総勘定元帳とは何か？その仕組み、重要性、例

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総勘定元帳とは何ですか?

総勘定元帳 (GL) は、組織が存在する間における各財務取引をカタログ化した個別のアカウントで構成された包括的な文書です。

総勘定元帳の保管は、ビジネスの財務的成功の基盤となります。総勘定元帳は、ある時点での資金残高、資金の流れ、主要な経費を把握するのに役立ちます。貸借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書など、重要な会計報告書を作成するために必要なすべての情報が含まれています。

総勘定元帳は、企業内で行われるすべての財務取引の正確な記録を提供するため、企業に甚大な経済的（さらには法的）損害をもたらす可能性のある会計ミスを未然に防ぐためにも不可欠です。正確な元帳は、横領や詐欺などの問題に対する有効な防御策にもなります。

総勘定元帳はどのように機能しますか?

総勘定元帳は複式簿記の要です。この会計方法では、すべての財務取引が総勘定元帳に2回記帳されます。1回は貸方、もう1回は借方です。各取引を2回記帳することで、誤りを発見し、正確性を確保できます。さらに、取引は常に1つの口座から借方、別の口座から貸方に記帳されるため、この方法では資金の出所と支出を明確に把握できます。

総勘定元帳は複数の勘定科目で構成されており、各勘定科目は異なる種類の取引を表します。（最も一般的な総勘定元帳勘定科目については、以下で詳しく説明します。）

個々の取引は総勘定元帳に「仕訳」として記録されます。仕訳を手作業で作成し、総勘定元帳に手動で入力することもできますし、銀行口座やクレジットカードと同期して各取引の仕訳を自動的に生成する自動会計プログラムを使用することもできます。

企業はなぜ総勘定元帳アカウントを使用するのでしょうか?

ビジネス用銀行口座を確認すると、特定の時点での正確な残高を簡単に確認できますが、実際に得られる情報はそれだけです。

対照的に、総勘定元帳は、企業が稼いだお金の正確な内訳、そのお金の使い道、債権者への負債額と返済義務額を記録します。

さらに、総勘定元帳は複式簿記に不可欠なため、企業の財務の正確性を確保するのに役立ちます。各取引を2つの別々の口座に2回記録することで、資金の出所と支出を正確に把握できるだけでなく、過剰な支出や、実際には支払えない残高の増加を防ぐことができます。

総勘定元帳は、あなた自身、株主、そして事業に関わるその他の利害関係者に財務状況を示す財務書類を作成する上でも重要です。これらの書類には、以下のものが含まれます。

• 損益計算書は損益計算書とも呼ばれ、特定の期間の収入（利益）と支出（損失）を記載します。
• 貸借対照表は、特定の時点における資産と負債のスナップショットを示します。
• キャッシュフロー計算書は、現金が会社のどこに流入し、どこから流出するかを概説します。

これらの基礎的な会計報告書がなければ、コスト削減が必要な箇所や、利益率を高めるために投資を増やすべき事業など、様々な問題に関する洞察を得ることが難しくなります。また、これらの財務報告書は事業の財務状況を簡潔にまとめたものであるため、事業融資の申請や株主への透明性の維持に極めて重要です。

総勘定元帳勘定の種類

総勘定元帳は、金融取引を種類別に分類する勘定科目、つまり小区分によって構成されます。また、勘定科目には、各取引に関するより詳細な情報を記録する補助勘定科目または補助元帳が含まれる場合があります。

各企業は独自のニーズに合わせて勘定科目をカスタマイズするため、以下に挙げる勘定科目の全てを総勘定元帳に含めている場合もありますが、そうでない場合もあります。それでも、最も一般的な総勘定元帳勘定の種類は以下のとおりです。

• 資産勘定。現金勘定や売掛金勘定などが含まれます。
• 負債勘定。これには買掛金やローンなどが含まれる場合があります。
• 資本勘定には、株式や利益剰余金などが含まれます。
• 営業収益勘定。これには売上と手数料が含まれる場合があります。
• 運営費用勘定。これには給与や設備の減価償却が含まれる場合があります。

会計ソフトウェアに付属する総勘定元帳には、ほとんどの場合、最も一般的な勘定科目があらかじめ組み込まれています（図A）。ソフトウェアやプランによっては、特定の事業に固有のカスタム勘定科目を追加することもできます。

総勘定元帳照合プロセス

GL 調整とは何ですか?

総勘定元帳照合とは、総勘定元帳の正確性を確認するプロセスです。お客様（または会計士）は、総勘定元帳に記録された取引を、領収書、税務書類、請求書、その他の記録といった主要書類と照合します。すべての取引が正確であり、適切な勘定科目に貸方と借方の両方で正しく記録されていることを確認します。

総勘定元帳照合の利点

このプロセスにより、財務上の誤りが明らかになり、記録し忘れた（または誤って記録された）取引を把握するのに役立ちます。さらに重要なのは、融資先や共同所有者など、事業に関わる他の関係者に、重要なビジネス上の意思決定に使用する記録を信頼できるという安心感を与えることです。

総勘定元帳の調整は、小切手帳の残高調整に似ています。できるだけ簡単に言えば、すべての口座の残高、つまり借方と貸方の金額が正確に調整されていることを確認することです。

総勘定元帳照合の4つのステップ

会計ソフトウェアを使用している場合は、ソフトウェア自体が調整プロセスをガイドします。（会計士に依頼している場合は、会計士が所属する会計事務所が使用している会計ソフトウェアを使用して同じプロセスを実行します。）一般的に、元帳の調整は次の手順に従います。

1. クレジットカードの明細書、銀行の明細書、顧客への請求書、領収書、および前回の総勘定元帳調整以降のその他の取引記録などの財務文書を収集します。
2. 資産勘定から始めて、総勘定元帳の勘定を 1 つ 1 つ確認し、各取引が正しく記録されていることを確認します。
3. 不正確な取引が見つかった場合は、修正仕訳を生成して帳簿のバランスを戻します。
4. すべてが正確であることを確認し、間違いを修正したら、帳簿を閉じることができます。つまり、この財務記録期間を正式に終了し、次の期間を開始できます。

理想的には、総勘定元帳の照合は月に一度行うべきです。取引の記憶が鮮明なうちに行う方がはるかに簡単です。税務シーズンに合わせて年に一度の帳簿照合を先延ばしにしてしまうと、記憶が鮮明なうちに行うのは難しくなります。

総勘定元帳ソフトウェアの見つけ方

ほとんどの会計ソフトウェアには、総勘定元帳と勘定科目表があらかじめプログラムされており、Wave Accountingのような無料ソフトウェアも例外ではありません。会計ソフトウェアは、仕訳の自動生成や銀行照合の効率化など、総勘定元帳の照合作業における最も面倒な部分を自動化します。

ただし、すべての会計ソフトがすべての勘定科目に対応しているわけではありません。例えば、QuickBooks Onlineでは、上位プランでのみ売掛金と買掛金の勘定科目のみに対応しています。

さらに、同じ会計会社が提供するすべてのプランに総勘定元帳が含まれているわけではありません。例えば、FreshBooksの上位プランとは異なり、最も安価なプラン（FreshBooks Lite）には複式簿記は含まれていません。FreshBooks Liteでも収入と支出を追跡することはできますが、取引を勘定科目ごとに分類したり、総勘定元帳を使って残高照合を行ったりすることはできません。

最適な総勘定元帳ソフトウェアの見つけ方と選び方について詳しくは、会計ソフトウェアの完全ガイドをご覧ください。また、下記のおすすめ会計ソフトウェアもぜひご覧ください。

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よくある質問

総勘定元帳とは簡単に言うと何ですか?

総勘定元帳は、企業が財務取引を記録し、分類するために使用する会計の基本記録です。総勘定元帳は複式簿記の重要な構成要素です。総勘定元帳は勘定科目、つまり取引の種類ごとに構成され、勘定科目一覧表に記載されます。

総勘定元帳にはどのような項目がありますか?

総勘定元帳は取引を記録します。金額に加え、取引発生日などの取引詳細も記録されます。ほとんどの総勘定元帳は、資産、負債、所有者資本、営業費用、営業収益という5つの主要な勘定科目で構成されています。

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