データを深く掘り下げて傾向、外れ値、そして何が起こっているのかを詳細に把握したいなら、Power BI のあらゆる視覚化機能とクエリオプションを活用するのが理想的です。しかし、それを他の人に説明したり、共同で意思決定を行う際に活用したりするとなると、レポートをどのように提示すればいいのでしょうか？
参照: Microsoft Power BI について知っておくべきことはすべてここにあります。
データを共有したり説明したりする一般的な方法は、グラフやチャート、あるいはPower BIレポートのスクリーンショットを使ったPowerPointプレゼンテーションです。しかし、問題は、データを詳細に分析して何が起こっているかを確認することができず、新しいデータが届いても自分で更新しない限り更新されないことです。
ジャンプ先:
- Power BI レポートを PowerPoint に追加する
- PowerPoint を通じて Power BI データを詳しく調べて共有する
- Power BI レポートとアラートを電子メールで設定する方法
- Office ハブで Power BI レポートにアクセスして作成する
- Outlook で Power BI を使用する
Power BI レポートを PowerPoint に追加する
PowerPoint用の新しいPower BIデータストーリーテリングアドインを使用すると、完全にインタラクティブなライブPower BIレポートをスライドに挿入できます。これを行うには、Power BIレポートのURLをPowerPointの専用プレースホルダーにコピーします。
Microsoft 365 ライセンスをお持ちの場合は、PowerPoint の [挿入] リボンに Power BI ボタンが表示されます。クリックして図 Aに示す Power BI プレースホルダーを取得し、レポートの URL に貼り付けます。
図A
次のようにして、Power BI からレポート URL を取得する必要があります。
1. Power BI でレポートを選択します。
2. 特定の設定が必要な場合は、フィルターまたはスライサーを適用します。この手順は必須ではありません。必要な設定は、作成するレポートによって異なります。
3. 「エクスポート」を選択します。
4. 表示されるドロップダウンから「PowerPoint」を選択します。
5. 次のドロップダウンから「ライブデータを埋め込む」を選択します（図B）。スライドにインタラクティブなレポートを表示したくない場合は、「画像を埋め込む」を選択してください。このオプションは、プレゼンテーション中にオンラインになっていない場合に便利です。
図B
6. Power BIでは、レポートを既存のプレゼンテーションに追加するか、新しいプレゼンテーションを作成するかを選択できます。状況に応じて適切な方法を選択してください。
PowerPoint に Power BI オプションが表示されない場合は、[挿入] タブから [アドインの取得] を選択し、Microsoft Power BI を検索します (図 C )。
図C
PowerPoint を通じて Power BI データを詳しく調べて共有する
プレゼンテーションを行っている場合、アドインは WebView2 コントロールであるため、オンラインであれば、スライド上の Power BI データを確認して、Web 上の Power BI と同じフィルター、スライサー、ツールを使用して質問に答えることができます。
参照: Microsoft Power BI のデフォルトのドリルダウンについて説明します。
スライドを誰かに送信する場合、相手がそのスライドを見るにはPower BIレポートへのアクセス権が必要です。「共有」を使ってレポートのURLを取得する際に設定できます（図D）。アクセス権がない場合は、アクセスをリクエストするための通知が表示されます。
図D
Power BI レポートとアラートを電子メールで設定する方法
データを使って質問をしたり、計画を説明したりする必要があるのは、スライドだけではありません。多くの人は今でも、特に定期的な進捗報告など、メールでやり取りしたり情報を共有したりしています。幸いなことに、Power BI を Outlook と連携させる方法はいくつかあります。
Power BI サービスの「共有」ボタンを使用してレポートやダッシュボードを共有する際、リンクをメールで送信できます。組織外のユーザーはレポートを閲覧できますが、編集はできませんのでご注意ください。Power BI Pro または Premium ライセンスをお持ちの場合は、Power BI レポートとダッシュボードのスナップショットをメールで受け取るサブスクリプションを登録することもできます。手順は以下のとおりです。
1. [その他のオプション] ボタン (3 つの省略記号) をクリックします。
2. ドロップダウンから「レポートを購読する」を選択します（図E）。購読がない場合は、「サブスクリプションを作成」をクリックして続行してください。
図E
3. メールアドレスを入力します（図F）。
図F
4. メールを送信する頻度を選択します。
5. 「保存」をクリックし、サブスクリプション ペインを閉じます。
定期的にではなく、何かが変更されたときにレポートを電子メールで送信する場合は、Power BI データ アラートを設定し、[Microsoft Power Automate を使用して追加のアクションをトリガーする] を選択します。
Power BI レポートを定期的にメールに添付して送信したい場合は、Power Automate で自動化できます。フローを作成し、レポートの送信頻度と送信形式（PDF など）を設定します。
Office ハブで Power BI レポートにアクセスして作成する
Office Hub（office.comのウェブサイトとPC上のアプリの両方）では、作成可能なドキュメントのリストに関するPower BIレポートがサポートされるようになりました。また、Outlookと同様に、Teamsで使用しているのと同じPower BIアプリを、表示されるアプリのリストに追加することもできます（図G）。
図G
Outlook で Power BI を使用する
Web 版または Windows 版 Outlook を使用しており、Teams に Power BI アプリがインストールされている場合、Outlook のナビゲーション ウィンドウに Microsoft To Do、Yammer、Bookings などのアプリと共に Power BI アプリも表示されます (図 H )。これは現在、Outlook Web 版の Microsoft 365 First Release および Windows 版 Outlook の Office Insiders Beta Channel の一部として展開されていますが、テナント内の他のユーザーが既にインストールしている場合でも、すべてのユーザーに届くまでには時間がかかる可能性があります。
図H
これにより、別のアプリケーションに切り替えることなく、レポートやダッシュボードを閲覧できます。レポートを右クリックすると、ビューを切り替えることなく新しいウィンドウで開くことができます。
Power BI を別のウィンドウやタブで開くと、別のウェブサイトにアクセスするよりも便利ですが、メールに統合されるわけではありません。Outlook で Power BI アプリをインストールすると、ファイルを添付するのと同じようにレポートをメールに挿入できるようになります。最近使用したレポートやダッシュボードを表示する同様のピッカーも表示されます。また、リストに表示されないレポートやダッシュボードを検索することもできます。ただし、これではレポートがメールに埋め込まれるわけではなく、Microsoft が現在「プレビュー カード」とも呼んでいるアダプティブ カードが表示されます。
参照: Microsoft Power BI データを Microsoft Excel ファイルにエクスポートする方法についても説明します。
