Excelの小計をデータから目立たせる簡単な方法 - TechRepublic

ラップトップコンピューターを使用するプロジェクトマネージャー。 — 画像: Kaspars Grinvalds/Adobe Stock

Microsoft Excelの小計機能は、列データの小計と総計を計算しますが、それだけではありません。このExcel機能は、合計、個数、平均、最大値、最小値、積、数値のカウントなど、11種類の計算プロセスをサポートしています。Excelの小計機能の良い点は、設定が非常に簡単で、1分もかからずに、かなり複雑な問題でも結果を表示できることです。残念ながら、書式設定はほとんどできません。このExcelチュートリアルでは、シンプルなデータセットで小計を実行し、合計を際立たせる書式設定を素早く適用する方法を紹介します。

参照: ソフトウェアインストールポリシー (TechRepublic)

Excelの小計機能の使い方がわからない場合は、「Excelの小計機能の使い方」、「Excelの小計機能を使うための10以上のヒント」、そして「Excelで条件付き書式を使って小計行を強調表示する方法」をお読みください。Excelの機能に関する事前の知識がなくても、この記事の手順は実行できるはずです。

Windows 10 64ビット版でMicrosoft 365を使用していますが、以前のバージョンでもご利用いただけます。すべての問題が解決するまで、Windows 11へのアップグレードは控えることをお勧めします。このExcel機能はリボンバージョン（.xlsx）でのみご利用いただけます。デモ用の.xlsxファイルをダウンロードしていただけます。

Excelの小計機能を使用する際の免責事項

Excelの小計機能を使用する際は、一貫性が重要です。小計を生成するために使用する列には、一貫性のあるデータが含まれている必要があります。例えば、部門の列に「H&R」と「HR」のように一貫性のない値が含まれている場合、この機能は正しい結果を返しません。「H&R」と「HR」を1つのグループとして評価するのではなく、2つのグループとして評価してしまうため、これを見逃すと誤った情報が渡される可能性があります。

次に重要な点は、小計機能を適用する前にデータを並べ替える必要があることです。部門ごとに請求可能な時間を小計する場合は、まず部門ごとに並べ替える必要があります。そうすることで、小計機能を使用する前にグループ分けが既に整っていることになります。

Excelの小計機能の簡単な実行

図Aのデータはデータ範囲であり、Tableオブジェクトではありません。これは、現時点ではTableオブジェクトのデータに対して小計機能を実行できないためです。では、Subtotal関数を適用して、各仕入先の請求金額の小計を返してみましょう。

図A

小計機能を使用すると、各ベンダーの請求金額を表示できます。 — Excel の小計機能を使用すると、ベンダーごとの請求金額を表示できます。

まず、必要に応じてデータ範囲をベンダーごとに並べ替えます。ご覧のとおり、この例では既にベンダーごとにグループ化されています。これをご自身の作業に適用する場合は、ここで並べ替えを行うことをお勧めします。データがベンダーグループ（この場合はベンダー）ごとに並べ替えられたら、小計機能を適用する準備が整います。

データ範囲内の任意のセルをクリックし、[データ] タブをクリックします。

[アウトライン] グループ (右端) で [小計] をクリックします。

表示されるダイアログは、あなたのニーズを予測しようとします。正しい場合もあれば、そうでない場合もあります。「各変更」ドロップダウンから「ベンダー」（グループ）を選択します。「関数の使用」ドロップダウンから「合計」を選択します。他にも多くのオプションがあります。「小計を追加」リストで、「請求額」のみにチェックを入れます（図A ）。ここでは、各ベンダーの請求額のみを合計します。確定するには、「OK」をクリックして、図Bの結果を確認してください。

図B

小計を区別するのは簡単ではありません。 — Excel の小計は区別しにくいです。

ご覧の通り、各ベンダーの請求書小計は目立ちません。しかし、いくつかの簡単な書式設定のコツを活用すれば、小計をはっきりと目立つように表示できます。

Excelで小計をフォーマットする方法

このリストに必要なのは、仕入先小計を目立たせるための書式設定です。左側には、1、2、3の3つのグループレベルが表示されています。小計のみを表示するには、ボタン2をクリックします。すると、仕入先小計行が2行、総計行が1行、合計3行が表示されます。

この時点で、小計行に追加した書式設定は、小計行と非表示行の両方に適用されますが、これは望ましくありません。幸いなことに、「表示セルのみ」オプションを使用すると、ボタン2をクリックすると表示される3行のみに書式を設定できます。この手順を省略すると、Excelはワークシート内のすべての表示セルを選択します。

このオプションを適用するには、次の手順を実行します。

列 C の値を選択します (非表示の行を含む C14:C35)。請求書の小計の値を書式設定します。

[ホーム] タブをクリックし、[編集] グループの [検索と選択] をクリックして、表示されるドロップダウンで [移動] をクリックします。

表示されるダイアログで、[特別] ボタン (左下) をクリックします。

次のダイアログで、「表示されているセルのみ」オプション (図 C ) をクリックし、「OK」をクリックします。

図C