Microsoft Power Automateは、プロセスを自動化できるワークフローシステムです。ワークフローシステムは、反復的なプロセスとタスクを管理します。つまり、面倒なタスクの一部を自動化するワークフローを作成できるのです。
VBAの手順に慣れている方なら、似たような手順だと思いますが、ここではコードはありません。Microsoft Power Automateは、Office 365アプリとは別に提供されるWebベースのシステムです。このチュートリアルでは、WordファイルをPDFに変換するワークフローを作成しながら、Power Automateの使い方を紹介します。この例を実際に操作すれば、ご自身のタスクにもワークフローを適用できるようになるはずです。
参照:誰もが知っておくべき Windows、Linux、Mac のコマンド (無料 PDF) (TechRepublic)
Windows 10 64ビット版システムで、Microsoft 365とPower Automate、そしてOneDrive for Businessを使用しています。Power Automateを無料でご利用いただくには、Microsoft 365またはDynamics 365が必要です。プランにサインアップしてお支払いいただくことも可能です。ただし、OneDrive for BusinessとMicrosoftアカウントも必要です。
サインインする際は、個人用または職場用のメールアドレスではなく、必ずMicrosoftアカウントのメールアドレスをご使用ください。デモファイルは用意されていないため、必要ありません。
WordファイルとOneDriveフォルダを準備する方法
Office アプリで Power Automate を使用する方法を示すために、Word ファイルを PDF ファイルに変換し、OneDrive for Business のターゲット フォルダーに保存するワークフローを作成します。
1つのファイルをPDFに保存するのは簡単な作業であり、ワークフローを作成しても時間の節約にはなりません。しかし、毎日数十個以上のWordファイルを受け取り、それらをPDFファイルに変換してOneDrive、SharePoint、またはその他のクラウドストレージに保存しなければならないとしましょう。もっと重要なタスクがあるため、このような作業は面倒です。
この例の構成要素を準備するには、まず「Holding」というローカルフォルダを作成し、そこにいくつかのWord文書を追加します。任意のローカルフォルダを使用できますが、このフォルダはローカルである必要があります。これは後で説明します。
次に、OneDrive for Business フォルダーを2つ作成します。1つはWord文書をPDFファイルに変換するためのフォルダー、もう1つはワークフローが変換したPDFファイルを保存するフォルダー（ターゲットフォルダー）です。OneDrive for Business サイトを開き、「Conversion」と「PDFs」という2つのフォルダーを作成します（図A）。
図A
Microsoft アカウントにサインインしていない場合は、後で同じ手順を繰り返さないように、今すぐサインインしてください。
Power Automateワークフローの作成方法
上の画像で「自動化」を丸で囲んでいることにお気づきかもしれません。ここからワークフローを開始します。OneDrive for Businessサイトで「自動化」をクリックし、「Power Automate」を選択してから「フローの作成」を選択します（図B）。
Power Automate にテンプレートのセットが表示されます。一般的には、テンプレートから始めて、必要に応じて調整していく方が簡単です。実際、Word ファイルを PDF に変換して SharePoint に保存するためのテンプレートもあります。今回はワークフローを一から作成するので、「その他のテンプレートを表示」をクリックして Power Automate を起動してください。
図B
左側のペインで「作成」をクリックします。右側には、異なるトリガーを持つ複数の空のワークフローが表示されます。トリガーとは、ワークフローを開始するイベントです。今回のトリガーは、WordファイルをローカルフォルダーからOneDriveのConversionフォルダーに移動するものです。空のワークフローは6つあります（図C）。
図C
ワークフローを作成するには、次の手順を実行します。
- 最初のワークフロー「自動クラウドフロー（指定されたイベントによってトリガー）」をクリックします。
- ワークフローの名前を入力します: Word を PDF に変換します。
- 次に、トリガーを特定します。これはワークフローを開始するイベントです。トリガーは多くのアプリに対応しているため、リストから適切なトリガーを探すのではなく、リストをアプリ（OneDrive for Business）に限定することができます。
- トリガー フィールドに OneDrive for Business と入力します。
- 「ファイルの作成時」トリガーをクリックします。右側の情報アイコンをクリックすると、Power Automate が新しいファイルを作成するとワークフローを開始することがわかります。ただし、図 D に示すように、OneDrive フォルダーから別のフォルダーにファイルをコピーした場合はワークフローがトリガーされないよう指定されています。そのため、元の Word ファイルはローカルシステムに保存しておく必要があります。
- いいねを押して「作成」をクリックします。
図D
Power Automate はワークフローを作成する準備が整い、いくつかの情報の入力を求められます。まず、ファイルが保存されているフォルダーを特定してください。厳密に言えば、ファイルは既に作成済みですが、ローカルフォルダーから OneDrive にファイルを移動することでこのイベントがトリガーされます。
右側のフォルダーアイコン（ピッカーを表示）をクリックします。次に、「ルート」をクリックすると、図Eに示すように、OneDrive for Business上のフォルダー一覧が表示されます。
Conversion フォルダーを選択してください。Power Automate はこのフォルダーに接続しますが、現在は空です。詳細オプションもありますが、今回は不要なので展開しないでください。代わりに、「新しいステップ」をクリックしてください。
図E
次のステップは、トリガーがワークフローを開始した際にPower Automateが実行するアクションを追加することです。今回は、ファイルをPDFに変換します。ここでもアクションのリストが膨大なので、「OneDrive for Business」と入力し、OneDrive for Businessアイコンをクリックしてリスト内の項目を絞り込みます。
「ファイルを変換（プレビュー）」をクリックします。Power AutomateはPDFへの変換を予測してくれますが、それでもファイルを識別する必要はあります。ファイル名は常に異なるため、動的なファイル識別子が必要になるため、この部分は少し複雑です。Wordファイルを実際の名前で識別することはできないからです。
「ファイル」フィールド内をクリックすると、候補のリストが表示されます。Power Automate でファイルを識別できるようにしたいので、図 Fに示すように「ファイル識別子」をクリックします。これは、Power Automate が各ファイルを名前で保存できるようにする特別な動的なプレースホルダーです。PDF は別の形式に変換するときに変更できますが、今はそのままにしておきましょう。
図F
ここまでの作業を少し振り返ってみましょう。トリガーはOneDrive for BusinessのConversionフォルダーに新しいファイルを「作成」するものです。WordファイルをPDFに変換する変換イベントを追加しました。
次に、Power Automate に変換した PDF ファイルの保存場所を指定する必要があります。これには別の手順が必要なので、「新しいステップ」をクリックします。OneDrive for Business にアクセスし、OneDrive for Business アイコンをクリックしてアクションのリストを表示します。
アクションリストから「ファイルを作成」をクリックします。もう一度「ピッカーを表示」をクリックし、今度はPDFフォルダをクリックします。これは変換したファイルを保存する場所です。ファイル名や内容を変更したくないので、ここでも動的な識別子が必要です。
図Gに示すように、「ファイル名」と「ファイル内容」に動的識別子を選択します。この手順で行われるのは、PDFsフォルダに新しいPDFファイルを作成することだけです。これらの2つの動的プレースホルダはファイルの元の名前を使用し、内容は一切変更しません。
図G
ワークフローはこれで完了です。「保存」をクリックしてください。「保存」ボタンが表示されない場合は、少し下にスクロールしてください。それでは、新しいワークフローをテストしてみましょう。
ワークフローをテストする方法
ワークフローが期待通りに動作するかを確認する前に、テストすることをお勧めします。OneDrive for BusinessのConversionフォルダーに移動を待機しているWordファイルが既にあるので、実際に移動してどうなるか確認してみましょう。
ローカルフォルダーにWordファイルを作成した場合は、ファイルエクスプローラーを開き、「Holding」というローカルフォルダーを見つけます。Alt + Aキーを押してすべて選択し、図Hに示すようにOneDrive for Business Conversionフォルダーにドラッグします。
図H
OneDrive for Business サイトに戻り、PDF フォルダーを確認すると、図 Iに示すように、3 つの新しい PDF ファイルが表示されます。
図I
保留フォルダと変換フォルダは空になっているはずです。図Jに示すように、ワークフロー自体を確認することもできます。
図J
Power Automate を導入するにはセットアップに数ステップかかりましたが、ワークフローが確立されると、1 個、10 個、または 100 個の Word ファイルを OneDrive for Business の Conversion フォルダーにコピーするだけで完了です。
PDF ファイルの準備ができた時に誰かに通知したい場合は、ワークフローに新しいステップを追加するだけです。自分自身に確認メールを送信することもできます。
Power Automate を初めてお使いになる方は、難しいプロセスに思えるかもしれません。しかし、それはPower Automate が新しく、可能性がたくさんあるからです。Power Automate を使って自動化したい Office タスクについて、少し時間をかけて考えてみてください。詳しく調べれば調べるほど、ワークフローの作成がより簡単かつ迅速になります。
