Outlookは誰もが大好きですが、嫌いになるまではそうではありません。その幅広い機能に感謝しながらも、柔軟性に欠けるツールやオプションに不満を感じることもあるでしょう。他のどのOfficeアプリケーションよりも、Outlookでの作業の高速化はユーザーにとって特別な意味を持ちます。作業が早く終われば、それだけ気分も良くなります。この記事では、Outlookでよくあるタスクを効率化する10の方法をご紹介します。
Windows 10 64ビットシステムでOutlook 2016（デスクトップ版）を使用していますが、これらの機能のほとんどは以前のバージョンでも動作します。デモファイルはありません。
注:この記事は、無料の PDF「Microsoft Office での作業をスピードアップする 50 の時間節約ヒント」でもご覧いただけます。
1: ファイルを添付する簡単な方法
メールにファイルを添付するには、フォルダ階層を何度もクリックする必要があります。幸いなことに、この煩わしい作業を回避する方法がいくつかあります。少なくともほとんどの場合はそうです。まず、Outlook 2016を使用していて、最近ファイルを開いたことがある場合は、図Aに示す「添付ファイル」ドロップダウンからそのファイルを選択できます。
図A
「ファイルの添付」ドロップダウンを使用すると、最近開いたファイルを電子メール メッセージにすばやく添付できます。
2つ目の方法は、Windowsエクスプローラーを使うことです。ファイルを右クリックし、「送信」を選択し、「メールの受信者」を選択します（図Bを参照）。Outlookが開いているかどうかに関係なく、Windowsは選択したファイルが添付された新しいメールメッセージを開きます。
図B
Windows エクスプローラーを使用してファイルを添付します。
3つ目の方法があります。Outlookが最大化されていない場合は、Windowsエクスプローラーからファイルを受信トレイにドラッグすると、ファイルが添付された新規メールメッセージが開きます。Outlookを最大化した状態で、ファイルをタスクバーのアイコンにドラッグすると、Outlookが表示されます。この状態で、ファイルを受信トレイにドラッグするだけです。
2: 既存のコンテンツで新しいアイテムを作成する
コンテンツをクリップボードにコピーすることで、新しいアイテムの作成ルートを回避できます。例えば、Word文書のコンテンツを使用して新しいメールメッセージを作成したいとします。まず、Ctrl+Cキーを押してコンテンツをクリップボードにコピーします。次に、Outlookでメールウィンドウを選択し、Ctrl+Vキーを押します。すると、コピーされたコンテンツが本文に含まれた新しいメールメッセージが開きます。これは他のアイテムにも適用されます。予定を作成するにはカレンダーを開き、連絡先を作成するにはPeopleを開くなどです。
Outlookアイテムから開始する場合は、動作が異なります。例えば、メールに予定情報が含まれている場合、そのメールをカレンダーアイコンにドラッグすると、メールの内容を含む新しい予定ウィンドウが開きます。メールをPeopleにドラッグすると、送信者の情報を使用して新しい連絡先が作成されます。任意のアイテムをアイコンにドラッグして、何が起こるか試してみてください。便利なショートカットが見つかるかもしれません。
参照: Excel スキルを磨く 10 のパワーヒント (TechRepublic PDF)
3: 同じメールを2度書かない
同じメッセージを定期的に送信する場合、必要に応じて入力したり、メモから内容をコピーしたりするかもしれません。必要な内容が含まれたテンプレートを作成すれば、時間を節約できます。テンプレートには、書式設定、画像、表を追加したり、ファイルを添付したりすることもできます。
テンプレートを作成するには、新しいメッセージを開き、必要なコンテンツをすべて入力してフォーマットします。送信前にコンテンツを編集できるので、必要なコンテンツをすべてテンプレートに含め、不要な部分は後で削除してください。
メッセージが完了したら、「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」を選択します。表示されるダイアログで、「ファイルの種類」から「Outlookテンプレート」を選択し、図Cに示すようにファイル名を入力して「保存」をクリックします。Outlookはテンプレートファイルの保存場所を自動的に認識するため、後で簡単にアクセスできます。特別な理由がない限り、デフォルトの保存場所を変更することはお勧めしません。
図C
電子メール メッセージをテンプレートとして保存します。
テンプレートを使用するには、「ホーム」タブをクリックし、「新規作成」グループの「新しいアイテム」ドロップダウンから「その他のアイテム」を選択します。次に、「フォームの選択」を選択します。表示されるダイアログで、「ファイルの場所」ドロップダウンから「ファイルシステム内のユーザーテンプレート」を選択し、デフォルトのユーザーテンプレートフォルダを開きます。テンプレートを選択し、「開く」をクリックします。必要な変更を加え、受信者を指定して送信します。この時点では、テンプレートに加えた変更は保存されません。テンプレートとマクロを組み合わせてさらに効率化する方法の詳細については、「Outlook テンプレートとマクロを組み合わせて繰り返し作業を省く」をご覧ください。
4: 複数のフラグを素早く適用する
複数のメッセージに同時にフラグを付けたり、フラグを解除したりできます。ShiftキーまたはCtrlキーを押しながら、フラグを付けたいメッセージをクリックして、複数のメッセージを選択するだけです。すべてのメッセージを選択した状態でInsertキーを押します。そうすることで、フラグが追加または削除されます。
5: CC を破棄する
送信者は、最新情報を常に把握しておきたい場合に、メールにCcで連絡してくることがあります。良くも悪くも、こうしたメッセージは優先度が低く、受信トレイを不必要に混雑させ、気が散ってしまいます。ToではなくCcで送信したメールをすべて移動させるルールを設定すれば、後で対応できます。
まず、アカウントノードを右クリックし、「新規フォルダ」を選択して新しいフォルダを作成します。「Inbox–cc」などの新しい名前を入力します。ルールを設定するには、以下の手順に従います。
- 「ホーム」タブをクリックし、「ルール」ドロップダウン（「移動」グループ内）から「ルールの作成」を選択します。Outlookでこのオプションが無効になっている場合は、メッセージが入っている別のフォルダーを選択してください。
- 表示されるダイアログで、[詳細オプション] をクリックします。
- ステップ1のリストで、「宛先に自分の名前がない場合」を選択します。「CCに自分の名前がある場合」も選択できます。「次へ」をクリックします。両方を含めるのはやりすぎかもしれませんが、リストから多くのメールを受信する場合は、2つ目のオプションもチェックすることをお勧めします。そうしないと、そのメールも受信トレイのCCフォルダに移動されてしまいます。
- 次のリストで、「指定したフォルダーに移動する」をチェックします。
- 下のペインで、指定されたリンクをクリックし、これらのメッセージを保存する新しいフォルダー (図 D ) を選択して、[OK] をクリックします。
- [次へ] を 2 回クリックし、新しいルールに意味のある名前を入力します (または入力する必要はありません)。デフォルトのオプション名で十分な場合がよくあります。
- 既存のメッセージをすぐに移動する場合は、[受信トレイに既にあるメッセージに対してこのルールを今すぐ実行する] オプションをオンにします。
- [完了]をクリックします。
図D
フォルダを選択します。
Outlookは自動的に受信トレイをバイパスし、あなたが宛先ではなくCC受信者として含まれているメールを新しいフォルダーに移動します。その結果、受信トレイで確認しなければならない低優先度のメッセージが少なくなります。
6: メールを紛失しない
重要なメッセージの検索に時間を費やしていませんか? 検索文字列を使用したり、列で並べ替えたりすることもできますが、最終的には、より速く簡単な方法があります。それは、検索フォルダーです。検索フォルダーを作成するには、(フォルダー一覧の下部にある) 検索フォルダーを右クリックし、[新しい検索フォルダー] を選択します。次に、適切な条件を入力して、すばやくアクセスする必要があるメールを識別します。日付、プロジェクト名、上司の名前などを使用できます。検索フォルダーには、指定した条件を満たすすべてのメッセージへのショートカットが含まれます。もう検索する必要はありません。すべてが必要な場所にあります。実際の優れた例については、「Office Q&A: Outlook でメッセージを検索する 3 つの方法」の「当日に送受信されたすべてのメールをフィルターする」をお読みください。
7: Outlook を使わずに Outlook アイテムにアクセスする
中断なく作業を続ける唯一の方法はOutlookを閉じることですが、これでは少し無防備になってしまうので、アイテムをデスクトップにドラッグすればすぐにアクセスできます。Outlookを復元し、メール、予定、メモ、アイテム、連絡先など、Outlookのあらゆるアイテムをデスクトップにドラッグするだけです。内容を確認したい時は、ダブルクリックするだけでOutlookを開かずに内容を確認できます。これは本当に便利です。
参照: Microsoft が Outlook.com の新ベータ版をリリース、新機能のテストを開始 (ZDNet)
8: クリーンアップ
このヒントは簡単に実践できますが、見落とされがちです。Outlookのクリーンアップオプションは、スレッド、フォルダー、またはフォルダーとそのサブフォルダーから不要なメッセージをすばやく削除します。この機能を実行すると、後続のメッセージで引用されているメッセージを削除することで、受信トレイとフォルダーから不要なメッセージをすばやく削除できます。この機能を使用するには、「ホーム」タブの「削除」グループにある「クリーンアップ」ドロップダウンから任意のオプションを選択します。「設定」ボタンをクリックして、ニーズに合わせてこのオプションをカスタマイズしてください。
9: クイックステップを使用してメッセージを移動する
複数のメッセージを同じフォルダに移動することが多い場合は、ドラッグするよりもクイックステップの方が速く、確実に正確です。メッセージを間違ったフォルダにドロップしてしまうことはよくあります。選択したメッセージを事前に指定したフォルダに移動するクイックステップを簡単に作成できます。例として、メッセージを「Fair」フォルダに移動するクイックステップを作成してみましょう。
- クイック ステップ ランチャーをクリックします。
- 表示されるダイアログで、[新規] ドロップダウンから [フォルダーに移動] を選択します。
- 名前を入力し、「移動先フォルダ」ドロップダウンから「Fair」フォルダを選択します。フォルダが表示されない場合は、「その他のフォルダ」をクリックしてフォルダの一覧を表示します。「Fair」を選択し、「OK」をクリックします。
- クイックステップにショートカットを割り当てるには、「オプション」をクリックします。「ショートカットキー」ドロップダウンからキーの組み合わせ（図E）を選択し、「保存」をクリックします。
- [OK] をクリックして Outlook に戻ります。
図E
キーストロークの組み合わせを割り当てます。
クイックステップを使用するには、「Fair」フォルダに移動するメッセージを選択します。次に、クイックステップギャラリー（図F）で「Fairへ移動」をクリックするか、Ctrl+Shift+2キーを押します。クイックステップは、ほとんどの一般的な繰り返しタスクで使用できます。Ctrl+Zキーを押すと、ほとんどのクイックステップが元に戻ります。
図F
[クイック ステップ] をクリックします。
10: 別のウィンドウを開く
ウィンドウ (およびフォルダー) を頻繁に切り替える場合は、それぞれを独立したインスタンスとして操作する方が速い場合があります。こうすることで、ナビゲーション ウィンドウを使用してウィンドウ間を行き来する必要性が減ります。Outlook ウィンドウを個別に開くには、ナビゲーション ウィンドウでそのショートカットを右クリックし、[新しいウィンドウで開く] を選択します。Outlook ウィンドウを個別に開くことができるため、このヒントは非常に役立ちます。複数のウィンドウで作業し、タスク バーを使用してウィンドウ間を行き来して、そのウィンドウで最後に作業していた場所に戻ることができます。私は通常、新しいウィンドウを別のモニターにドラッグします。ウィンドウを閉じるには、ウィンドウのタイトル バーの右隅にある閉じるボタン (X) をクリックするだけです。
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