Excelのドロップダウンリストを使えば、一般的なMicrosoft Excelユーザーにとってデータ入力が簡単になります。ドロップダウンリストを使用すると、選択したセルの入力項目が制限されるため、データ入力が高速化し、入力ミスも減ります。この記事では、Excelのデータの検証機能を使って、ドロップダウンリストを素早く簡単に作成する方法をご紹介します。
参照: 誰もが知っておくべき Windows、Linux、Mac のコマンド (無料 PDF) (TechRepublic)
Windows 10 64ビットシステムでMicrosoft 365デスクトップを使用していますが、以前のバージョンでもご利用いただけます。ご参考までに、デモ用の.xlsxファイルと.xlsファイルをダウンロードしていただけます。
ただし、Table オブジェクトは以前のメニューバージョン (.xls) では利用できないため、この記事の一部は、.xls バージョンをご利用の場合に適用されません。リストにデータ範囲を指定することはできますが、リスト項目を更新してもドロップダウンリストの内容は更新されません。Microsoft Excel for the web はデータの検証をサポートしており、Web バージョンでもデータの検証ドロップダウンリストを追加できます。Excel テーブルでは、セルをタブ移動して新しい行を挿入することはできませんが、行を追加することは可能です。
Excel のドロップダウン リストとは何ですか?
図Aは、 Excelシート内のシンプルなドロップダウンリストを示しています。ドロップダウンを使用するには、データ入力セル（この場合はD2）をクリックし、ドロップダウン矢印をクリックしてB3:B6の値リストを表示します。ユーザーが値リストに含まれていない項目を入力しようとした場合、Excelは入力を拒否し、データの有効性を保護します。
図A
Excelでデータの入力規則ドロップダウンリストを作成するには、値のリストと、データ入力セルとして使用する空白セルの2つが必要です。リストはB3:B6、データ入力セルはD2です。
Excelでデータ検証ドロップダウンを追加する方法
ドロップダウンリストがユーザーとデータにどのようなメリットをもたらすかがわかったので、D2にドロップダウンリストを追加してみましょう。まず、B3:B6に短いリスト（図A）を追加し、Excelのテーブルオブジェクトとして書式設定します。リスト内の任意のセルをクリックし、Ctrl + Tを押します。表示されるダイアログで、「テーブルに見出しを付ける」オプションが選択されていることを確認して、「OK」をクリックします。厳密に言えば、リスト項目をテーブルとして書式設定する必要はありませんが、テーブルにすることでドロップダウンが動的になります。
例のドロップダウン リストを Excel セルに追加するには、次の手順を実行します。
- 例に従うには D2 を選択しますが、ドロップダウンはどこにでも配置できます。
- 「データ」タブをクリックし、「データツール」グループの「データの入力規則」をクリックします。必要に応じて「設定」タブをクリックします。
- 表示されるデータ検証ダイアログで、[許可オプション] ドロップダウンから [リスト] をクリックします。
- ソース コントロールをクリックし、リスト項目である B3:B6 を強調表示します。
- [OK]をクリックします。
図B
ドロップダウンをクリックすると、先ほど示したリストが表示されます (図 A)。
複数のExcelセルにドロップダウンを追加できます。単一のExcelセルではなく、データ入力セルの範囲（手順1）を選択してください。これにより、複数のドロップダウンに同じリスト項目が表示されます。連続していないExcelセルでも機能します。Shiftキーを押しながら、該当するExcelセルをクリックしてください。一般的なユーザーにとってこの追加機能はそれほど便利ではありませんが、実現可能であることを知っておいてください。
参照: Microsoft Lists が新しい Excel である理由 (TechRepublic)
先ほど、リスト項目をTableオブジェクトとしてフォーマットしました。では、Tableに新しいリスト項目を入力して、その理由を確認してみましょう。
- B6 を選択し、Tab キーを押してテーブルに新しいセルを追加します。
- 「goat」と入力してEnterキーを押します。
Excel はドロップダウンリストに「ヤギ」を追加しました（図 C）。新しいリスト項目を入力するだけで、何もする必要はありません。これが Excel のテーブルオブジェクトの強みです。可能な限りテーブルオブジェクトを活用することをお勧めします。ドロップダウンから項目を削除するには、テーブルから項目を削除します。
図C
Excelの表でドロップダウンを使用する方法
表のトピックについてもう少し詳しく説明しましょう。表の最初のセルにデータの入力規則のドロップダウンを追加すると、Excelは新しいレコードごとにドロップダウンを拡張します。この魔法の仕組みを簡単に見てみましょう。
- F2:G4を選択して、簡単な表を作成します。次に、Ctrl + Tを押し、「表に見出しを付ける」オプションをクリックして、「OK」をクリックします。
- 先ほど作成したドロップダウンのあるセル D4 を選択し、Ctrl + C を押します。
- その列の最初のセルである G3 を選択し、Ctrl + v を押してドロップダウンをそのセルにコピーします。
ドロップダウンは、列 G の最初のセルにあります (図 D )。
ドロップダウンから項目を選択し、Tab キーを押すとテーブルに新しいレコードが挿入されます。Tab キーで G4 に移動すると、テーブルにドロップダウンが自動的にコピーされます（図 E）。Web 版 Excel をお使いの場合は、テーブルを右クリックし、表示されるサブメニューから「挿入」を選択し、「テーブルの行を上にコピー」を選択します。Web 版でもデスクトップ版と同様にドロップダウンがコピーされます。
図D
図E
先ほどと同じように、インターフェースを使ってデータ検証リストを作成することもできます。しかし、ドロップダウンをコピーするのがいかに簡単かを知っていただきたいと思います。
おそらく、Excelのセルをクリックした時にしかドロップダウン矢印が表示されないことにお気づきでしょう。これは少し気がかりです。塗りつぶしの色など、見つけやすい書式を設定することをお勧めします。ユーザーは項目を選択する必要があります。自分でデータを入力しようとするとエラーが発生します。特定のエラーメッセージを表示するオプションもありますが、この記事では説明しません。
Microsoft Excel ブックへの複数のリンクの使用
別のシートや別のワークブックのリスト項目を参照してドロップダウンリストにデータを入力することも可能ですが、このプロセスには少し手間がかかるため、この記事ではこのオプションについては取り上げませんでした。
両方のブックが開いている必要があります。この方法を試す場合、ブック1の値がブック2の値に依存し、ブック2がブック3にリンクしているといった複数のリンクは管理が困難になることに注意してください。ユーザーはファイルを閉じるのを忘れたり、場合によってはファイルを移動したりすることがあります。リンクされたExcelファイルを扱う人が自分だけであれば問題はないかもしれませんが、他のユーザーがファイルを確認して変更する場合は、問題が発生する可能性があります。本当にそれほど多くのリンクが必要な場合は、新しい設計を検討することをお勧めします。
