Outlookの連絡先は強力なツールですが、連絡先の数が増えるほど、作業が煩雑になる可能性があります。複数の連絡先をより効率的に管理するには、グループを定義して使用することが鍵となります。この記事では、グループを使用して複数の連絡先に同時に同じ変更を加える方法をご紹介します。
Windows 10 64ビット版でOutlook 2016デスクトップ版を使用していますが、この方法は以前のバージョンでも使えます。ただし、365のメールではこの方法は使えません。
グループとは何ですか?
グループは、属性を共有する複数のレコードで構成されます。この記事では、グループとは共通の値を共有する連絡先の集合を指します。例えば、特定の部署に所属する連絡先、特定のプロジェクトに携わる連絡先、同じ会社に勤務する連絡先など、グループを構成する連絡先は多岐にわたります。これらの連絡先は、あなたにとって意味のある何かを共有しています。
参照: 2016年に読者から寄せられた2つのOfficeテクニック強化
連絡先の更新
複数の連絡先の同じ値（フィールド）を更新するには、リストビューに切り替え、リストをグループ化してから、適切なグループ内のレコードを1つ更新する必要があります。例として、TechRepublicの連絡先の「Company」フィールドを更新してみましょう。現在、「Company」は「TR」ですが、すべての連絡先を「TechRepublic」に変更します。まず、以下の手順で連絡先のリストビューを作成します。
- [People] ウィンドウ (以前のバージョンでは [連絡先]) を開きます。
- [表示]タブをクリックします。
- [現在のビュー] グループで [ビューの変更] をクリックし、ドロップダウン オプションから [リスト] を選択します (図 A )。
図A
現在のビューをリストに変更します。
次のステップは、データに関連付けるフィールドでリストをグループ化することです。これは更新対象のフィールドである必要はありませんが、おそらく同じフィールドでしょう。図Bは、「Company」ヘッダーセルをクリックした後のグループ化されたリストを示しています。
図B
リストを並べ替えるとグループが作成されます。
表示されているすべての連絡先を操作するのは大変なので、「配置」グループの「展開/折りたたみ」ドロップダウン（図C）から「すべてのグループを折りたたむ」を選択して折りたたみます。グループのヘッダーをダブルクリックして、個々のグループの表示/非表示を切り替えることもできます。次に、「TR (TechRepublic)」グループのヘッダーをダブルクリックして展開します（図D）。これで、更新対象のグループに属する連絡先を除くすべての連絡先が非表示になりました。
図C
すべてのグループを折りたたみます。
図D
変更するグループを展開します。
グループを展開したら、グループ内の任意の連絡先を開き、「会社名」フィールドを「TR」から「TechRepublic」に更新します（図E） 。完了したら「保存して閉じる」をクリックします。図Fに示すように、連絡先が1件含まれた「TechRepublic」の新しいグループが表示されます。
図E
変更を加えます。
図F
TechRepublic という新しいグループがあります。
TRグループ内の残りの連絡先を更新するには、少しドラッグするだけです。まず、TRグループを折りたたみます（折りたたんでも折りたたまなくても構いませんが、折りたたんだ方が作業がしやすくなります）。次に、TRグループの ヘッダーをTechRepublicグループのヘッダーにドラッグアンドドロップします。図Gでは分かりにくいですが、ドラッグするとOutlookに連絡先が表示され、ドラッグ操作に合わせてツールヒントも更新されます。グループを折りたたまない場合（私は折りたたみませんでした）、個々のレコードを間違ったグループにドラッグしてしまう可能性が高くなります。一方、これは連絡先のサブセットをあるグループから別のグループに移動する簡単な方法です。折りたたむかどうかは、あなた次第です。
図G
TR グループを TechRepublic グループにドラッグします。
TechRepublic グループの連絡先数が 1 から 4 に更新されます (図 H )。TechRepublic グループ内の連絡先のいずれかを開くと、会社名が TechRepublic になっていることがわかります。Outlook が自動的に更新してくれました。
図H
TR グループ内のすべての連絡先を新しい TechRepublic グループに移動すると、Outlook によってそれらの連絡先がすべて更新されました。
連絡先の更新は簡単ですが、複数の連絡先の同じ値を更新するのは面倒です。そして幸いなことに、その手間はかかりません。次回は、同様のグループ化手法を使って連絡先グループを更新する方法を紹介します。
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