景気低迷の中、多くの組織や個人は、競争力の維持、新規市場への進出、そして新たな収益源の開拓のために、より多くのアイデアを生み出す必要に迫られています。Google Appsと、Google Apps Marketplaceから無料で入手できるアイデア管理ツール「Insightster」は、アジャイル開発のためのストーリーの作成、新製品機能や製品全体のアイデアの発芽など、チームワークの向上に役立ちます。
Insightster などのアイデア管理ソリューションは、アイデアを実行することではなく、アイデアを収集し、検証し、それらのアイデアに基づいて決定を下すことに重点を置いています。
Insightster を Google Apps と連携して使用する
InsightsterとGoogle Appsの活用はプロジェクトチームレベルを想定していますが、企業全体で活用することで、収益や業務の改善につながる新たな戦略や製品のアイデアを生み出すことも可能です。Google AppsとInsightsterの統合により、カレンダーへの読み取り/書き込みアクセスと連絡先への読み取り/書き込みアクセスが可能になり、Insightsterは招待状の送信中にGoogle Appsユーザーの連絡先リストを読み取ることができます。
アイデアを管理する
Insightster を使用したアイデアの管理はシンプルなプロセスであり、アイデア管理という概念全体に懐疑的なユーザーを遠ざけるような複雑なものや奇抜なものに縛られることはありません。
InsightsterをGoogle Appsと連携させたら、従業員をInsightster.comに誘導するだけです。従業員は「新しいアイデア」をクリックし、シンプルなオンラインフォームに新しいアイデアを入力できます。入力したアイデアにタグを付けるオプションがあり、Insightsterのホームページに表示されます。タグはInsightsterのホームページに表示され、ページに表示されるアイデアに「いいね！」、評価、宣伝、コメントを付けることができます。図AはInsightsterのホームページの例です。
図A
Insightsterを使用すると、チームや会社として新しいアイデアを作成し、共同作業することができます
Insightsterにアイデアをメールで送信するには、Google AppsドメインにカスタマイズされたInsightster.comのメールアドレスにメールを送信する必要があります。「Things to Do」の「メールでアイデアを追加」をクリックすると、InsightsterがカスタムアドレスでGmailを起動し、アイデアをメールで送信できます。唯一の欠点は、Insightsterにアイデアをメールで送信した後、サイトに表示されるまでに少し時間がかかったことです。
Insightsterが特に力を発揮するのは、アイデアのフォローアップと精査です。チームメンバーにアイデアを自由に任せ、適切な質問をしたり、提案を加えたりすることで、より大きな成果につながる可能性があります。Google Apps経由または招待を通じてInsightsterにアクセスできるチームメンバーは誰でも、投稿されたアイデアに「いいね！」、評価、宣伝、コメントを付けることができます。アイデアを削除、アーカイブ、フォロー解除するオプションもあります。図Bに利用可能なオプションを示します。
図B
Insightsterのアイデアへの応答
Insightsterでは、アイデアやチームの規模に応じて、Insightsterホームページでアイデアをプロモーションするオプションもあります。プロモーション機能は、Insightsterホームページのサイドバーにアイデアを宣伝するようなものです。Insightsterは、プロモーションした上位3つのアイデアのみを対象とし、アクティブなプロモーション済みアイデアのみをカウントします。プロモーションしたアイデアが3つ以上ある場合は、上下の矢印を使って、プロモーションしたい上位3つのアイデアを並べ替えることができます。（図C）
図C
Insightsterであなたの最高のアイデアを宣伝しましょう
Google Apps管理者向けの基本的な管理ツールでは、他のユーザーを招待したり、Insightsterからユーザーを削除したりできます。また、アイデア、いいね、評価、コメントを投稿したチームメンバーの数を確認することもできます。（図D）
図D
Insightsterでチームメンバーを管理する
Insightsterの嬉しい驚きの一つは、Pivotal Trackerとの連携です。Pivotal Trackerは、「プロジェクトマネージャーが検討すべき4つのGoogle Apps」で紹介されているアジャイルプロジェクト管理アプリです。Pivotal Tracker APIトークンをPivotal Tracker APIトークンフィールドに入力すると、InsightsterとPivotal Tracker間でストーリーのインポートとエクスポートが可能になります。アイデア管理と、このようなアジャイルプロジェクト管理・コラボレーションアプリケーションの組み合わせは、アジャイル開発チームと社内のステークホルダー間でストーリーの作成、追跡、検証を行う上で、より多くの支援を必要とするチームにとって理想的です。
私のInsightsterのウィッシュリスト
InsightsterはGoogleドライブとの連携により、アイデア担当者がアイデアにドキュメントを添付できるようになるため、大きなメリットがあります。例えば、Insightsterを使用する製品提供組織は、製品要件ドキュメントや、アイデアの詳細を示す図やワイヤーフレームなどの資料を添付できます。
もう一つ、明らかに欠けている機能は、アイデアに日付と時刻を記録できることです。コメント機能では日付は入力できますが、時刻は入力できません。Insightsterのシンプルさは高く評価していますが、リモートチームメンバー間で新しいアイデアを育み、エンゲージメントと参加度を示すには、時間追跡ツールが役立ちます。
アイデアマネージャーとしてのGoogle Apps
アイデアを作成、一元管理、促進するためのシンプルで使いやすいツールを必要とする組織で働いている場合、Insightster は試してみる価値のある無料のオプションです。
こちらもお読みください:
- 組織で Google ドライブの導入を促進できる 5 つの方法
- Google Appsプロジェクトマネージャーが考慮すべき4つのこと
- Google Appsの新機能は、共同作業チーム向けに設計されています
