分析レポートを最適化するための10のベストプラクティス

当社は重要かつ有用なデータ分析レポートの作成に努めておりますが、提示するデータのすべてが最大限に活用されているわけではないことを認識しております。

そこで疑問になるのが、私たちが分析してレポートするデータのどれだけが実際に使われているかということです。

多くのITスタッフは、80:20ルールが当てはまることを知っています。つまり、業務のために作成されるレポートの20%が、情報提供の80%を担っているということです。一方で、使われないレポートやほとんど使われないレポートはサーバー上に山積みになっています。

ダッシュボードと分析レポートの開発における無駄な労力を防ぐためのベストプラクティスをいくつか紹介します。

1. ビジネスの最新情報をお届けします

IT 部門がレポートのデザインについてユーザーとミーティングを行った後、別の開発を行うために席を外すということは、どれくらいあるでしょうか? 想像以上に多いのです。

何が起こるかというと、IT 部門がオフィスに戻ってレポートに取り組んでいるときに、データを細分化する新しい方法を考え出し、追加の機能や特徴で元のリクエストを装飾することを決定します。

これは優れた方法であり、装飾によってレポートのずれが生じて元のビジネスリクエストが見逃されない限り、ユーザーにとって大きなメリットになります。

2. ダッシュボードを視覚化し、簡単にドリルダウンできるようにする

フィルター、ドリルスルー機能、ツールヒントなどのインタラクティブな機能により、レポートの使いやすさが向上し、ユーザーはさまざまな視点からデータを探索し、必要な洞察を得ることができます。

財務部門はスプレッドシートや数字での作業に慣れていますが、営業部門は円グラフ、製造部門は棒グラフ、物流部門は世界地図を好む場合があります (下の画像を参照)。

サンプルユーザーパネルテンプレートインフォグラフィックダッシュボード。 — ユーザーパネルテンプレートのサンプル、インフォグラフィックダッシュボード。画像: Freepik

各ユーザーにとって最適な要約レベルのデータの視覚化を見つけることは、それ自体が大きな勝利です。それはすぐにユーザーにとって安心感をもたらします。

もう一つのユーザビリティ要素は、より詳細な分析データへの容易なドリルダウンです。例えば、ユーザーが地図の概要ビジュアライゼーションを操作していて、都市Aのトラックフリートについてもっと詳しく知りたい場合、都市Aをクリックして詳細情報にアクセスできる必要があります。

3. 次世代レポートの質問をする

今日、ユーザーは各生産ラインを時間、日、月ごとにどれだけの製品が流れているかを示すレポートを求めているかもしれません。来年には、欠陥のために返品された製品の量と、それがどの生産ラインで生産されたかを知りたいと思うかもしれません。

データの観点とレポートデータフィールド定義の観点では、特定のレポートで将来何を見たいかをユーザーに尋ねることが常に良い考えです。そうすることで、企業は簡単にそれに合わせて拡張し、レポートの関連性を保つことができます。

4. 多段階の使用許可とユニバーサルアクセスを可能にする

いつでも、新しいビジネス分野の新しいユーザーがレポートへのアクセスを要求する可能性があります。また、特定のレポートを管理するユーザーは、常に異なるレベルのセキュリティクリアランスをユーザーに付与したいと考えるでしょう。例えば、製造担当副社長はすべての製造活動を閲覧できる一方で、工場Aのマネージャーは工場Aの情報のみを閲覧できるといった具合です。

分析レポートの設計においては、セキュリティアクセスレベルと、誰がレポートを制御・承認すべきかを明確に指定する必要があります。また、これらのレポートは、使用許可を得た企業内の誰でもアクセスできる技術的な柔軟性も備えている必要があります。

5. データの整合性を検証する

分析レポートやダッシュボードが使用可能となり、本番環境に移行する前に、使用およびレポートの対象となるデータはクリーニングされ、正確性が検証されている必要があります。これには、重複除去、外れ値検出、欠損値や不整合値のチェックなど、データ準備と検証プロセスの実行が含まれます。

分析レポートを本番環境に展開する前にデータの整合性を厳密に検証することで、不正確または不完全な情報に基づいて意思決定を行うリスクを軽減できます。これにより、レポートの信頼性が向上します。

6. 企業内の類似データとデータを同期する

販売レポートで個々のバイヤーを指す「顧客」というデータフィールドを使用し、製造システムで個々のバイヤーだけでなく社内の再作業場も指す「顧客」という用語を使用する場合、このデータは同期されている必要があります。これにより、販売と製造で同じことを話せる共通の定義が生まれます。

データ同期はIT部門のデータベース領域で行われます（下の画像を参照）。異なる部門が同じことを話していると思っていても、実際にはそうではない場合、情報の不一致や社内での意見の相違が生じる可能性があるため、これは重要です。

7. レポートの作成とフォーマットを標準化する

レポート作成ツールと各種レポートで使用されるフォーマットを標準化することで、企業全体の統一性が確保され、ユーザーの混乱を軽減できます。これには、標準化されたテンプレート、データ定義、命名規則、レポートレイアウト、設計原則が含まれます。

8. 使用前に測定し、事後検査を実施する

IT部門は毎年、分析レポートの利用状況を確認する必要があります。レポートが全く使用されていない、またはほとんど使用されていない場合は、エンドユーザーに確認して、そのレポートが依然として有用かどうかを確認しましょう。

事後評価を行うことも同様に重要です。レポートのどのコンテンツ、機能、特性が最も広く利用されたか？レポートの中で何が使われなかったか？分析レポートの品質を向上させるために、評価から何を学ぶことができるか？これらはすべて、レポートがエンドユーザーのニーズを満たしていることを確認するために重要な質問です。