントを読んだり追加したりできます。
おそらく、デフォルトのオプションのままで良いでしょう。もし一般ユーザーからの意見を聞きたい場合は、「コメント可能」オプションを選択することをお勧めします。ただし、これは一般ユーザーが自由にコメントを追加できることを意味するため、監視の目にさらされたり、職場で不適切な表現が書き込まれたりする可能性もあることをご理解ください。しかし、ドキュメントへの意見を聞きたい場合は、この方法が良いでしょう。
ドキュメントが共有されると、ドキュメントを配布するためのリンクが表示されます。そのリンクをソーシャルネットワーク、メール、会社のウェブサイトなど、必要な方法で共有してください。
セキュリティに注意してください
改めてお知らせしますが、機密情報は公開しないでください。会社の機密データを含むGoogleドライブのドキュメントを公開するのは絶対に避けるべきです。しかし、広報情報、ドキュメント、その他の非機密データについては、Googleドライブを介して一般公開することが、情報発信の便利な手段となります。
