プロジェクトにおけるリスク要素の管理 - TechRepublic

木のブロックで作られたビジネスモデルを手に持つビジネスマン。代替リスクのコンセプト、事業計画、事業戦略。保険のコンセプト。 — 画像: ミハイル・ペトロフ/Adobe Stock

プロジェクトマネージャーが持つことができる最も優れたスキルの 1 つは、リスクを許容し、管理する能力です。

プロジェクトでは日々リスクが発生します。ユーザー側またはIT側の経営陣の交代、重要な人物の退職、社内スタッフの問題、主要ベンダーや製品に予期せぬ問題が発生する、アプリケーションから呼び出される中央サブルーチンが予期せず失敗するなどです。このような状況からどのように立ち直り、プロジェクトを軌道に乗せるのでしょうか？

まずは、プロジェクトの最近の実績を見てみましょう。

参照: 採用キット: プロジェクトマネージャー (TechRepublic Premium)

スタンディッシュ・グループは2020年、「テクノロジープロジェクトの66%（世界中の5万件のプロジェクトを分析した結果）が部分的または完全に失敗に終わる」と報告し、「米国のITプロジェクトの31%は完全にキャンセルされ、53%のパフォーマンスは非常に懸念されるため、問題視された」と付け加えた。

これは懸念すべき事態です。また、タスクだけでなくプロジェクトリスクも日々管理する必要があることを示しています。プロジェクトマネージャーはどのような一般的なリスクに直面し、どのように対処できるのでしょうか？

一般的なプロジェクトリスクを管理する方法

ベンダーの問題

サードパーティベンダーのソフトウェアに依存するプロジェクトを運営している場合、ベンダーの協力は非常に重要です。しかし、ベンダーは必ずしも必要な時に必要なレベルのサポートを提供してくれるとは限りません。その結果、プロジェクトが遅延する可能性があります。

ベンダーリスクを管理する一つの方法は、プロジェクトの作業をベンダーに依存しない他の領域に再配分することです。これにより、プロジェクトのタイムラインを維持できます。

プロジェクトがベンダーに大きく依存しているため、ベンダーが対応するまでプロジェクトが停止してしまう場合は、プロジェクトマネージャーは遅延とその発生理由を上級管理者に直ちに通知する必要があります。

これは自然な衝動だと思う人もいるでしょうが、そうではないこともあります。あるケースでは、経営陣への報告をためらったプロジェクトマネージャーが、ベンダーが期待通りの成果を出してくれると信じ込んでいたため、結局職を失いました。プロジェクトの遅延については率直に報告し、経営陣だけでなく関係者にも迅速に連絡を取ることが最善です。

プロジェクトの難易度を過小評価する

プロジェクトのタスクとタイムラインを作成する際、プロジェクトマネージャーは各チームのエリアチームリーダーに各タスクの定義と見積もりを依頼します。これらのチームリーダーは、初期リスクヘッジとして、短いタイムラインと長いタイムラインの両方で範囲見積もりを提示します。しかし、残念ながら、これでは予期せぬ遅延や行き詰まりを防ぐことはできません。

これらのリスクを管理するために、プロジェクトマネージャーは、不確実性が高いタスクについては、より長い時間見積もりに10%の余裕を持たせる計画を立てるべきです。交渉の余地のない厳しい期限があるため、見積もりに追加できない場合もありますが、多くの場合は可能です。

人的リスク

非常に長く厳しいプロジェクトでは、プロジェクトマネージャーは、プロジェクトチームにかかるストレスの量と、主要な貢献者が退職したり利用できなくなったりする可能性について常に考慮する必要があります。

人員の喪失、病気、ストレスの影響のリスクを管理する 1 つの方法は、プロジェクトを開始する前にプロジェクトチームの人員構成を評価することです。

上級アプリケーション開発者に、代わりに対応できる有能なバックアップがいる場合は、十分な対応力があります。しかし、プロジェクトデータに必要なスキーマを設計できるデータベース担当者が1人しかいない場合は、データベース担当者がいなくなった場合に呼び出せるデータベースコンサルタントを控えに置いておきましょう。