画像: Microsoft Wordの差し込み印刷機能で時間を節約 - TechRepublic

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早速、定型レターの作成に取り掛かりましょう。Wordの差し込み印刷機能を使えば、どれだけ時間を節約できるかが分かります。まず、Wordで新規文書を開き、メニューバーから「ツール」→「手紙と差し込み印刷」→「差し込み印刷」を選択します。サイドバーに差し込み印刷ヘルパーが開き、ウィザードのようなインターフェースで手順を案内してくれます。

Wordの差し込み印刷機能は、定型書簡、電子メール、封筒、ラベル、名簿などの作成に使用できます。少しの想像力があれば、これらの機能を使って、必要なあらゆる種類の文書やコミュニケーションを作成できます。

作成した文書はすべて、定型書簡に変換できます。この出発文書は「マスター文書」と呼ばれることもあります。これらの用語は互換性がありますが、Wordの他の機能でも「マスター文書」という用語が使用されているため、区別がつかないように注意してください。出発文書とは、最終的にベースとなる定型書簡が含まれる文書です。

このステップでは、定型書簡を送信する受信者を決定する必要があります。Wordの差し込み印刷機能では、さまざまなデータソースを使用できます。以前の差し込み印刷で作成した既存のリストを使用することもできますし、新しい受信者リストを入力することもできます。必要に応じて、Outlookのアドレス帳を使用することもできます。

「新しいリストを入力する」オプションを選択した場合、Word では「作成」オプションも提供されるため、実際にデータリストを提供できます。

「新規アドレスリスト」フォームでは、受信者情報を簡単に入力できます。氏名、住所情報、メールアドレス、電話番号など、必要なすべての項目が含まれています。従業員の勤続年数など、ウィンドウに表示されていない情報が必要な場合は、「カスタマイズ」ボタンをクリックしてください。

レコードの追加が完了したら、「新規エントリ」ボタンをクリックして完了します。レコードを削除する場合は、「エントリの削除」を選択してください。エントリが多数ある場合は、「エントリの検索」ボタンを使用して特定のレコードを検索できます。また、エントリの並べ替えやフィルタリングも可能です。例えば、郵便番号で並べ替えたり、特定の都市のレコードだけを表示するようにフィルタリングしたりできます。エントリの追加が完了したら、「閉じる」ボタンをクリックします。新しいリストを再度使用できるように保存するかどうかを尋ねるメッセージが表示されます。リストに名前を付け、「保存」ボタンをクリックします。

リストを保存すると、Word でリストを確認し、並べ替え、フィルター処理し、特定のレコードを含めるか除外するかを選択できるようになります。

レコードをフィルタリングすることもできます。つまり、出力に含めるレコードの特定のサブセットだけを選択することができます。例えば、特定の郵便番号のフォームレターだけを印刷したいとします。各見出しのすぐ横に小さな下矢印があることに注目してください。下矢印をクリックすると、その列のすべての値のリストが表示されます。特定の値を選択すると、そのフィールドにその値を持つレコードのみが表示されます。それ以外のレコードは非表示になり、印刷されません。フィルタを解除するには、フィルタの下矢印をクリックし、「(すべて)」オプションを選択します。

レコードの操作が完了したら、「OK」ボタンをクリックします。右側のサイドバーに、使用しているデータファイルが表示されます。「次へ：手紙を書く」オプションをクリックして続行してください。

さて、手紙を入力しましょう。既存の手紙を使用する場合は、Wordに「フィールド」を用意し、そこに住所録の情報を入力します。それぞれの定型文は異なる相手に宛てたものになるので、特定の個人に宛てた手紙ではなく、一般的な内容にして、Wordに面倒な作業を任せたいものです。入力を始める前に、新しいツールバーが追加されていることに気づいてください。

「その他のアイテム?」リンクを使用すると、以前に入力したマージフィールドを含めることができます。

まずは簡単な例から始めましょう。手紙の中に「Dear」と入力し、スペースバーを押します。「その他の項目」オプションをクリックします。「差し込みフィールドの挿入」ウィンドウが開き、先ほどと同じフィールドの一覧が表示されます。挿入したいフィールド（この場合は「First Name」フィールド）を選択し、「挿入」ボタンをクリックします。